电子公文管理办法(试行)

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1、中国科学院地质与地球物理研究所电子公文管理办法(试行)第一章总则第一条为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定，制定本办法。第二条本办法中的电子公文，是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。第三条电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的原则。第四条本所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字﹝20

2、05﹞373号)执行。第五条ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。第二章机构及职责第六条ARP公文系统由所综合办公室负责组织实施工作。具体职责是：(一)督促指导所属各部门ARP公文系统的使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题；(二)负责所级电子公文的审核，院及院属各单位电子公文的接收。(三)电子印章管理。(四)院级、所级电子公文的归档管理。第七条研究所信息网络管理部门负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：(一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常

3、运行维护和技术保障。(二)系统进行维护、升级、迁移等操作时，应确保电子公文内容和元数据的一致性。第三章发文与收文办理第八条发文办理：(一)通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。(二)电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。完成电子公文流程后，公文管理员负责加盖发文机关电子印章，拟稿人审核无误后方可发送。（三）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收部门联系，确保公文正常

4、接收。（四）联合发文在主办部门签发后，可以纸质件送其他单位会签。（五）主送部门实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送部门没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。第九条收文办理：(一)公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。(二)公文管理员接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。第十条电子印章的使用：(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。第五章应急与安全第十

5、一条应急与安全管理：(一)当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时与办公室或网络室联系，查明原因，排除故障。（二）0.5个工作日内不能排除的故障，所ARP公文系统运维单位（信息网络部）必须及时报告办公厅。由办公厅视情况协调处理。第十二条各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。(一)使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。(二)当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。第六章归档第十三

6、条电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。第十四条电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。第十五条归档要求：(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。(二)打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。(三)电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次

7、年6月底之前归档。(四)电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。第十六条电子公文档案的保管和利用执行国家及我院相关规定。第七章附则第十七条本办法由综合办公室负责解释。第十八条本办法自2009年12月1日起施行。