Office2003培训__Word

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Office2003培训班——Word 培训内容一、文档的录入与编辑二、插入媒体文件三、文档的排版四、Word长文档操作五、Word表格六、Word图文混排七、Word模板与样式八、Word打印设置 一、文档的录入编辑 一、文档的录入编辑1、删除多余的空行如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢？我们可以利用Word自带的替换功能来进行处理。在Word中打开“编辑”菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“^p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。 一、文档的录入编辑2、在Word中同时编辑文档的不同部分一篇长文档在显示器屏幕上不能同时显示出来，但有时因实际需要又要同时编辑同一文档中的相距较远的几个部分。首先打开需要显示和编辑的文档，如果文档窗口处于最大化状态，就要点击文档窗口中的“还原”按钮，然后执行”窗口“菜单中的”新建窗口“菜单项命令，屏幕上立即就会产生一个新窗口，显示的也是这篇文档，这时你就可以通过窗口切换和窗口滚动操作，使不同的窗口显示同一文档的不同位臵中的内容，以便阅读和编辑修改。此外我们还可采用拆分窗口的方法来达到同样的目的。执行”窗口“菜单中的”拆分“菜单项命令，用鼠标点击文档编辑窗口，当前窗口即被分割为两个子窗口，用户可随时在这两个窗口之间切换和操作。完成编辑操作后，再执行”窗口“菜单的”取消拆分“‚菜单项命令即可。 一、文档的录入编辑首先选中要设置字体的所有文本，把鼠标移到该文本上单击右键，在弹出的菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置，最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。同时，在此对话框中还可以设置“上标、下标、删除线”等操作。3、一次完成中英文两类字体设置 一、文档的录入编辑4、段落及项目编号设置“格式”菜单下的“段落”和“项目符号编号”，根据需要进行设置。 一、文档的录入编辑5、在Word中插入数据公式（1）首先调用出数据“数学”公式工具。“插入”菜单下的“对象”，然后在“对象类型”中选择“Microsoft公式3.0”，这样就可以调出“数学”公式工具。（2）根据需要录入公式。 一、文档的录入编辑（3）如果没有“Microsoft公式3.0”，需要修复安装OFFICE，在安装类型中勾选“选择应用程序的高级自定义”安装选项。然后在接下来的对话框单击“OFFICE工具”中的“公式编辑器”后面的下三角，从弹出来的对话框中选择“从本机运行全部程序”，单击“更新”即可。 一、文档的录入编辑6、粘贴网页文字经常会遇到网页中有比较好的文章或需要的文档，但直接粘贴过来的时候会带一会网页格式（如：表格、背景颜色等），那么如何处理掉这些网页格式呢？首先从网页中选择需要的文字内容并“复制”，然后点击“编辑”菜单下的选择性“粘贴”，选择“无格式文本”。如果没有“选择性粘贴”，选择“工具”菜单下“选项”，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，勾选“显示粘贴选项按钮”。同样，也可以先将文字复制到记事本中，然后再复制、粘贴也可以。 一、文档的录入编辑7、快捷键Ctrl+]：放大选中的字体；Ctrl+[：缩小选中的字体；Ctrl+C：复制选中对象；Ctrl+V：粘贴剪贴板中的对象；Ctrl+X：剪切选中的对象；Shift+Home：使光标处选至该行开头处；Shift+End：从光标处选至该行结尾处；Ctrl+Shift+Home：从光标处选至文件开头处；Ctrl+Shift+End：从光标处选至文件结尾处；Shift+移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）；Shift+Alt+鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。 二、插入媒体文件 1、插入图片、艺术字等媒体文件插入图片包括图片文件、剪贴画、组织结构图、图表、自定义图形等几项内容。（1）剪贴画、艺术字和自选图形都是通过OFFICE本身已经存的图文库中进行选取即可。（分别介绍一例）（2）图片大部分图片类型的文件都支持，插入方式可分为两种：第一种：通过“插入”菜单下的“图片”下的“来自文件”，从弹出的对话框中选择一个图片文件；（演示，并介绍图片工具的使用）第二种：通过复制、粘贴直接将图片插入至Word文档之中。（演示）（3）组织结构图可以通过此功能绘出部门、装置等结构图示。（简单演示）（4）图表通过数据图表和图示更形象使表达的内容更形象。（演示一例，并修改数据及图表、图示样式） 2、插入图示、文件及超链接（1）插入图示“插入”菜单下的“图示”，然后选择符合自己表达涵义的一种图示。（演示）；（2）插入文件此项可以将另一个Word文档中全部内容直接插入到正在编辑的文档之中。（演示）（3）插入超级链接首先选中插入超级链接的文字，然后点击“插入”或右键菜单下的“超链接”，此链接可以是网页、文档、本文档中的一个位置或邮箱等。（演示） 3、插入对象插入对象中的对象可以是正在编辑文档所使用计算机安装过的大部分分软件的文档，如Excel、Pdf、Ppt等文档，插入后下次直接双击插入后的图标即可以打开此文件并可对其进行编辑。（演示插入Excel图表对象） 三、Word文档的排版 1、边框和底纹打开“格式”菜单，打开“边框和底纹”对话框，在这里可以设置某一段落或整篇文档的边框和底纹效果。 2、分栏设置“格式”菜单下的“分栏”，可以根据需要设置栏数，同时也可以设置分隔线、栏宽等选项。 3、设置中文版式“格式”菜单下的“中文版式”。（1）带圈字符（2）纵横混排（3）合并字符（4）双行合一 4、设置文档背景文档的背景可以是一种颜色、渐变颜色、背景图片、水印等。（演示水印效果的添加）水印效果包括图片水印和文字水印。注意：如果背景设置为图片时图片尽可能的淡一些，否则可能导致文字不够清晰。 5、使用样式和格式利用“格式”菜单下的“样式和格式”可以方便的对选定文字、段落、文档设置固定的格式，提高文档的编辑效率。“样式和格式”面板中包括了系统默认和标题、段落、正文链接等样式，同时用户也可以根据自己的需要新建自己的样式。同时也可以通过“样式”面板修改、删除已经存在的样式。注：可以通过面板下边的“显示”选项过滤显示的项目。 6、设置页眉、页脚“视图”菜单下的“页眉和页脚”，即进入“页眉、页脚”编辑状态。（1）一般的页眉、页脚设置。设置页眉、页脚显示的文字图片等信息，同时还可以利用“页眉、页脚”工具中默认已提供的相关信息，如页码样式、时间等。（2）通过点击“页眉、页脚”工具上面的“页面设置”按钮，还可以“首页不同”、“奇偶页不同”等页眉页脚的设置方法。 7、分隔符的设置分隔符包括分节符、分页符、分栏符和换行符。分隔符必须在普通视图下才能显示。分隔符包括分节符、分页符、分栏符和换行符。分隔符必须在普通视图下才能显示。（1）分节符“节”即文档中的一部分内容。默认情况下一个文档即一个节。可向文档插入分节符进行分节。分节的好处是可在不同的节中使用不同的页面格式设置。每个分节符包含了该节的格式信息，如页边距、页眉页脚、分栏、对齐、脚注尾注等。插入分节符时，先将插入点定位于下一节的开始位置，选菜单“插入”→【分隔符】，弹出“分隔符”对话框，“分隔符”对话框在“分节符类型”中有四种类型可供使用，其含义分别如下：“下一页”：下一节从下一页开始；“连续”：不改变下一节内容的位置；“偶数页”：下一节从下一个偶数页开始；“奇数页”：下一节从下一个奇数页开始。 7、分隔符的设置（2）换行符在输入文字时，当到了一行的末尾，毋须按回车键，系统会自动换行。当开始一个新段落时需按回车键，这时系统用“”作为段落标记符。有时只需换行而不需开始新的段落，可使用软回车，即按+，这时系统用“↓”作为换行标记符。（3）分页符用分页符可将当前页的内容分为两页或多页。移动插入点至将作为下一页文本的第一个字符处。（4）分栏符用分栏符可以将文档从插入分栏符的位置另起一栏。只能在存在分栏的文档中显示效果。页面视图下显示普通视图下显示 8、通过分节符和插入页码设置多个1开始的页码（1）打开需要设置的Word文档，根据自己的章节数量，在每一个章节结束的位置选择“插入”菜单下的”分隔符“，然后从“分节符”的类型选择“下一页”。（2）然后选择“插入”菜单下的“页码”，从弹出的菜单中选择“格式”，在“页码格式”对话框中设置“起始页码”即可。 四、Word长文档的操作 1、大纲的制作与使用大纲视图方式下可以清晰地看到整个文档的文档结构，并且可以通过拖动标题来移动、复制或者重新组织文档。例如要将一个段落移动到另一个位置，只要将该段落标题拖到目标位置即可。制作完成大纲之后，我们就可以利用“视图”菜单下的“文档结构图”快速的浏览和定位Word文档中的内容，这样对于长文档来说特别方便。 1、大纲的制作与使用（1）大纲的制作大纲视图的调整我们新编辑完的一个Word文档中的所有文字是都在同一个大纲级别中的，这时我们就需要将显示方式切换到大纲视图。要从其他视图方式切换到大纲视图方式，可以选择“视图”菜单下的“大纲”命令，或者直接单击水平滚动条左侧的“大纲视图”按钮。并通过“视图”菜单下的“工具栏”调用出“大纲”工具栏。（注：利用“文档结构图”可以使我们更方便的设置大纲级别） 1、大纲的制作与使用大纲级别的制作在左侧“文档结构图”面板里，我们就可以对每一个级别的标题通过“大纲”工具中的相应按钮进行设置。调整至最高级；提高一级；降低一级；调整至最低级；上移一个标题位置；下移一个标题位置；展开此标题内容；折叠此标题内容。注：不要将正文部分也设置标题级别。 1、大纲的制作与使用创建和插入子文档如果某一个子标题中的内容我们已经由另一个文档编辑完成或者其内容较多，我们想单独建立一个文档，这时我们可以利用“创建”和“插入”子文档的功能。相应的我们选择“创建”和“插入”子文档的按钮即可，如果为“插入”，在弹出的对话框中选择已经存在的文件即可。2、大纲的使用制作完大纲后，我们就可以通过“文档结构图”来查看快速浏览此文档了，同时也可以点击左侧“结构图”中的“+”、“-”来展开和折叠大纲。另外，建立了大纲结构，还可以通过此结构自动生产文档目录。 2、文档目录自动生成前面我们已经介绍了大纲的制作，制作好大纲好，我们就可以利用它自动的生成文档的目录。（1）文档目录生成选择“插入”菜单下的“索引和目录”，从弹出的对话框中选择“目录”选项卡。 2、文档目录自动生成设置好相关页码、对齐方式、前导符和显示级别后，点击确定就可以生成标准的目录了。 2、文档目录自动生成（2）目录的更新调用出“大纲”工具栏或直接按键盘上的“F9”键，然后选择上面的“更新目录”，从弹出的菜单中根据自己的需要设置“只更新面码”和“更新整个目录”选项。 2、文档目录自动生成（2）目录的更新调用出“大纲”工具栏或直接按键盘上的“F9”键，然后选择上面的“更新目录”，从弹出的菜单中根据自己的需要设置“只更新面码”和“更新整个目录”选项。 3、设置批注和修订“修订”与“批注”都可以通过各自的方式对文件发表自己的意见，它们的不同之处除了形式上的不同之外，“批注”只以意见的方式出现在某段文字或整个文档中，而“修订”的作用要大的多，利用它可以将已经成文的意见直接添加到文档中作为正文出现，而这段“特殊的正文”正如我们在上面“插入修订”中所介绍的一样，它是以红色下划线（系统默认的设置，可以改变）来着重表示出来的，原作者对这段修订作“接受”和“拒绝”处理。（1）插入批注首先选择要插入批注的文字，然后点击“插入”菜单下的“批注”，写上相应的意见文字即可。（2）批注的删除选中相应的批注，然后点击右键，从弹出的菜单中选择“删除批注”即可。 3、设置批注和修订（3）插入修订首先选择要插入批注的文字，然后点击“工具”菜单下的“修订”，然后把选择的文字键入您想修改后的文字即可。（4）接受修订对于别人作出的修订，如果合理可以接受的话，可以右击修订文字，然后在快捷菜单中选择“接受插入”，此时修订文字的红色字体和下划线就会自动取消，成为变通正文文字，我们就可以对它进行再次编辑，使它与上下文搭配的更加协调。（5）拒绝修订与“接受修订”的操作方法一样，在右键快捷菜单中选择“拒绝插入”即可将修订文字删除。除此之外，还可以直接拖动鼠标选中修订文字然后按“Delete”将其删除也可以达到“拒绝修订”的效果。（6）删除所有批注和修订可以在“审阅”工具栏中，单击“拒绝所选修订”后面的下三角，选择“删除所批注”和“拒绝所有修订”。 五、Word文档表格操作 1、斜线表头首先选中要绘制斜线表头的表格，然后选择“表格”菜单下的“绘制斜线表头”，然后从弹出的菜单中做相应的设置即可。 2、表格自动套用样式系统中已经预先设置好了多种表格的样式，我们可以根据自己的需要直接从系统模板中选中一种表格样式。“表格”菜单下的“表格自动套用样式”，然后从中选择一种样式。另外也可以通过旁边的“新建”或“修改”按钮设置自己的表格样式。 3、利用表格公司自动计算利用“表格公式”可以进行一些简单的运算，单击“表格”菜单下的“公式”，从弹出的菜单中设置相应的公式。可以从粘贴函数中找到支持的公式。注：在公式栏中一定要有位置标识，这里为”ABOVE”。同时也可以利用“排序”功能对表格中的数据进行排序。单击“表格”菜单下的“排序”，设置相关的选项即可。 4、表格标题行重复首先绘制一表格，然后选择第一行，右键“表格属性”，从弹出的对话框中选择“行”选项卡，勾选“允许跨页断行”和“在各页顶端以标题行形式重复出现”两个选项。接头单击“表格”菜单下的“标题行重复”即可。 六、Word图文混排 1、图片、文本框等对象的设置讲到图文混排，首先我们要先介绍一下图片、文本框等对象的设置。（1）环绕方式的设置首先选择要设定的图片、自定义图形等要设置环绕对象，然后右键选择“设置……”，根据对象的不同，选择项不同。然后从弹出的对话框中选择“版式”中设置需要的环绕方式。根据对象不同，选项卡也有区别。对象包括：图片、艺术字、图形、文本框、表格等。 2、对象的组合首先选择要组合的全部对象（图片、图形、自定义图形等），单击右键，从弹出地菜单中选择“组合”下的“组合”。同样，也可以通过此键取消组合。流程图判断数据 3、实例（图文混排）（1）图文混排（2）绘画流程图 七、Word模板 1、模板的制作（1）启动Word2003，进入程序主界面。选择菜单“文件→新建”命令，在“新建文档”任务窗格中单击“本机上的模板”，在打开的“模板”对话框中然后选中“新建”区的“模板”单选框，单击“确定”按钮后。 1、模板的制作（2）从“文件”菜单中选择“页面设置”。在这里，我们可以根据排版需要的具体要求设定“页边距”、“纸型”、“纸张来源”、“板式”和“文档网格等。（3）正文的格式设置。在“格式”菜单中选择“样式”，从“列表”中选择“所有样式”，从“样式”列表中找到“正文”并选中，点击“更改”按钮。 1、模板的制作（4）利用设置正文样式的方法设置各级标题的样式。（5）页眉和页脚设置总之，把自己常用的一些设置在模板中进行修改，然后点击“文件”菜单下的“保存”即可。注意：保存的类型应该为“*.dot”格式的文件。 2、模板的使用如果我们下载或自己制作了一个Word模板，且保存到本机当中时，我们就可以直接利用模板编辑Word文档了。点击“文件”菜单下的“新建”，然后在页面的右侧选择“根据现有文档”，从弹出来的菜单中选择您保存的模板即可。（演示引用目录下的“科学技术协作合同书”）同样，Office已经预装了许多其他的模板，“新建”后选择右侧的本机上的模板即可。（演示稿纸模板） 八、Word打印技巧 1、逆页序打印如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。 2、避免打印出不必要的附加信息有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即可。 3、在打印预览界面下编辑文档我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果，其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮（使按钮处于不按下的状态），就可以在打印预览界面中直接编辑文档了，而不用关闭打印预览。 谢谢大家!!!!