学校档案管理

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1、学校档案管萧山区教育局全宗卷规范DA/T12-19941995-6-12国家档案局批准1995-10-01实施1主题内容与适用范围1.1全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。2引用标准DA/T1-92档案工作基本术语GB9705-88文书档案案卷格式3全宗卷编制原则3.1档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。3.2全宗卷的

2、各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。3.3宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。4全宗卷的主要内容4.1档案收集：档案交接文据、移交冃录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。4.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。4.3档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴逹分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。4.4档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。4.5档案统计：档

3、案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。4.6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。4.7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。5全宗卷的整理5.1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价

4、值的应予以补齐或剔除。5.3卷内文件材料按问题一一时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长X宽为260mmX185mm,封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）-（图略）5.5卷盒外形尺寸长X宽为310mmX220mm,其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格（见图2）（图略）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全

5、宗号、全宗名称和编制日期（见图3）。（图略）6全宗卷的管理6.1档案馆形成的全宗卷集屮保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加横短和分卷序号，女口：50-k50-20卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。6.2馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部门分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。6.3档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。6.4全宗向档案馆或向右关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。附加说明本标准起草单位：湖北省档案馆本标准起草

6、人：孙振涛、葛成芬、冯玉江、吕炎生#*（全宗名称位養）（文件题名位置）・」■i■F・・F■亠」-■亠140「止上.，J~比例尺:1：1：5尺寸单位：mni名称：全宗卷盒尺寸单位：mm图型：立体图名称：全宗卷盒图型：外观效果图凰三档案交接文据格式GB/T13968-921992-12-17发布国家技术监督局1993-07-01实施1主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。2术语档案交接hand-overofarchive按照国家规定，档案馆、档案

7、室接收和移交档案的过程。3档案交接文据的格式3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所右者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。3.2档案交接文据由三部分构成。3.2.1第一部分是；确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。3.2.2第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。3.3档案交接文据的规格为297mmX210mm（见图1）（图略）4档案交接文据的填写方法4.1第一部分的填写方法4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填

8、写。a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的