浅谈秘书信息工作

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1、浅谈秘书信息工作秘书信息T作文秘331许琦10—、秘书信息工作的原则有以下几条：1,追踪原则决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及吋追踪反馈不断变化的信息,使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整，修订，完善决策方案.2,超前原则秘书信息工作的超前原则是由以下兩方血因素确定的:第一，任何信息总是产半，传递在爭物及其状态变化Z后，再快的信息，也有滞后性;第二，领导必须有所预见，走在爭物运动的前而.这就要求秘书抢时间，争主动,超前收取信息，向领导提供〃预测性〃信息.如果凡爭总是爭后了解，提供〃马后炮〃信息，那就作用甚微.3,选优原则客观上説，凡是信息都是有用的.因此，对於办

2、公口动化程度很高的単位或部门來猊，信息多多益善，因为再多的信息也可存入电子计算机，杳询和使用十分方便.但对於主耍依靠手工方式处理信息的単位和部门來説，不宜无限制地搞过多的信息简报，快报，摘报，内参等等，而是必须针对工作需要，利用信息分类标准，刈所接触的信息,迅速加以判别，分出哪是冇效信息,哪是无效信息，从而对信息选优.二、运用信息筛选的方法进行信息筛选1.信息筛选的步骤在信息筛选过程小，一般按以下步骤进行：一是搞好信息材料的鉴别、判断；二是认真选择信息材料；三是对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工。2.信息筛选的方法信息的筛选实际上是対原始信息资料的选留过程。对原始信息资料的选留一般分

3、为两种：一定实用选留，这是根据当前的需要选留信息；二是入藏选留，这是作为口常的信息工作而进行的一般意义的选留。前者要求信息有深度，并适合当前需要；后者要求信息有广度，并具有长期利用价值。因此，公关信息筛选既要考虑急用Z需，选留含量大、有价值的信息，又从长远利益出发，考虑到信息的系统性和连续性以及未來的潜在需要，选取留有保存价值的信息。信息筛选的方法通常有：（1）查重法。即剔除内容重复的信息，选留有用信息，以减少其他信息工作坏节的无效劳动。当然这种方法也并非一味重复，如果需要，也可以保存一•部分重要的信息资料复本，以供一定情况下的多人使用。（2）吋序法。即按时间顺序対公关信息资料进行取舍。在同一

4、内容的情况下，较新的信息资料选留，较旧的则剔除。这样可以使选留的信息在一定时间区间内更有价值，特别是对于來自文献中的信息资料，更需选择时间最近的予以留存。（3）类比法。即将同类型的信息进行比较，哪能个信息量人，哪个更能反映事物的木质问题，则选留下来；反Z,则剔除。当然有的虽然信息量并不很大，或者反映事物本质也并不深刻的信息资料，可能作为主要信息资料的重要补充内容，或对公共关系工作有启发作用，也应予选留，不能一概剔除。（4）专家评估法。即对某些专业性强、技术性强的信息，公关信息人员-•时难以确定其取舍问题，可以请有关专家或专业人员进行评估，根据其评估结果，结合木组织当前与长远的需要综合考虑选留和

5、剔除问题。（5）老化规律法。这主要是针对文献信息资料而言的，文献学认为，文献的使用价值随时间而逐渐降低，其至完全失去参考价值，这就是老化规律。一•般來说，文献的利用率第一年最高，以后逐渐下降，呈等级分布状态，文献的老化情况在文献学中一般用半衰期来表示。所谓半衰期，即指某学科目前尚在利用的全部文献的一半是在近期内多长的一段时间内发表的。一般地说，半衰期越长，说明老化速度越慢；半衰期越短，说叨老化速度越快。文献信息资料的筛选应对其行文年代及本学科文献老化的半衰期两方面进行考察，以便确定取舍。（三）相应知识信息工作的简要程序：信息工作一般由收集、整理、存贮、传递反馈、开发与利用六个程序组成。其中每个

6、程序又对细分为几个环节，相互连接，密不对分，形成完整的有序的信息工作流程。信息工作的收集包括信息源开发及信息搜集等基础丁作，是一个广泛搜集、汇总原始信息的过程。信息工作的整理是対原始信息进行选择判断，综合分析和加工幣理等一系列信息处理的过程，其FI的是把原始通俗读物转化为易于观察、传输、分析的形式，使Z成为有用的信息，便于为领导决策和经营管理服务。信息按程序存贮后，便完成了变原始信息为冇用信息；变单-一信息为综合信息；变无序信息为有序信息；变低层次信息为高层次信息。变零散信息为系统信息的过程。下一阶段的工作就是充分发挥现已掌握的信息的作用，体现信息的价值。这就需要多渠道地传递信息；建立各项制度

7、保障信息接收情况能及时得到反馈，实现信息管理的自身封闭。最后，在上述有效信息循环的基础上，进一步开发和利用信息，使信息不断地增值，发挥更人的效能，最终达到服务于决策，推动生产力发展，提高工作效率这一根木tl的。（四）注意事项和要求信息筛选是信息处理的第一个坏节，也是一项基础性工作。信息筛选对提高信息的利川率起着至关重要的作用。必须掌握信息筛选的要求，做到准确、及时、完整和新颖。准确。准确是信息的生