浅谈档案管理的网络化

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1、浅谈档案管理的网络化［摘要］随着科技的不断进步，电子技术逐渐发展，为我们的生活带来了极人便利。特别是在档案管理领域，计算机的使用减轻了人工的负担,使得档案保存更加便捷。档案管理的网络化，既节约了人力，又提高了资源共享的效率。本文从人才培养、制度管理和使用控制三个角度出发全面优化电子档案的管理。［关键词］档案管理；网络化；人才培养；制度管理；使用控制1.刖B科技的日新月异，为我们的生活带來了便利。其中最大的一项成果就是网络的普及。现今是知识爆炸的年代，为了让各项建设工作顺利进行，电子计算机的的使用范围越来越广，大到航空航天，小到超市购物，我们已经完全进入了电子时代。而社会各行各业的发展都离不开档

2、案的保存。这些档案既是行业发展的见证，也为行业今后的发展提供了经验保证。因此，为了做好档案的管理，将网络技术引进档案管理是十分必要的。我们不仅要认识到档案管理网络化的重要性，还应该不断优化档案的网络化管理。2•传统档案管理存在的问题档案管理是一项具有机密性和专业性的管理工作，不论是哪个行业的档案管理都应该认真对待，明确其重要性。然而，随着时代的发展，传统的档案管理逐渐显现出弊端，主要表现在管理意识、硬件设施和专业素质±o1.1档案管理意识不强一直以来，相当多的管理者对档案管理的认识存在偏差，认为档案管理就是档案抄写和整理，不需要什么技术含量。然而，事实并非如此，档案管理不仅包括档案抄写和整理还

3、包括档案分类、装订和保存等，需要专门的档案管理人才來进行管理。所以，为了提升档案管理的质量和水平，纠正这些领导干部的错误思想是十分必要的。他们应该充分意识到档案管理的重要性，将档案管理落到实处，引进优秀的管理人才，提升档案管理的质量。2.2档案管理的硬件设施落后做好档案管理工作不仅需要有清醒的档案管理意识，还需要给档案管理提供必要的硬件设施。传统的档案大多是纸质材料，为了保存好这些材料，应该准备一个专门的档案室进行储存。然而，有些单位没冇专门的档案室，档案、文件堆放杂乱，极易造成档案丢失或损坏。而有些单位虽然有档案室，但是档案室的防潮、防霉条件不容乐观，这就容易造成档案的虫蛀、霉变，破坏档案的

4、干净和完整。所以，对于档案室的硬件设施应该定期检查、更新，做好档案的保存工作。2.3档案管理人员的专业素质不强传统的档案管理与一般的行政管理不同，它的管理对象是纸质材料。纸质材料的保存难度较大，需要专业的人员进行养护。但是，现今的档案管理人员大多缺乏档案管理的专业索质，对如何进行档案分类、装订、养护、保存缺少必要了解，这就使得日常的档案管理成为一纸空谈。而在日复一日的忽视中，纸质档案逐渐损坏，这些档案中有些没有备份，一旦损坏就难以修复，这种损失是十分巨大的。因此，提高档案管理人员的专业素质是势在必行的。1.优化档案管理网络化的策略3.1加强对档案管理人才的培养现今，档案管理的网络化趋势明显增强

5、，电子档案逐渐取代纸质档案,是档案的管理“从单一的旧信息的管理模式下解脱出来，向多重管理模式过度”[1]。为了做好电子档案的管理，需要培养出一批优秀的电子档案管理人才。这可以从两个方面入手：第一，引进专业能力强，管理能力好的高素质人才，优化档案管理的员工队伍，让他们互相学习共同进步；第二，对现有的档案管理人员进行职中培训，请专业的档案管理人才对企业员工进行专业能力的培训，让他们掌握最新的管理技术，与时俱进。3.2建立健全电子档案的管理制度无规矩不成方圆，任何行业要取得发展都需耍有一个坚实的制度保障，电子档案的管理亦是如此。我们可以从三个方面入手，全面完善电子档案的制度管理。第一，明确分工。档案

6、管理包含的层面很多，不仅有档案的录入，还包括档案的整理、分类等，应实行专人负责制。第二，制定出明确、合理、科学的档案分类归档标准，这既便于档案的整理，也便于日后的档案查阅。第三，对档案的真实性予以严格鉴定，电子档案在发送和接受时要通过电子网络，信息的安全难以保证，所以档案管理人员在接收档案时要对档案的内容进行严格鉴定，避免出现虚假档案。3.3严格监控电子档案的使用和转换电子档案和纸质档案相比，可操作性更强，对档案的修改也更容易。因此为了保证档案的机密性，在对档案实行操作之前，要严格卅查操作人员使用权限，确保档案的安全性，避免档案遭到恶意修改。另外，电子档案的资源共享性较强，在传输的过程中可以出

7、现在不同的载体上，为了保证档案的原始性，我们应该对档案进行加密。例如“将档案的文件模式设置为只读，或对整个档案加密”[2]。而且，电子档案应该及时备份，避免出现档案丢失的事件。1.结语综上所述，档案管理的网络化为我们的生活带来了极大的便利，做好档案管理信息化的建设，是我们今后努力的方向。我们应该从人才培养、管理制度和使用控制三个方面出发，全面提升档案管理质量，加快档案管理的网络化建设。参考文献：[