外贸进出口公司行政事务管理制度

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1、行政事务管理制度第一章钥匙管理制度第一条行政管理部门负责管理公司各部门办公室钥匙。第二条新员工领钥匙时，应填写《钥匙配用申请表》（见附件），由行政管理部门统一进行复制。第三条如需使用行政管理部门管理的备用钥匙，应向行政管理部门说明使用目的，用后立即归还。第四条员工离职时，必须将办公钥匙交回行政管理部门后方可办理离职手续，若钥匙丢失，应按制度予以赔偿。第五条除行政管理部门负责管理钥匙人员Z外，其他人不得任意复制或允许借予他人使用，否则负连带责任。第六条钥匙遗失时或损坏时，应立即报行政管理部门备案，由行政管理部门负责视情况重新配制或更换。第二章姓名牌管

2、理制度第一条姓名牌用于：1、识别员工身份的证件；2、开启各楼层门禁系统（须经批准）；3、员工上班考勤；4、员工用餐。第二条新进员工提供一张彩色1寸照片，由行政管理部门交物管中心统一配备姓名牌一张。第三条持有者应妥善保管姓名牌，上下班刷姓名牌进行登记；并于上班时间配戴于胸前；各部门经理应督促所属员工配戴姓名牌，行政管理部门负责追踪考核。第四条姓名牌如有遗失或损坏，应报部门经理核实并岀具证明，并向行政管理部门申请出具补发证明，向物管中心联系补发。同时提供工本费30元。如为故意损坏，扣除工本费并处罚金50元。第五条姓名牌不得外借，若经发现，公司将视情节轻

3、重予以处分。第三章电话管理制度第一条电话安装、调配管理由行政管理部门负责，各部门经理负责督促员工使用电话，若岀现话费超高的情况，应调查原因，适当控制话费使用。第二条电话使用须知1、公司电话主要用于公司事务的联络、接洽；2、注意控制谈话时间，力求简洁扼要，以免耗时占线；3、接听电话时，应讲究礼节，友好地应答“你好，龙泰J4、严禁拨打声讯电话，无特殊原因不打私人电话。拨打声讯电话或长时间拨打私人电话者，一经发现，将给予批评并处以罚款。第三条公司现阶段使用的电话分为国际直拨长途、IP电话与市内电话。话费由行政管理部门负责与电信公司统一结算，由财务管理部门

4、将话费分摊到各部门的当刀费用中。第四条因工作需要，中请安装电话或开通电话新功能时，需填写《电话业务中请表》（见附件），经公司分管领导审批同意后，由行政管理部门负责联系开通电话业务。第一条工作服配发范围与公司正式签订劳动合同的全部在岗人员给予配发工作服，新入职员工试用期满后给予配发，无岗位、待岗、外派、外借、挂靠的人员均不配发。第二条工作服配发标准、使用年限1、一般每人1套/款，视公司具体情况制定标准。2、工作服原则上三年统一更换一次（衬衫两年），特殊情况除外。第三条工作服费用列支1、配发、更换员工工作服，员工个人需支付每套工作服实际制作成本的30%

5、作为自付费用。2、员工工作服不到一年中途遗失、破损，需重新配发的，由员工按实际制作成本的全额予以购买；使用两年后，遗失或破损，需重新配发的，由员工支付实际制作成本的30%的费用作为赔偿。3、员工离职后，所配发的工作服原则上不作退还处理，除原制作费的30%的费用不作退还外，应折价卖给使用人。其中，配发工作服不满一年的，由核发部门再向使用人收取制作成本的30%费用后，方可办理相关手续；配发工作服满一年不到二年的，再向使用人收取制作成木的10%费用后，方能办理相关手续;配发工作服已满三年的，则不再追加费用。第四条工作服日常管理1、工作服制作后的质量验收、

6、核发、赔偿、更换、着装标准规范等一系列日常管理工作由行政管理部门负责，并建立台账以备查询，工作服的配发、更换、补换等工作需报公司审核批准，方可实施。2、工作服制作的款式标准、材质和颜色的选定、品质的管理均应符合公司VI管理标准，各类工作服的设计方案，应事先广泛征求意见，经公司领导审核同意后方能实施，任何人不得擅自变更。3、工作服制作单位、质量标准、均由行政管理部门负责，核价由财务管理部门负责。工作服制作合同应予以妥善保管并存档。第五条工作服着装规范1、周一至周四，原则上员工需穿正装上班。正装包括工作服、职业装等。2、业务部人员接待客户必须身着工作服

7、或其他标准职业装；3、公司年度、半年度会议必须着统一工作服参加。4、严禁穿着破损的工作服上班或参加各种会议、商务活动。第五章名片管理制度第一条公司名片格式统一化，由公司行政管理部门依据公司VI管理标准规划设计。第二条公司行政管理部门统一负责对外卬制名片的卬刷业务。第三条名片卬制程序1、各部门新进工作人员，应及时提供个人资料交行政管理部门备档，以备卬制名片之需。2、员工因工作需要印制名片时，中领人应填写《名片印制中请单》（见附件十九），经各级领导审批后由行政管理部门负责卬制。3、名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。第四条名片使用1、名片使用须恰到好

8、处，发放应合理，掌握使用范围。2、注重名片递送礼仪和交换规则。第五条费用结算由行政管理部门负责统计，由财务管理部门负责分摊