浅谈如何加强合同档案的有效管理

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1、浅谈如何加强合同档案的有效管理浅谈如何加强合同档案的有效管理林丽媚（东莞市新远高速公路发展有限公司）摘要:围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低,保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升•笔者在此结合实际工作，简耍的阐述和分析了合同档案管理的相关问题.关键词:合同档案;档案管理:有效管理1引言档案是城市可持续发展的宝贵资源，是城市发展的真实记录•自1980年全国科技档案工作会议之后,城建档案管理已延仲，渗透到了城市社会生活的各个领域,其收集，整理，保管，编研，利用，执法等逐步得以完善，但随着城建事业的飞速发展，档案管

2、理同样也面临着诸多难题及新的挑战•本文结合合同档案管理情况，分析当前管理工作存在的问题，提出具体的对策.合同是平等主体的自然人，法人，其他组织之间设立，变更，终止民事权利义务关系的协议•规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障•通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料，旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容,依法维护公司的权益•围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升.2加强合同档案的管理2」合同档案的收集从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往

3、往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草，审核，审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看，合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长•合同档案收集难是一个普遍现象•这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关•受内外因素的影响，合同易出现，'中途截流，'和分散保管的现象,从而给归档部门的收集工作带来定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展.按照《合同法》第32条规定小采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立•”而依目前国内惯例，合同签订成立棊本以签订方盖章为准（签订方皆为自然人除外）•可见，盖章环节是合同档案收集的关键•如果在合同用印环节

4、即注意对合同建立台账并进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率.对一个企业单位而言，较为科学有效的方式是建立台账并实行统一格式的合同审批单•审批单记载合同内容,责任者，金额，合同谈判成员，经办部门等相关信息，由合同经办部门填写,附合同文本一1并办理审批流转.待合同签署成立后，第一联供归档部门作为合同审批材料，与合同文本（原件）一并归档;第二联存财务部门，作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留•在合同用印阶段，文书部门（或归档部门）直接在合同审批单编号，并留下笫一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续•使用合同审批单既可以真实处罚，减

5、少涉税风险.6审计风险要减少审计可能带来的风险，首先要求各级管理者，特别是项目上的管理者要从思想上高度重视外部审计，要让他们清楚地知道:，'挖到筐里就是菜叩勺时代已经过去了，要彻底摒弃过去那种工程完工钱拿到手就没事了的思想，随着国家对建设项目审计力度的加大，在没有经过审计之前，已经到手的钱也有可能被审计收回:其次，企业内部审计要经常开展模拟外审审计,参照外审的工作原则，工作要求，工作流程，及时查找并更正企业在管理中存在的问题，主耍应从两个方面入手:①完善内业资料及签字手续，如财务的资金收支，票据的审核，物资的验收与发出,技术质量的竣工资料，监理及业主等的签字等等:②延缓对分承包商，供货商,劳务

6、队等单位的计价，拨款，一旦审减，可以让相关单位承担其应承担的部分.7诉讼风险要降低可能因诉讼而带来的损失，企业经营者首先要提高法律意识，在法律不断完善及人们维权意识不断提高的今天,企业随时有可能成为被告，也可能成为原告，这就要求企业要聘请或设立法律顾问，法律事务办公室等，以应对日常法律方面的业务;其次，企业对外签订的各种经济合同，特别是格式合同，要经法律部门严格审核，防止因合同签订不完善导致诉讼失败;再次,企业要完善内控方面的制度，严格印章管理,签字管理等，避免已超出诉讼吋效的案例因乱盖章，乱签字又生效:最后，要加强对农民工工资的管理,防止将工资拨至承包商手中而其不将工资发给工人事件的发生，必

7、要时可采取由项目部直接将工资发至农民工手中的做法.8信誉风险①要解决认识上的问题,各单位的管理者要充分认识信誉对企业的重要性，要先要命，再要脸,后要钱，绝对不能先要钱，后要脸,再要命，如果没有命,没有脸，钱再多也没用,挣钱固然重要，但比挣钱更重要的是信誉;其次是耍加强对工程质量的监督管理，”质量大计，百年第一”,这句话充分说明了质量的重要性，建筑施工企业只有把质量叫响，才能在业主面前有充分说话的权