秘书岗位建设

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1、（试讲稿）湖北众友科技实业股份有限公司企管部秘书处2005年3月结构框架刖S第一部分总裁秘书岗位建设•岗位职责•岗位标准•岗位流程与规范•管理工具（见附页）第二部分工作注意事项第三部分岗位历史分析与案例前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉乂不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征屮最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此,他们必须金心金意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其口身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一贯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多

2、正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而，秘书的工作到底包括哪些，在秘书的丄作背后述有些什么，这是被很多人忽略的。在众友的大环境下，身为总裁秘书支撑着许多H常繁杂事项的处理。在总裁处理每一项工作的时侯，总裁秘书会随时身处其中，口然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，冇时总裁秘书需要扮演更多角色，以适应工作女排和总裁需要。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书不遗不弃的职业操导，而总裁秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是总裁秘书应该具备的职责，在众友，作为总裁秘书怎样开展工作以提高工作效率呢？湖匕众友科技实业股份有卩艮责任公司总

3、裁秘书岗位建设一.岗位名称：总裁秘书二、岗位职能描述：协助总裁处理口常事务性工作，承担会议管理职能。协助总裁对各部门工作进行协调，做好管理调查工作，发挥辅助和参谋作用。三.岗位职责1、负责总裁的办公服务工作。2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料。3、负责公司会议的准备、通知、组织工作，对会议过程中不淸楚的地方有义务提出疑问。4、I办助总裁做好各项工作会议的文字材料起草和会务工作。负责记录、整理总裁交待各项工作会议的会议纪要，并形成决议发文相关负责人，记好大事记。5、负责文书收发、运转、检查、归档、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。6、办理总裁建议、批评

4、、意见，协调企管部与各中心、部门之间的工作。7、进行管理调查，按照管理原则确定责任归属，提出改进意见并起草相关的处理文件，协助落实各中心、部门工作。8、总裁秘书每周对人力资源部经理和员工的《员工FI志》进行不定时检查，并及时向总裁汇报检查结果。9、负责总裁的口常來函來电登记、整理、送阅和反馈等事务。10、女排总裁LI程，负责来访的组织接待工作。11、完成总裁交办的其它工作。三.崗位标准(1)工作标准1、合理安排会议，及时通知与会人员参加；能按照总裁要求完成会议的临时性主持，对会议过程屮不明白地方必须主动提问直至落实清楚。2、每次会议后的一个工作H内，整理打印出会议纪要并对会议决议

5、发文给相关部门。会议纪要反映的内容要准确、详实并下发及时；3、传达总裁精神及时、准确、清晰；4、各种文件登记、分类、归档、上报、反馈等工作的及时、准确和清晰性；5、管理调杳工作能真正找到问题，并分析出原因，提出改进意见；6、对总裁安排的工作能落实到位；7、有条理的安排总裁F1常工作；8、建立与其他冇关部门的良好关系(2)效绩标志：1、会议纪要：及时率〉90%、准确率=100%2、达总裁精神准确率=100%:传达总裁精神及时率=100%3、草拟总裁安排的各类文件准确率=100%4、各类文件登记、分类、归档率=100%5、管理调查工作到位率〉90%6、与其他各部门关系良好率〉90%7

6、、责任心、丄作态度等方面的定性评价五、岗位流程及规范一、信息流管理(一)信息流管理流程：1.相关部门或负责人将上交的文件、报告、单据交于秘书处，并在相应的登记本上登记。格式见“上传文件登记表”①1.阅读文件，判断是否应由总裁处理，然后审核文件格式是否止确、内容表述是否淸晰、完整，对不规范文件退回上交人。2.秘书将各类文件、报告、单据上交给总裁审批。按文件报告的轻重急缓进行分类，便于总裁批阅。3.对总裁批阅后的文件、报告、单据，按其批示要求进行处理。批文过程中，对总裁急需了解/不清楚的事悄，应协助总裁找到相关负责人核对事实悄况。4.批阅后的文件按其要求进行回传、转传、退回给相关中心

7、、部门负责人或中心秘书。格式见“上传文件登记表”②③及“退回文件、报告、单据统计表”5.相关中心、部门对需反馈的文件、报告进行处理并上交企管部秘书处备查。后续操作同上。格式见“反馈文件、报告登记表”企管部信息流管理流程图2、信息流管理制度及规范1.各类文件、报告、单据的传递1.1各类文件、报告、单据的上传需总裁批阅的文件，详细见《总裁审批报告、文件及单据一览》。（1）检查需要上传给总裁的文件格式，必须规范：A、收件人必须明确，不能一概称为公司领导；B、报告必须有标题；C、上交来的