塑通投资短拆业务档案管理制度(006号文)

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1、东莞市塑通实业投资有限公司短拆业务档案管理制度一、总则为加强和规范短拆业务档案管理，根据我司具体情况，依照高效便捷的操作原则，制定木制度。短拆业务档案是指塑通实业投资公司在从事短拆业务过程中形成的各类文件、资料、凭证等。短拆业务档案管理工作包括业务档案的归档、建档、保管等。二、档案收集、分类，合同编号1、分类短拆业务档案分为要件类档案、权证类档案、一般类档案。要件类档案包括•内部审批文件资料、移交资料清单、法律文件资料、客户文件资料；权证类档案包括抵、质押物权证书；一般类档案包括非要件类档案和非权证类档案的所有其他文件资料。2、收集客户经理负责档案资料的收集整理工作。

2、3、编号原则上规定，短拆业务的借款合同为主合同，抵押协议书、质押协议书、担保保证书为从合同，并依次编号。合同编号采用日期加序号的主从合同编制方法。编号的左边前四位数为年数，中间两位数为月份，右边两位数为日期，第一个横杠线后边的数字为主合同序列号，第二个横杠线后边的数字为从合同序列号，第三个横杠线后边的数字为从合同份数的序列号。如下例所示：20110922・]T■1't'1TV2011年9月22U主合同序号从合同序号从合同份数序号咨询服务协议书的编号仅采用日期法编制，即上例屮第一个横杠线左边的年月日数字。三、归档、建档管理。1、归档归档责任人界定、时间要求、档案内容要求

3、，见下表:责任人客户经理完成时间项目操作完成后的5-7个工作日内档案要件类资料移交清单一式两份（见附件1）法律文件资料必须齐备客户资料文件必须包括客户基本信息类一般类—别权证类若存在抵、质押物，则必须包括抵、质押物权证归档时，如遇特殊情况不能齐备捉交档案资料，应捉交书面说明、差欠档案资料清单及补交吋间，并将该说明、差欠档案资料清单和已收集档案资料归档；差欠档案资料应在补交时间期限内及时补齐。2、建档管理归档责任人按要求整理档案，报直接主管（在“资料移交清单”上的监交人处）签字后，将档案移交档案管理员，管理员对所接收档案进行审核后签收，同时备份“资料移交清单”，然后将耍

4、件类档案和一般类档案统一建档管理，权证类档案单独建档管理。3、档案查阅、借出、复印管理办理业务档案查阅、借出、复印时，经办人员需填写《业务档案查阅/借出復印审批表》（见附件二）。原则上已经归档的业务档案只能供在档案管理室内查阅。查阅、借出、复印业务档案审批流程为：查阅人员向直接领导呈递审批表，审批签字后，呈报总经理审批，总经理审批。档案管理员按审批表，提供借阅、借出档案，复印档案资料由管理按审批表复印并记录备案；借出档案应在借出使用时间内及吋归还，对到期未归还的，档案管理员有权要求借阅人员立即归还。4、销档管理业务档案自资金回笼后，继续保管3个月，之后对要件类和一般类

5、档案统一进行销毁，并由专人负责监销。四、本制度从二0—一年九月一日起实施，其解释权归东莞市塑通实业投资有限公司。附件1:资料移交清单客户名称：业务品种:序号资料名称文件数量是否原件备注123456789101112131415161718移交人：接受人:监交人:附件2：塑通实业投资公司档案借阅/借出/复印审批表借阅人借阅档案借阅时间复印档案归还时间借阅人：部门领导:总经理：附件3：塑通实业投资公司退档/涂档审批表项口名称借款金额项口状态涂销时间备注领档人：档案管理人:总经理:日期: