归档材料质量要求

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1、附件2：归档材料质量要求一、对归档材料的普遍要求：（一）齐全完整归档材料应尽可能全面、真实地反映本宗档案主题的基木历史面貌和工作状况；要尽可能收集原件，达到凭证的效果。（二）整齐清洁归档材料应做到页面清洁、整齐、完备,不能出现褶皱、裂痕、污渍等问题；纸质要优良、规格要统一，字迹内容要由碳素墨水或品质优良、着色牢、深墨色的打印耗材生成。（三）格式规范归档材料形成之时就应预留装订边，使用规范版而；装订边内及版而之外都不应冇任何字（印）迹；同一•平而不应随意粘贴附页；尽量避免手写体，无论打印体、手写体,都应做到标准、规范、通用。

2、应避免出现繁体字、□造字。二、对我局系统自行印制所产生的归档材料的要求（-）用纸、排版、印制等要求（执行标准GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》）1、用纸主要技术指标一般使用的纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，纸张口度为85%—90%,横向折度±15次，不透明度285%,PII值为7.5-9.5o2、用纸幅面采用GB/T148小规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210nunX297mm,尺寸允许偏差见GB/T148o3、页边与版心尺寸天头（上口边）为37mm±lmm.订口（左白边）为28

3、mm±lmm；版心尺寸为156mmX225mm（不含页码）。4、制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1俪。5、印制要求对双面卬刷件要求页码套止，两面谋羌不得超过2mmo黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%,印品着墨实、均匀、字面不花、不白、无断划。（―）标准的适用1、以上标准可参考执行于《商品房买卖合同》、《土地房屋登记审批表》、《土地房屋权属登记申请表》、《房屋产籍调查表》、《综合服务大厅收件收据》、《厦门市房地产买卖合同》、《厦门房地产转让及权属

4、登记屮请表》等门主卬制的材料。2、《厦门市土地房屋权证》、《厦门市土地房屋共有权证》属较特殊的材料，可基本按原规格，但内页内容一定要注意预留装订边，此外封皮及封底最好能改为优良纸质材料（现行为塑料压膜，无法打号），如果可能的话，大小最好也设计成A4幅面，将更有利于今后档案的整理、保管和利用。（三）要注意的问题1、在规范的权证、合同中，请不要添加、粘附任何附页，以免影响其今后作为档案的权威性、严肃性，并给后期档案整理、电子录入扫描带來麻烦。如确有需要，区分以下几种情况处理：（1）小于止页的附页：应预先设计与止页大小、质地一致

5、的空口附页托页，专供平面图、身份证复印件粘贴用，并应确保所贴附页四边密闭粘贴，整体平整，与托页形成一个整体，并与托页作为一页存在。当附页横大竖小（横超出正页之宽但小于正页之长）时，应将文头向左旋转90度进行粘贴，并要留有足够的装订边（左侧预留28mm±1俪装订边）o（2）与正页大小相同的附页：当纸质较差或装订边不够时才需要托裱（托裱要求同上）。（3）经过旋转处理后仍有一边长出正页的附页：需要托裱，长出部分要折叠至与正页齐平。（4）大于正页的附页：纸质不次于正页的不需托裱，按“左、上边与正页齐平、长岀部分自右向左、自上向下的

6、原则进行规范折叠；纸质次于正页的则需要托裱，折叠方式同前。注：增加的附页应加盖证明章。2、归档材料屮由打印机打印的字迹一定要清楚（最好是较深的黑墨色），尤其是产权证、产权证存根、审批表等重要材料，日前发现不少此类字迹浅淡，严重影响档案的数字化（录入扫描）工作和档案的保存寿命。3、不要在装订预留范围内（正面为左边距28mm±lmm；反面为右边距28mm±lmm）加盖骑缝章，否则一旦装订成卷以后，影响到今后的利用。4、除了在规范的装订预留范围内可以进行装订或粘贴Z外，请不要在其它任何位置进行装订粘贴，在实践中，曾发现购房合同从

7、上方或右边进行数页粘合，仅仅为了加盖骑缝章，导致今后无法立卷和扫描。5、当一个版面上有两张或以上附图吋，该图应保持方向一•致，不要一个正方向，一个反方向，如果都不是正方向，则应旋转至正方向排列（必要时进行修裱）。三、对非我局系统印制所产生的归档材料的要求这类材料主要指：房屋权属登记申请人提交的票据、身份证及户口薄等复印件、房屋交易双方签订的合同、协议等，对这些非我局口行印制所产生的归档材料，只能在收件时把关，尽量要求捉交的材料符合以上规范，例如复印件要求用A4规格、小张的同类型复印件耍求尽量合并复印成A4规格；手工撰写或填

8、写的材料从文字、字迹、格式方面尽量按以上规范进行要求；对于由相关行政或事业部门通过机打产生的票据，也尽可能地通过协商做到使提交的材料字迹清晰、纸质优良、规格与格式符合标准规范。二OO六年四月二十八口