物业档案资料的建立与管理制度-(22665)

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1、物业档案资料的建立与管理制度档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。根据金沙咀国际广场物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。部门架构董事长物业经理档案管理员档案资料建立、管理流程图收集：工程技术、维修、改造资料；智能化系统技术资料；业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装修审批表；历次管理活动书面、音像资

2、料等整理分类：技术资料；业主/物业使用人资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业主文件、通知、活动记录；财务帐表及分布方案归档：按公司《物业档案资料的建立与管理制度》建立建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还一、档案资料的建立（一）档案的建立与收集1、设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大

3、信息资料的来源渠道。3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。（二）档案资料的整理与分类整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。1、档案资料的整理1）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作；2）、各职能部门应将文件材料的形成、积

4、累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据；3）、应该充分利用原有资料作为整理的基础；4）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系；5）、档案的整理必须便于保管和利用；6）、收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。2、档案资料的分类凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。1）、移交资料项目资料名称1、批准文件2、用地批准文件3、投资许可证、规划许可证、开工许可证小区规划资料4、拆迁安置资料5、规划平面

5、图6、业主/物业使用人姓名、产权、居住办公位置、建筑面积清单1、竣工图：总平面图、建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2、地质勘查报告、工程建设投标文件,工程前期基础性文件3、工程合同及竣工报告4、工程预决算5、图纸会审记录6、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）7、隐蔽工程验收签证8、沉降观察记录9、竣工验收证明书工程技术资料10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书11、新材料、构配件的鉴定合格证书12、水、电、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书13、砂浆、混凝土试块试压报告14、供水、空调的试压报告15、园林

6、绿化图纸和清单16、设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书和保修单17、工程监理报告2）、日常物业管理档案资料项目资料名称物业管理小区基本资料业主/物业使用人资料用户须知；用户基本资料；物品出入登记卡用户装修申请表；报建批文；装修工程图纸；装修施工安全责装修资料任书；装修施工人员出入证；施工单位营业执照；装修巡查记录；装修验收记录修缮计划与方案；维修申报表；维修服务派工单；维修回访记维修资料录；公共设施维修记录绿化养护资料绿化检查记录；绿化养护记录；礼仪摆花协议清洁、保洁资料清洁服务整改通知单；保洁日检记录消防巡

7、视记录；消防设施检查记录；动火作业审批表；消防设消防管理资料施运行记录；火灾隐患整改通知日常巡查记录；交接班记录；查岗记录；闭路电视监控系统录治安交通管理资料像带；紧急事件处理记录；车辆管理记录；护卫巡逻签到表；安全隐患整改通知；车辆进出管理记录设备台帐；设备维修保养计划与申请报告；设备维修保养记录；设备管理资料设备运行记录；设备维修分包协议；设备检查记录员工个人资料；聘用表；员工培训计划；员工培训记录；员工员工管理资料业绩考核及奖罚记录；员工内务管理服务质量回访记录；用户意见调查、统计记录；用户投诉及处服务质量反馈资料理记录小区文化活动计划

8、及实施情况记录；小区文化活动图片及录像小区文化资料记录；传媒报导资料；文化活动场所、设施台帐及使用记录政府部门相关文件、法规、法律办公大楼物业中心有关文件、通知、函