新华信-公司管理-管理咨询个人文档管理方法-2

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1、新华信管理咨询个人文档管理方法建立良好的个人电脑文档管理有助于：科学的保存文件，减少文档检索时间，提高工作效率，方便与项目成员间的交流，方便项目结束后打包保存，方便今后其他同事的查询检索。公司内部管理文档，一般保存在D盘，目录admin之下；有关项目的文档，一般保存在D盘，目录：Mngt-Consltg之下。具体文档管理方法如下：1•参加一个新项目时，项目组统一以项目的简称或者缩写建立项目目录；2.在项目目录下建立不同的子目录，该项目中所有过程文件及最终文件都分别存放在不同的子目录中；3.一般在项目目录下应建立以下几个基本子目录：•workingdo

2、cu：用于存放项目建议书、项目工作计划、项目进程中制作的过程文件、与客户沟通的传真文件及信件（如果比较多，应新建目录：contactmaiI存放），不同类别的文件应再设子目录管理；•interviewnotes：用于存放访谈记录，与客户开会后的会议纪要等同类文件，不同类别的文件应再设子目录管理；•ques：用于存放项目进程中所有的访谈问卷、调查问卷等同类文件，不同类别的文件应再设子目录管理；•reference：用于存放项目过程中收集到的参考资料、其他项目的资料等，不同类别的资料应再设子目录管理；•clientinfo：用于存放从客户处获得的数据资料

3、，若某一类别的数据资料较多应再建立子目录管理；•finalreport：用于存放最终报告4.如果项目较大有若干阶段，则以各阶段建立目录，各阶段下再建立3中所设目录：•phase1:用于存放该项目阶段中的所有相关文件，下设3中所述目录，该目录名也可以用该阶段的内容，如绩效评估阶段则可设目录名为：performancemanagement；•phase2：同上2.以上为基本目录，根据各项目的不同情况可以增设目录:•设立目录的原则：同类文件较多，文件分类存放；目录名尽量用英文全拼，单词间用空格隔开，缩写应易懂；目录名应清楚易懂；•比如若项目中的数据较多，可

4、以建立目录：databank,专门存放数据及数据处理文件；存放从同事处收集的文件，可建立目录如：infofrchen；存放流程图，可建立目录：flowchart；存放培训文件，可建立目录：training；文件命名原则：取文件名与取目录名一样应清楚易懂。1.文件名文件名尽量使用英文或者拼音的全拼，单词间用空格隔开，如使用缩写应易懂；2.访谈记录的命名：interviewnote+被访人，女0:interviewnote何总裁3.访谈提纲的命名：ques+部门，如：ques・generalmanager4.中期报告或者最终报告的命名：项目缩写+项目时期

5、（中期或最终）+时间，女口：石河子项目的最终报告：shhzfinal0306,如嘉陵第二期：JLinterim22kl204;5.由于报告往往是于项目成员分别承担的，个人承担部分的文件命名：项目缩写+（承担内容）+作者+时间，如：shhzorgcathy0220网上收集的资料的保存：1.网上收集到的资料下载后用word或者txt文件保存；2.保存文件时，将搜索到该文件的网址复制到文件开头处，便于今后的查询；3.文件名应清楚易懂附：目录示例:文件夹!白口ShihezimZjphase-l：j；白匚Jclientin£o厂Iclientorg、Ipark

6、developmentCjresourcesinfoBi

7、finalreportIindustryfund丄曰窮癖瞬ElIinterviewnotes、Inotesfrli£h

8、potentialinvestor白匚1ques_2jquesI\IIr-QlquesIquesforclientforinparkformanufactureE)i_]referenceh-fIfertilizerFF

9、fririternetCjplastic匡4_

10、StrategyProjectsMHHHCj绿色伶品kO农产品MijMl・□西部开发_lworkingD

11、ocu+1'jphase-2名称cjshhzinterim0209shhz招商引资0209Qshhz招商引资部分I大小

12、类型巧附件二：行业协会名录町附件三：各地西部开发办公室町附件四（二）：外国驻华.・・巧附件四（一）：国际贸促机构叩附件五：媒体宣传方案专附件一：两会期间可选活.・・旳石河子经济技术开发区招•・・339KB141KB1UKB36KB31KB62KB39KB52KB41KB159KBWinZipFileWinZipFileMicrosoftMicrosoftMicrosoftMicrosoftMicrosoftMicrosoftMicr

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