文档管理办法

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1、文档管理办法为有序管理各种文件材料，便于工作利用，规范管理，提高工作效率，特制订本办法。一、总体要求1.档案馆在工作屮形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。2每年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。二、整理原则1•遵循文件形成的口然规律，保持文件Z间的有机联系，便于保管和利用。2.分类：-般按时间（年度）-问题分类。3.排列：按形成时间顺序，结合事由进行排列。4.编目：立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。目录内容包括：件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项日。5

2、•装盒：将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。6•形成档案后统一按年度编流水号。档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。三、利用工作人员可根据需要查阅利用档案。档案利用完毕管理人员必须按序放回原处文件管理办法为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。1、文件的发放：（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由矿长书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安

3、排文件发放人予以发放。（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，市部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关管理人员，再由管理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改：（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签

4、字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以史改。（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返述给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。3、文件的冋收、作废：（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（2）文件发放人在冋收文件时，必须持“文件发放冋收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。（3）每

5、年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。（4）所有回收的文件均于回收当H送办公室，由办公室主任统一安排销毁。5、其它规定：（1）无论部门发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注

6、明，妥善保管，以便备查。(5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结朿后须按时交文件编制形成部门。(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。文件管理办法1.目的和适用范围1.1目的为确保与体系(包扌舌质量管理体系和坏境管理体系，以下同)相关文件的可靠性及有效性,使对体系有效运行起亜要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。1.2适用范围本管理办法适用于公司各部门使川的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方捉供的图样等外來文件。2.管理职责2.1总经理办公室负责

7、对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。2.2体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。2.3受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的亦档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。、3.4新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文晋记表的形式，明确文件的发放范西和数量，并交相应文件审批人审批，此书而材料一并作为有关资料与受控文件起