【精品】会议管理

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1、高效会议管理技巧当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题,反

2、佃使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员丄的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的屮心议题。会议的意义1.会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而

3、产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。2.会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不右开会议，它的存在价值就会受到质互为前提疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。组织或部门图1-2组织或部门与会议1.会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟

4、通，但是,群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的目的＞开屣有效的沟通＞转达姿讯＞盟替贵工、协调矛盾＞达成协议鸟解决间题＞资源其享＞开发创意♦开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要kl的。♦传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达來口上级或其他部门的相关资讯。♦监督员工、协调才盾许多公司或部门的常规会议其主要y的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度；同时，借

5、助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上卜•级以及员工之间的矛盾。♦达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤♦资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。♦开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思,并且论证新构思，使其具有可行性。♦激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。♦巩固主管地位经理或主管为了体现口身

6、的存在价值，更为了巩固口己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会H的分类•团体会议•一对--会议•面对面会议•电话会议•视频会议•宣布人事安排、讲解政策的会议•当众表扬或批评别人的会议•临时处理突发事件的会议•固定的团队会议•集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发牛频率，只有拿握了合理的会议发牛频率，才能更

7、高效地利用各种会议解决问题、达到目的。1.固定的部门会议逢议频率：至少每月一次注意事项：＞不能多干每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；＞将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忿违成工作上的被动.2.全体会议建议频率：至少無勣一次注利用全体大会通报政策，但不能频幣，否则会给公司违咸沉吏负抱.3.处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。4.一对一会议2.直接的会议成本会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3和*会议成本是非常町观的一

8、笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。1.会议的时间成本时间成本=參加会议的人数x（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）注意：如果时间成本不太克观，飓技按成金钱成本。金钱成本=开会的时间成本X与会人员平均每小时的薪水3.效率损失成本开会时，主管人员必须离开口C的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：效率损失的3中情况：＞因不及时接听重要睿户的电话而损失一大笔生意＞不能及时处理寥户的投诉

9、而得罪一批睿户＞不能及时解决自己管轄范IS内的突发事件而停工停产【自检】请将下列相关选项用横线连接起来。①至少每两月一次②随时③按需要④至少每月一次A、固定的部门会议B、一对一会议C、处理突发事件的会议D、全体会议♦见参考答案1-1【本讲总结】从某种角度而言，世