文函管理办法

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1、山西一建阳光国际大饭店项目部文函管理办法晋建一阳光项目办发（2011）第1号阳光国际大饭店项冃作为山四一建代表作工程、山西一建创优工程，是充分展示企业文化的窗口。为更好的弘扬企业文化，展示企业风采，使日常工作规范化、程序化、标准化项目部编制本办法。范围：对外交流文件、对项目内要求等文件统一格式、统一管理。意义：项目部规范项目文件管理、编制，可促进提高项目标化管理水平，同时弘扬企业文化，展示企业风采。一、文件种类1、质量体系相关文件：如质量保证计划、贯标文件等。2、技术类文件：如工程技术档案资料、施工组织设计、专

2、项方案等3、文函3.1项目部起草并发放的文件：包括文件、通知、请示、报告及转发上级的文件、精神等。3.2函件、回复:3.2.1外部往来文件（1）项目部对甲方、监理单位、参建单位提出的要求、必要说明等文字说明为工作联系函、技术工作联系单。（2）甲方、监理单位、参建单位对项目部的要求、必耍说明的答复或者会议、口头、电话内容等要求的文字答复为回复。3.2.2项目内部往来文件（1）项目部对公司内部参建单位提出的要求、必要说明等文字说明为函告、工程技术联系函。（2）公司内部参建单位对项目部的耍求、必要说明的答复或者会议、

3、口头、电话内容等要求的文字答复为回复。3.3纪要：包括由业主、监理、设计院等主持，项目部参加或由项目部主持召开的会议的记录。二、管理程序1、质量体系文件和贯标文件管理均按公司文件和《质量环境职业健康安全程序文件》及《质量环境职业健康安全管理手册》执行。2、技术类文件：工程技术档案资料严格按照《III西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04—214—2004填写，施工组织设计、专项方案按《山西一建专项施工方案管理办法》执行。2.1所有技术资料表格按照海盛资料软件格式进行填写，详见资料管理细则。2.2施工组织设计、

4、专项方案内容格式：页眉“山西一建阳光国际人饭店施工组织设计”（小四号宋体左对齐），标题四号宋体居中，内容小四号宋体，行间距固定值25倍，页面布局上2.5cm、下2.0cm＞左2.3cm、右2.0cm。页脚页码小四宋体居中。3、文函类文件管理程序3.1项目部颁发的文件必须经办公室统一编号、打印、盖章，项目班子相应领导签发后方可发放。所有收、发文必须有收、发文记录并履行签字手续。3.2收函：所有需接收的函件必须做收文登记，并履行文件审阅程序，涉及费用问题的函件必须经主管人员确认后再做收文登记。如：办公室收到设计院下

5、发的“设计变更单”后在一个工作日内，将本文件复卬件分发给项目经理、工长、技术负责人、核算员、材料员等相关人员，做好发文登记。（发放给核算员与工程有关的设计变更、签证单等文件必须加盖甲方、监理、设计院、勘察部门公章，以作为结算依据。）2.3发函：凡以项目部名义对外的函件，须统一按规定格式打印、编号，经领导班子相应领导审核后并加盖项目部印章后方可发出。2.4会议纪要2.4.1由业主、监理、设计院等主持，项目部参加的会议的会议纪要做收文处理。3.4.2由项目部主持召开的会议，项耳办公室做好会议记录。3.5项目部内部成

6、文需装订存档的文件、资料及向公司、监理报送的方案等成文资料须按项目部统一格式打印装订。3.5.1打印格式(1)题冃。项冃部内部文件，管理制度、通知等，可直接以“XXX管理规定”、“关于…通知”作为题目，与正文第一行拉开两行距离；函件则应以“关于XXX事宜”作为题目。(2)抬头。请示、报告、致函必须要有抬头，而且必须是一个人或部门，为“主送”者，是主管或解决问题的关键领导或部门，抄送领导的，要附上正确的职务称谓。(3)抄送。是让有关人员和单位了解情况，可以不负责解决或参与解决问题。位置在文函的最下侧。(4)签发。

7、文函经项目主管领导审阅并签字后在落款处加盖项目部印章即可。(5)版面。上2厘米、下2厘米、左2.3厘米、右2厘米，装订线0.3厘米；行距：1・5倍行距。3.5.2装订：一般文件、厚度在5mm以内的用小订书机装订，5〜10mm的用塑料拉杆装订，10mm以上的用大订书机装订或打眼机打眼，专用塑料夹装订。3.6文件归档：所有文函文件的归档由资料员负责，项目部文件、通知、报告、来往函、会议纪要办公室必须备案归档，各相关部门也应对来往函件、会议纪要做保留归档。各类文件的收发、归档、整理、保存均由办公室资料员负责，以保证查

8、找方便、不丢失、保存完整为原则。4、文件编号方法：文件编号：晋建一阳光项目(2011)第1号。各部门发放文件编号分别在(2011)前加生产发、科技发、安发、办发等。根据文件种类不同，通知、报告、函件、回复、罚款单分别在（2011）前加通字、报字、函字、回字、罚字。5、文件格式样件附后。6、该办法由项目办公室负责解释，自发布H起正式实施。山西一建阳光国际大饭店项目部2011年05月15日