铁路企业档案管理问题探析及其对策

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1、铁路企业档案管理问题探析及其对策摘要：本文基于工作实践，分析了当前铁路企业档案管理出现的常见问题和所面临的挑战，并着重介绍了建立电子文件标准化管理体系，加大知识管理力度，建立信息安全屏障和逐步提高档案管理队伍能力与素质等四种解决措施及其具体运用，希望给相关人士一些启迪和思考，从而来提高铁路企业档案管理水平，进一步促进铁路行业的快速健康发展。关键词：铁路企业；档案管理；问题探讨Abstract：thispaper,basedontheworkingpractice,thisarticleanalysesthecurrentrailwayenterprisefilemanagem

2、entofthecommonproblemsappearandchallenges,andintroducesmainlytheelectronicfileestablishstandardizedmanagementsystem,toincreasethestrengthofmanagementknowledge,setuptheinformationsecuritybarrierandgraduallyimprovethefilemanagementteamabilityandthequalityoffourkindsofsolutionsanditsconereteap

3、plication,hopetorelevantpersonagesomeenlightenmentandthinking,andtoimprovethemanagementlevelofrailwayenterprisefiles,andfurtherpromotethedevelopmentofrailwayindustry.Keywords：railwayenterprise；Filemanagement；Theproblemstudy中图分类号：C29文献标识码：A文章编号：如今快速发展和渗透的信息技术已经使社会中的各个领域发生了翻天覆地的变化。而企业档案管理作为铁路

4、企业参与竞争的重要部分，也卷入了这场变化之中。面对这种变化的环境，铁路企业管理怎样面对它带来的挑战，如何去解决一系列问题，这是摆在相关工作者面前的一个重要课题。本文将主要分析这些内容，希望读者能有所收获。一、铁路企业档案管理所面临的挑战和问题1、档案信息共享不足从目前来看，档案管理存在反映企业经营信息情况的比较少，而反映企业科技档案信息的较多，注意收集重要文件而忽略了对本企业的有关销售、市场、产品等信息的收集。由于铁路企业内部的网络系统还不发达，各企业比较容易出现档案信息共享不足的问题。主要表现为大量信息分散的分布在各个单位，没有通过网络集成一个可以共享的整体。2、信息安全的

5、防范难度增加信息的安全问题一直以来困扰着业内人士，主要表现在以下三个方面：一是档案文件的易扩散性。涉及到铁路企业的机密文件容易通过互联网的渠道而泄密，从而造成极大的损失；二是易修改性。档案的最大价值在于它的原生性的信息，但数字化的档案信息容易被人修改，并且还不留痕迹，使得档案恢复变得极为困难；三是易移动性。电子档案信息文件极易被误删和移动，并且庞大的信息量使得这些移动难以被发现。3、管理人员素质不适应企业的信息化档案管理铁路企业档案管理的信息化带来了理念的创新，是一种全新的管理手段，解决了传统的比较繁琐的问题，但也给管理人员带来了极大的挑战，需要有较高水平的人才来处理文件。如

6、今的管理人员对信息化的档案管理的不适应主要表现在对新知识的不适应和能力的不足。铁路企业档案管理人员普遍年龄偏大，学习能力有所下降，不具备运用信息技术对档案进行筛选、管理、开发的能力，从而难以为企业提供最好的信息管理服务。二、应对铁路企业档案管理的挑战的对策1、建立电子文件标准化管理体系在信息化的档案条件下，电子文件标准化管理体系的建立显得尤为重要。每一项工作的基础就是标准化，同时标准化也能保障和支撑确保档案管理质量。建立电子文件的标准化管理体系包括多个组成部分，比如说电子文件的登记标准、命名的标准、收集的标准、维护标准等等。由于电子文件相对于纸质文件来说有很多方面不一样，比如

7、说记录格式与形式、记录载体，不仅有着不同的外形，在处理方式与管理内容上也有本质的不同。所以，在建立和规划这一标准体系是要考虑2个比较重要的因素：一是要密切的围绕电子文档的长久保存和有效利用来展开相关工作，即要突破传统的工作模式，确保彻底监控文件从生成到归档管理的全过程，实现文档和档案实体、保管的一体化。二是安全适应性要有面向未来的准备，也就是说要考虑在铁路大发展的背景下，铁路企业技术的发展需要有安全保障的高标准要求。对电子文件档案管理方式的研究需要不断加强，包括相关的技术、方法、政策，从而来适应市场变化