管理数据表中的数据

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1、第四章管理数据表中的数据7/14/20211在创建数据表后接下来的工作是如何往表中输入数据，并对数据表中数据进行浏览、编辑、修改等操作，实现数据的管理。此外，在查阅数据时，还可以通过打印机将数据表中的数据打印出来。7/14/202124.1编辑数据表中的数据在Access中输入数据与修改数据都是在数据表视图中进行的，用户可以在输入数据的同时，对有问题的数据进行修改。7/14/202134.1.1打开数据库打开要使用的数据库，然后在“对象”栏中选择“表”选项，在列出的数据表中选择要进行编辑的数据表。7/14/20214

2、例如，选择“职工情况”表，双击或单击数据库工具栏中的按钮即可。7/14/202157/14/20216在数据表视图的下方有记录浏览按钮()，其中显示的数字就是目前表中记录指针所在的记录号，单击或按钮可以向前或向后移动记录指针，单击或按钮可以将记录指针移到第一条或最后一条记录，单击按钮可以将记录指针移到最后一条记录的后面。7/14/202174.1.2选定记录对记录进行操作前，首先需选定要操作的记录。选定一条记录的方法为：将鼠标移到记录左边的记录选择器上，然后单击鼠标左键，此时被选定的记录会醒目显示（反白显示）。如果要

3、选定连续的多条记录可以用鼠标在记录左边的记录选择器上拖曳，使要选定的记录醒目显示。7/14/20218单击这里可以选定整个表记录选择器7/14/202194.1.3删除不需要的记录选定要删除的记录，然后按[Delete]键，确定是否删除选定的记录。7/14/2021104.1.4记录的复制与替换当有相同的记录时，可以使用复制的方法来快速输入数据。首先选定要被复制的记录，然后选择“编辑”菜单中的“复制”命令或按[Ctrl]+[C]组合键进行复制。选定表最下面的空记录，然后选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令或按[Ctrl

4、]+[V]组合键进行粘贴。7/14/2021114.2改变数据表的外观通常当打开数据表视图时，Access会以默认的列宽和行高来显示数据表。但大多数时候需要调整列的宽度或行的高度。4.2.1改变单元格的列宽和行高调整列宽的方法：将插入点移到要改变列宽的那一列，然后打开“格式”菜单，选择“列宽”命令，出现“列宽”对话框。7/14/202112设置列宽在“列宽”文本框中设置列的宽度，如果要自己设置列宽，就不选取“标准宽度”复选框。单击[最佳匹配]按钮可以使列宽与该列中最长的数据相匹配。7/14/202113此外，还可以

5、用鼠标来快速调整列宽。可将鼠标光标移到数据表上方字段名称之间的分割线上，这时光标会变成“”形状，直接拖动表上面字段名称之间的分割线即可改变列的宽度。7/14/202114调整行高的方法：打开“格式”菜单，选择“行高”命令，出现“行高”对话框。不要选取该复选框设置行高7/14/202115另外，也可以用鼠标来快速调整行高。将鼠标光标移到数据表上左边的记录选择器的分割线上，这是光标会变成“”形状，直接拖动表上面字段名称之间的分割线即可改变行的高度。7/14/2021164.2.2改变字段的显示位置Access默认显示字

6、段的顺序，是按照设计表的字段顺序排列的，根据需要可以改变字段的显示顺序。其方法是：首先选定要移动的字段，然后使用鼠标将其拖曳到需要的位置即可。7/14/202117选定要移动的字段移动到这里7/14/2021184.2.3冻结字段当表中的字段较多时，在表的窗口中只能显示出记录的一部分字段，这时就需要使用滚动条来查看窗口中未显示出来的内容，但是这样又会将原来显示的部分内容隐藏起来，如果希望某些字段不被隐藏，这就需要将这些字段冻结，以便在滚动显示的内容时这些字段总是显示在窗口中。7/14/202119冻结字段的方法：先选

7、定要冻结的字段，然后执行“格式”→“冻结列”命令，这时可以看到被冻结的列显示在最左边。而拖动水平滚动条移动表中的列时，被冻结的字段总是保持在窗口的最左边，不会随其他列移动。7/14/2021207/14/202121被冻结的字段总是显示在最左边7/14/2021227/14/202123如果要释放被冻结的字段，可以选择“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”的命令即可。7/14/2021247/14/2021254.2.4隐藏字段Access默认显示表中所有的字段，如果表中的字段较多，就需要不断滚动显示的内容来进行查看

8、，这样会觉得很麻烦。如果只需要查看表中的少数字段，这时可以将不用的字段隐藏起来。先选定要隐藏的字段，然后打开“格式”菜单，选择“隐藏列”命令即可将选定的字段隐藏起来。7/14/202126还有一种方法是将鼠标光标移到要隐藏字段选择器的右分割线上，待光标变成“”时移动鼠标将其拖到左分割线处，然后释放鼠标即可将该字段隐藏起来。7/14/202127