电子公文管理

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1、电子文件eIectronicrecords指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。真实性:电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。完整性:电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。有效性:电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。安全性:元数据——描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据1、电子文件的稿本代码2、草稿性电子文件M3、非正式电子文件U4、正式电子文件F从格式上分：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件

2、、音频文件、视频文件、命令文件电子文件类别代码文本文件(Text)T图像文件(Image)I图形文件(Graphics)G影像文件(Video)V声音文件(Audio)A程序文件(Program)P数据文件(Data)D各类电子文件通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3从来源上分：一类电子公文是指在办公自动化系统环境中处理后形成的电子公文；二类电子公文是指通过省委、省政府统一配置的电子公文传输系统处理后形成的电子公文；三类电子公文是指在非办公自动化系统环境中形成的电子公文

3、。四类电子公文是指除一类电子公文以外的通过电子邮件系统接收处理后形成的电子公文；发文：（-）制发的电子公文原文；（二）制发的电子公文在处理过程中形成的修改痕迹；（三）发文流程处理单信息（应包括主办部门、拟稿、主办部门意见、核稿意见、会办部门意见、签发、会签、主送、抄送、附件、主题词、印刷、份数、校对、封发日期、标题等主要项目）；收文（上级业务系统来文）：（-）通过文字处理技术获得的文本电子公文或通过扫描仪等设备获得的以TIFF、JPEG等规范格式存在的图像电子公文；（二）收文流程处理单信息（应包括来文机关、文号、来文日期、附件份数、收文编号和日期、事由、办公室意见、领导批示、处理结果

4、等主要项目）。5、整理：以件为单位,独立编号。目录：括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、公开属性、参见号、备注等内6、归档6、存盘、一式三套。载体：脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。4、搞好文档一体化：电子文件归档与管理工作历程：1、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》，国家质量监督检验检疫技术总局2002年12月4日发布，2003年5月1日实施。2、国家档案局6号令，《电子公文归档管理办法》，2003年9月1日施彳亍。3、浙江省档案局关于印发

5、《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》的通知（浙档［2006］56号）2006年8月31日印发。4、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件归理暂行办法》的通知（厅字［2009］39号），2009年12月8日印发［中央领导、国务院领导同意］5、中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件与数字档案登记备份工作的通知（浙委办［2009］140号），2009年12月28日印发6、中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）（浙委办［2011126号）,2011年3月14日印发。7、国家档案局关于印发《电子档案移交与接收办法》的通

6、知（档案［2012J7号），2012年8月29日印发8、2013年3月29日梅家坞全省信息化工作会议{A、公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005）B、文书类电子元数据方案(DA/T46-2009)C、版式电子文件长期保存格式需求(DA/T47-2009)D、基于XML电子文件封装规范(DA/T48-2009)二、电子文件移交与接收电子档案移交与接收办法国家档案局档发[2012]7号2012-08-29第—章总贝g第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办

7、法。第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全白勺要求。臺四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向