招投标档案管理办法

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1、鄂尔多斯电业局企业规章制度OEP-KM.2-106-2011招标投档案管理办法2011-5-27发布2011-6-1实施鄂尔多斯电业局发布招投标档案管理办法第一章总则第一条目的为进一步加强鄂尔多斯电业局（以下简称“本局”）招投标文件的归档工作，确保归档的招投标文件齐全完整，充分发挥招投标文件的作用，维护企业的合法权益，根据集团公司有关规定，结合本局档案管理制度及招标工作的实际，特制定木管理办法。第二条适用范围木管理办法适用于鄂尔多斯电业局招投标文件档案管理。第三条规范性引用文件《内蒙古电力（集团）冇限责任公司招投标文件归档管理办法（试行）的通知》（内电招标［2008J6号）第四条术语和

2、定义（一）招投标文件档案是指从招投标工作计划制订到工作结束及合同签订过程中形成的，具有保存价值的不同形式和载体的文字、图表、声像等材料。笫五条职责（一）招标办公室的职责如下：1.根据集团公司招投标文件归档管理办法及木局《文书档案悸理办法》，制定招投标文件归档管理办法；2.负责收集、整理、保管在招投标工作中应归档的文件及有关材料，定期向本局档案管理部门移交；3.对所属招投标工作管理范围内招投标文件的归档工作进行监督、指导和检查；4.建立并汇总招投标文件管理台帐。（二）招标代理机构的职责如下:1.负责收集、整理所代理招标项冃中由本代理机构收进和发出的应归档的文件及有关材料，并及时移交招标办

3、公室或项目单位；2.根据招标办公室或项冃单位的委托，收集、整理、保管招标项忖中应归档的招投标文件及有关材料，建立招投标文件管理台帐。（三）项冃部门、项H单位的职责如下：1.负责收集、整理本单位在招投标工作中形成的应归档的文件材料，接收相关单位移交的资料；按本局《工程档案管理办法》规定要求，及时将应由本单位保存的项目招投标归档文件向本单位档案管理部门移交归档。2.根据工作需要，负责向有关单位提供项目审批文件、招标文件审杳材料、订货合同及其变更、索赔等文件材料及其他冇关材料（一般为副木或复印件）。第二章招投标文件归档范第六条招标办公室、招标代理机构以及项冃部门、项冃单位对应归档的招投标文件

4、材料必须收集齐全，能够准确反映招投标活动的真实内容和历史过程，各类审批手续完备，数据町靠并与实际相符。招投标文件材料归档范围（明细详见附件）（-）以下内容的原件（正木）由本局归档，同时把12和13内容的文件按要求报送集团公司招投标管理中心一份副本备案（含一份电子版）。1.已审定通过的招标计划；2.资格预审文件；3.招标公告（或投标邀请函）；4.招标巧、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；5.投标单位报价；6.投标文件（含投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书）、投标澄清及修正文件；7.开标议程、开标大会签到表、报价表；&评标文件（含评标纪律、签到表、评标记录、报告等）；9.招投标过程中

5、产生的法律咨询意见E；10.监禅报告；11.定标记录；12.中标通知书;13.与招标项目相应的合同谈判纪要、合同审批、合同书、14.合同变更等文件；15.其他冇价值的相关材料。（-）招标代理机构在中标公告发布后，须及时将招标文件、投标文件、补遗更正文件、投标人的澄清文件、评标文件等在合同洽谈前报送招标人招标办公室一份副本备案（i份电子版）。以下内容山招投标代理机构归档，招投标代理机构对只有一份原件时，可以在复印件上加盖单位公章存档。1.已审定通过的招标文件；2.资格预审文件；3.招标公告（或投标邀请函）；4.招标廿、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；5.投标单位报价；6.投标文件（含投

6、标书、资质材料、履约类保函、委托授权书）、投标澄清及修正文件；7.开标议程、开标大会签到表、报价表；&评标文件（含评标纪律、签到表、评标记录、报告等）；9.招投标过程小产生的法律咨询意见书；10.监督报告；11.定标记录；12.屮标通知书；13.其他有价值的相关材料。第三章招投标文件归档要求第七条木局招标办公室应及时对已经办理完毕，具有保存利用价值的招投标文件进行系统整理（具体整理内容与要求参照《文书档案管理办法》执行）。招投标文件按下列要求归档：（一）归档的招投标文件材料应齐全、完整、准确，整理系统、规范。（二）归档文件材料一式两份且应为原件，其中一份归招标代理机构、一份归项H单位。

7、因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。重要的、利用频繁和有专门需要的可适当增加份数。文件材料归档后不得更改。（三）整理声像等文件材料时，应同时编写文字说明，主要冇：时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。（四）具冇永久、长期保存价值的电了文件，必须形成一份纸质文件归档。（五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性的要求。（六）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的应译出题名后归档。招投标文件归档与保管第八条招标工作