管理处公文、资料管理规程

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1、管理处公文、资料管理规程管理处、资料管理规程提要：管理资料：为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例自管理处、资料管理规程1目的确保对文件和资料进行规范、科学的管理。2适用范围适用XX嘉园管理处所有、资料的管理，包括、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。3职责客服中心设专人负责、资料的管理。客服中心负责所有、资料、书籍等的控制及归档管理工作。客服中心负责质量体系文件的存档工作。4质量要求文件资料管理全过程文件资料的归档范围A.行政文书：外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。B

2、.人事劳资：员工档案、培训档案。c.经营财务：经营合同、财务资料。D.业主/用户管理：业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。E.工程技术、设施设备管理：竣工验收资料（图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料）、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录）、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。F.管理资料：为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条

3、例，须引用或参考的标准等外来文件，以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。文件资料的归档要求A.归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。B归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。c.归档文件必须进行科学分类、立卷和编号，档案目录应编制案卷目录、卷内目录。文件资料的保管A.资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。氏资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特

4、制的密封盒或专用卷盒。D.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。档案盒的运用档案资料的借阅A.文件调阅权限：a）财务资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。b）查阅员工档案须由客服中心负责人批准。c）查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。A.本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写《借阅申请单》，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记

5、录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20日内归还，书籍45日内归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。B.外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理，在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。C.借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和管理处、资料管理规程提要：管理资料：为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例自借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情

6、节追究当事人的责任。分项管理要求的管理要求A.通知、工作联系函、会议纪要：通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。B.对外发文：凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。c.对外联系函：由相关部门起草，管理处负责人审批（重要事项）后发文。D.外部来函：管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外部来函的原件，复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位，同时做好签收记录；如有需要，客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。业主/用户资料的管理要求A.为便于掌握各业

7、主/用户的基本情况，应建立一户一档制，并实行电脑化管理。B.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名、人员情况、紧急联络电话及联络人等。c.业主/用户档案建立后，需将所有的情况输入电脑,以便及时查找，更新有关内容。D.业主/用户资料要严格保密，严禁外借。工程技术、设施设备资料的管理要求A.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储，以方便调阅。A.工程资料原则上不得借出。如确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处主任签字，外借时间不得超过一周。5记录、标识标识

8、一：立卷格式标识二:档案盒卷脊格式标识