学习情境五 录入和编辑数据

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1、学习情境五录入和编辑数据创建好后，就要在表格中录入数据以及进行数据的编辑，掌握对表格中数据的基本操作时本学习情境的主要任务。如：如何在查找自己想要的数据、对自己想要的信息进行筛选、对自己不想要的信息进行隐藏等。任务1、录入和编辑数据1、在表中录入数据（1）常用的操作方法:在数据表中直接添加记录。应用“记录指示器”添加记录(数据表视图最下方)。应用工具栏按钮应用菜单栏功能（插入—新记录）。【例5-1】向“学生”表中添加一条新记录：（2006120，李明，男，1987-8-9）（2）用自动窗体录入数据用自动窗体录入数据的步骤如下：（1）

2、选择欲添加新记录的数据表。（2）单击“插入”菜单中的“自动窗体”，然后可以往数据表中添加记录了。【例5-2】利用自动窗体的方式向“学生”表中添加一条新记录：（2006121，朱鸣，男，1989-12-9，计算机应用）。说明：此种方法输入数据，不仅能在主表中添加记录，而且还可以在同一窗体中输入从表的相关记录2、修改数据如果需要修改数据表中的数据，可以直接进入数据表视图进行操作。Access2002数据表视图是一个全屏编辑器，只需将光标移动到需修改的位置，就可以修改字段中的数据。【例5-3】将学号为2006121记录的是否团员字段的值修改为“是

3、”，将专业修改为“计算机网络技术”。3、查找和替换Access2002提供的查找功能可以实现快速查找。也可以在查找的同时，实现数据的替换，具体做法是：①打开待查数据表视图，选择欲查找的字段，然后单击菜单栏上的“编辑”菜单中“查找”命令。②若仅仅是查找，那么就单击“查找”选项卡，设置查找内容、查找范围、匹配方式和搜索范围后，单击“查找下一个”按钮即可完成查找任务；若需要“查找并替换”功能，则单击“替换”选项卡，它与查找对话框不同的是多了一个“替换为”输入框，在此框中你可以输入你所需要的替换内容。【例5-4】查找所有性别为女的学生的基本信息。4

4、、排序与筛选（1）.排序Access实现排序的方式有以下三种：先选取排序字段，再单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可完成所需要的排序。先选取排序字段，再单击菜单中的“记录排序升序（或降序）”命令，也可以完成排序。直接用右键点击排序字段，在随后弹出的快捷菜单中选择“升序”或“降序”即可完成排序。【例5-5】对学生表中的记录要求按专业降序排列。（2）.筛选在查看数据表时，往往需要在众多的记录中提取符合某种条件的记录，即对数据表的筛选。进行筛选时主要有如下三种：利用“筛选”按钮实现筛选。利用菜单实现筛选（记录—筛选）。利用快

5、捷菜单实现筛选。【例5-6】对“学生”表进行筛选，取出“专业”字段值为“计算机及应用”的记录。注：若要取消筛选，恢复数据表视图的原样，可单击取消筛选按钮5、表的行列操作对数据表外观的修改主要从数据表的行高和列宽、字体、样式等方面进行修改（1）设置行高和列宽设置行高和列宽主要有两种方法：一种是直接将鼠标停放在两条记录交界的地方，等鼠标变成“十”形状时，即可按住鼠标左键，通过拖动鼠标调整行高。另一种方法是使用菜单调整行高：单击菜单栏的“格式行高”即可弹出“行高”对话框，输入行高值或选定“标准行高”后，单击“确定”按钮即可。（2）隐藏列和冻

6、结列在使用数据表视图时，可以将暂时不用的字段隐藏起来；如果需要某些字段始终出现在数据视图中，而不随字段的滚动而隐藏，可以将该字段冻结起来【例5-7】打开学生表，将“班级”和“家庭住址”字段隐藏起来，然后重新显示“班级”字段（仍然保持“家庭住址”字段的隐藏）。两种方法：选中字段后从快捷键中选择隐藏列或从格式菜单中选择隐藏列。撤消隐藏时，从格式菜单中选择撤消隐藏列。注：隐藏列并没有删除【例5-8】在学生表中，把“姓名”字段冻结起来，然后再将“姓名”字段解冻。冻结：格式—冻结列取消冻结：格式—取消对所有列的冻结（3）设置数据字体可以通过“格式”菜

7、单下的“字体”命令重新设置表中的字体。（4）设置表格样式选择“格式”菜单下的“数据表”，在弹出的“设置数据表样式”对话框中进行相应的设置即可改变表的样式外观。小结：掌握向表中输入数据的方法。掌握修改表中的数据的方法。查找和替换。如果表中有很多地方要进行修改，可以采用查找或替换的方法。排序和筛选。表的行列操作。掌握对列的隐藏和冻结操作。