外出访问规范

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1、外出访问规范公司员工将作为客人访问其它单位。出访的原因多种多样，包括礼节性拜访、求教、调查询问、送还东西、上门庆m等。在外出访问时，访问者应表现出东易日盛的风貌和特色，给受访者一个良好的印象。一、访问者须知1•出访前的准备：(1)预先确认一下是否已经预约，必要时可以先拨打电话询问对方一下,切忌做“不速之客”O(2)路程时间必须充裕，早些出门为好，路上可能会出现意外，堵车和车次误点等等。如果赶不上约定的时间，必须设法通知对方，讲明原因,并告知可能到达的吋间。(3)提前一天把出访所必带的东西都准备好，即使是常例性出访，也必

2、须在出门前检查一下。(4)出门前应把公司内未办完的事委托给同事，至少要关照一下同事，并告诉他们外岀行踪、联络方式和归来时间。2.登门拜访的姿态(1)到达对方单位后应先检查一下所携带的物品，整理衣帽，待整齐后再进入对方单位。(2)向传达室或前台小姐清楚而准确地报出自己的姓名、公司；如果有预约，要报出访问对象的姓名，职位和部门；如果没有预约，则讲明来意，以及希望约见的部门与人员，以便对方能够迅速做出准确判断。(3)任何会面场所，座位都有主次之分；不耍反客为主或误占上座，而令人反感。(1)在交换名片时，应该主动递上名片；并分

3、清对方接待人员地位的高低、依次、止面、双手递呈名片。善交谈者，在于把握对方谈话思路，捕捉对方精彩的论断，并适时用一、二句话予以肯定和赞许，引导交谈过程富有情趣和成效。2.结束访谈后的事宜(1)结束访谈后，原则上应该即时返回企业，及时把访问经过、访谈内容、持续时间、花费开支和谈话结果，报告给直接上级。(2)必要时应起草访问报告。(3)最后别忘记向同事表示谢意；了解一下所拜托的事项。二、安排约会约会是出访与接待事务的一种经常且又特殊的外延或附加的形式。预约本身的意义在于节省或调整双方的“时间”O1・预约的好处：(1)避免扑

4、空和“撞车”O(2)有了预约，则可以提前进入会谈或会见状态，作好精神准备和其它必耍准备，调整社会角色，免得措手不及，角色和地位“错位”；还可节省双方的时间，提高会面洽谈效率。(3)预约能够减少很多不必要的麻烦和干扰，保证企业各项活动正常运转。在适当的时候，安排适当的人岀面应酬或洽谈，这是企业最大限度满足外部交往关系要求的有效方式。(1)有了预约，可以为企业在保全整体形象的前提下，规避、拖延、拒绝某种应酬，为适时洽谈创造机会和条件。2.安排约会的原则：(1)把握企业屮涉外关键人物的日程与行踪，熟悉这些关键人物的工作与休息

5、规律，以及兴趣点。使约会的安排，不干扰这些人物的工作节奏和生活作息习惯。(2)根据约会的重耍性、性质、对方的地位或身份，以及约会的紧急程度进行安排。把一些礼节性、应酬性、社交性、娱乐性的约会，以及一些无关紧要的约会，进行降调、降格处理，安排次要人物出面或安排在空暇时间进行。(3)把握约会的吋节性规律，在约会频繁的月份來临之前，提前或拖后安排一些次要的约会，分流高峰期的某些约会。(4)对那些十分重大的约会，或者不得更改的重要约会，需要予以重点安排，全力以赴予以确保；在这类约会的前后时间带之间，不安排别的事情或约会，留有足

6、够的余地。(5)约会作为一种“计划”总有事先考虑不到的意外，总有难以堵塞的漏洞。所以，必须强化“调度”功能；这里最重要的是控制每次约会的时间，掌握约会能否如期进行的动向，保持与会务方的联系，以及重新安排约会的能力。十堰市XXX艺采装饰工程有限公司