浅谈白蚁防治行业的档案管理

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1、浅谈白蚁防治行业的档案管理所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录⑴。目前，许多白蚁防治单位已充分认识到管理在白蚁防治工作中的重要性,通过制订白蚁防治工作制度，加强施工管理、药物管理、工程的技术、质量、服务管理等管理措施，树立了良好的行业形象。资料中，也有许多有关这方面的论述，然而，档案管理在白蚁防治中的重要作用尚未得到业内人士的充分重视，基础比较薄弱。我所于2001年6月开始着手档案

2、管理的达标升级工作，经过为期4个月的认真收集整理，现我所的档案管理工作已初具规模。在此，笔者将就档案管理（不仅是指白蚁防治工程档案）在白蚁防治工作的应用作初浅的总结、论述与探讨。一、档案管理在白蚁防治工作中的重要性1、是完善白蚁防治管理制度的需要随着白蚁防治行业的发展，及白蚁防治服务市场的逐步放开，白蚁防治的规范化管理受到业内人士的广泛重视。档案管理作为日常管理工作的基本点之一，其工作质量直接影响白蚁防治管理工作的好坏。为此，江苏省建设厅2001年3月颁布的《江苏省实施〈城市房屋白蚁防治管理规定〉细则》中第十二条明确规

3、定“白蚁防治单位应建立健全白蚁防治质量保证体系……，按工程项目建立白蚁防治工程档案……”広；同时，重庆市城市房屋白蚁防治管理办法第二十六条叫韶关市城市房屋白蚁防治管理实施细则第十七条、二十七条⑷，安徽省建设厅关于公布白蚁危害区域的通知等文件中明确规定“白蚁防治单位要建立健全白蚁防治档案管理制度”⑸。因此，加强白蚁防治档案管理是完善白蚁防治管理制度的需要。2、是保证白蚁防治质量的需要白蚁危害的特点决定了白蚁防治的施工质量应保证在15年内不发生蚁情，或发生后由白蚁防治单位进行免费灭治，需定期回访复查。在复查过程中，常需查询

4、工程的基本情况，如建设单位、工程地点与名称、施工情况等信息。而档案管理，特别是近来开发的白蚁防治工程计算机系统管理，为此提供了便捷的服务，从而，也提高了工作效率。因此，档案管理也是保证保证白蚁防治质量的重要措施之一。3、是白蚁防治资质申报的需要《中华人民共和国建设部72号令》第八条规定凡从事白蚁防治的单位，应当向房地产主管部门申请白蚁防治资质，在取得资质证书后，方可承担与其资质等级相应的白蚁防治工作。同时，广西壮族自治区建设厅关于广西白蚁防治单位资格等级管理有关问题的通知中明确规定：申报一级资质必须具有完善的工程质量监

5、督、工程资料档案等施工管理制度医。韶关市就此问题也有明文规定⑷。4、是查阅资料的需要档案是重要史料的真实记录。若要了解单位的历史机构沿革，我们可以查阅全宗介绍；若要了解一重要的文件，可以查阅文书档案；购房者若需了解所购房屋是否进行了白蚁防治，可以查阅业务档案；若需了解单位的财务状况，可以查阅会计档案等等。总之，档案管理是查阅资料的基础和前提，为我们查阅资料提供了便利。综上所述，做好档案管理工作对白蚁防治工作的顺利开展具有重要意义。然而，该如何具体操作呢？下面，笔者将结合本所档案管理的实际情况作简要介绍。二、具体操作1、

6、档案的基础管理工作1.1设置了专用库房，配备了所需设施，做到“七防”。我所专门设置了档案库房，购置了标准档案柜，室内备空调，安装了温湿度表，将库房的温湿度控制在规定的范围内，确保做到防盗、防火、防霉、防蛀、防湿、防光、防鼠等。1.2建立健全了档案管理制度及工作职责，做好制度上墙工作。我所根据有关规定，建立健全了档案的工作管理制度、立卷归档制度、保管制度、借阅利用制度、保密制度、统计、鉴定销毁制度及库房管理制度等一系列规章制度；确立了分管领导和专兼职档案员职责，做到责任到人。1.3建立了专兼职档案员工作网络图。除了设立专

7、职档案员外，各科室还配备了兼职档案人员，分工明确，确保各部门之间信息畅通，协调配合，以便于档案资料的收集整理。1.4编写了各类编研资料，建立了各类台帐，做到排列科学、整齐、有序。我所除了将形成的文书、业务、会计、声像及实物等档案的全引目录装订成册外，还编写了常州市白蚁防治研究所简介、全宗介绍、大事记、档案统计、为民办事指南、干部和技术职称任免文件索引及机构演变索引等材料。同时，还建立了档案借阅登记、鉴定销毁、移交、利用效果等各类台帐。并将这些编研资料装于统一的档案盒中，为方便查找利用档案提供了条件。2、各类档案的分类、

8、整理、归档。我所根据国家档案局有关档案业务标准的要求，结合我所的管理职能和工作特点，制定了明晰的《常州市白蚁防治研究所档案分类方案》。该分类方案共分九类：1类：党群工作类。主要是来自上级机关和我所在党务、宣传、纪检监察、群团工作中形成的文件材料，及统计年报表。2类：行政管理类。主要由上级机关和我所在行政事务活动中形成的文件，以及人