浅谈培养秘书职业能力策略

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1、浅谈培养秘书职业能力策略【摘要】随着经济和社会的发展，秘书的工作条件、环境、对象、方法等发生了深刻的变化，对祕书的职业能力要求越来越高。在实际工作中，祕书需承担撰写公文、辅助决策、沟通信息、组织会议等方面的工作，因此祕书必须具备胜任这些工作的职业能力。【关键词】发展；要求；对象；能力中图分类号：G71文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)03-199-01引言：秘书的职业能力主要包括逻辑思维能力、表达能力、社交能力、应变能力和学习能力等。祕书工作者应该具备的这些职业能力，但不是一朝一夕就能完全具备的，需要广大祕书工作者不断学习

2、、勇于实践、善于总结经验教训。一、培养秘书的逻辑思维能力逻辑思维能力是秘书职业能力的基础。秘书的工作是一需要极强逻辑思维能力的职业。秘书在文书起草、信息加工、协调关系、调查研究、出谋划策等方面，都需要井井有条，周密思考的逻辑思维能力。现代社会是高发达、高节奏的社会，这种外在的变化使得秘书工作的对象错综复杂、千变万化，秘书必须谨慎地加以应对。祕书可以通过学习和掌握辩证思维、逻辑思维(这里特指形式逻辑)、发散性思维、批判性思维等方法和规律，来培养和提高自己科学思维的能力。1、秘书在业余时间要培养精读、速读文章和要学科目及教材的能力，要花费时间能将

3、所阅读文章，很快归纳出要点和难点。这样通过培养迅速提取和认定有效信息，进行归纳、推理、判断，从而加深对所看文章和科目的理解。通过这种训练，秘书可以通过看问题和解决问题，提高归纳推理能力，问题的重点、难点就很容易找到，这对祕书繁杂而快节奏的生活非常有效。经过一这样的有意训练。2、由于祕书工作中所发生的事情都有其连续性和重复性的特点，这就需要加强培养秘书的因果联想能力。通过这些联想记忆，工作中许多概括的认识和解决办法都是经过这一过程一点点积累、归纳、推理而得出的。也就是说，每当秘书需要了解和解决一些事情时，都去认真分析其因果关系，一次又一次，秘书

4、的逻辑思维能力有了很大提高。二、提高秘书的表达能力提高秘书的表达能力主要是提高语言文字的表达能力，包括口头和书面语言文字的表达，这种表达能力和沟通能力不谋而合。提高秘书的书面表达能力，要使能够自如地驾驭文字，准确、严谨、恰如其分地通过书面语言表达观点、态度、立场。只有这样，秘书在处理各类文书，起草撰写公文时能够十全十美，成为领导的好帮手。提高秘书的口头表达能力，就是具备说服、演讲、论辩的能力，可以很好地处理人际关系，传达上司意图和指示。提高表达能力的途径是多阅读，多思考，多实践，具体是在实践中培养信息传递的能力；运用通过情感交流或礼节性手段，

5、使祕书与他人增进信任、拉近距离；利用语言和文字传播手段，使自己影响别人的心理和观念。三、强化秘书的社交能力社交，是人们用以交流恩想、传导感情的一条沟通上下,是秘书的重要职能之一。秘书要充分利用自己工作机会和有利条件，自觉锻炼自己立足全局和各种群体打交道的能力。强化秘书的社交能力，就是要求秘书要善于和各种不同的人打交道，学会处理人际关系，提髙社交能力，也是对祕书的一个职业要求和职业能力，具体体现在与不同阶层、不同性格、不同身份、不同年龄、不同背景、不同观点，乃至不同国家的人交往中，洞悉各人的心理，区分各人的爱好等，做到礼节到位，进退有据，收放有

6、度，谈吐得体，应对自如。这要求祕书在具体工作中，要善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家，提高这种素质，不断锻炼自己的社交能力，秘书人员必须掌握社交的技能和人际交往的知识。四、提升秘书的应变能力秘书人员工作繁琐复杂，接触的人层次不齐，碰到的事情也较多，有时还要处理突发的事件等。如何帮助领导把诸多的事情处理好，把复杂的关系理顺，既让领导放心，又能使左右下属满意，这就要求秘书具有较强的工作应变能力。这种工作应变能力具体表现在适应每天不断变化着的工作环境、工作任务和工作对象，应对各种意想不到的新情况、新问题，并采取相应的处理方法。

7、提升秘书的应变能力，一方面应该具有良好的心理素质，在变化的情况或者突发情况面前，以处变不惊的态度面度，顶住压力，排除干扰，沉着应对。另一方面，要提高自己的判断能力，做到准确把握事物的性质及工作目标，有的放矢，稳扎稳打。再者，要审时度势、果断机制，不因循守旧，不墨守成规，以变应变。五、保持秘书的学习能力时代在不断地发展，社会在突飞猛进地进步，秘书职业也需要与时俱进。从这个意义上说，秘书还有一个更重要的职业能力，那就是学习能力。学习能力就是学习的方法与技巧，包括学习静态知识和实践经验的方法和技巧。总之，秘书的学习能力主要是获取新知的能力，包括阅读

8、能力、鉴赏能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。保持这种学习能力主要通过书面知识和实践的结合，不断丰富新知识和积累新经验。当然我们也不能盲目的去学习，而是要有计