合同法务管理

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1、合同法务管理201—07-OS陶光辉法务人俱乐部在目前经济与法律状况下，企业的合同行为己渗透到企业运营的各个方面。法务对合同的管理，是法务清单中最为重要的一环。合同包括合同策划、合同起草与审核、合同签署、合同履行与变更、合同终止、纠纷处理、归档保管等关键环节。法务对合同的审核与修改，不仅是个法律专业问题，更多的是个管理问题；律师对合同的审核与修改，却是个单纯的法律专业问题，而不涉及管理问题。站在法务角度，以企业合同行为中的关键环节为管理要素，是一种有效的合同管理方法。一、合同起草与审核当合同双方

2、确定了交易意向后，进入合同起草环节。从法务管理角度，合同起草时应注意以下几个问题。首先，在完全了解合同事项的交易背景及交易方式之后才能进行合同起草。交易背景一般体现在合同序言部分。如大部分合同会有一个"鉴于"部分。交易方式涉及合同的逻辑安排，最为体现合同制作的功底。事实上，对交易背景和交易方式的理解和运用虽然是合同Z外的事宜，但在一次起草的合同过程中，其作用丝毫不亚于合同文字的书写或编排工作。其次，按照合同的基本结构来起草。合同的结构包括合同内容结构和合同形式结构。《合同法》规定了合同应当具备的

3、基本要素，归纳起来可包括如下条款。①当事人及住所；②标的；③数量与价款或报酬；④质量；⑤履行期限及方式；⑥结算期限及方式；⑦检验方法；⑧违约责任；⑨争议解决办法。合同的内容结构即是由以上合同基本要素按一定逻辑顺序进行排列的。合同的形式结构则可分为合同首部、合同序言、合同正文、合同尾部、合同附件等几部分。再次，条款的表述方式要专业化。合同所用的书面语语体是非常正式的专业语体,风格严谨、凝练、庄重，逻辑严密。没有这样风格的表达，合同就无法"形似”专业法律文书。当然，合同是陈述交易双方的意图，固定合同

4、方的权利义务的书面载体，不能为了专业而专业，故应同吋避免使用一些生僻、难懂的词语和语句。最后，合同起草中的一个重要问题是合同起草权的问题。一般来说，合同由哪方起草，该方即掌握主动权。实践屮，商业地位强势的一方，如买卖合同屮的卖方、收购合同中的买方、商业地产租赁合同的岀租方等等，会要求合同起草权。大部分情况下，另一方也不得不接受。鉴于合同起草权中隐含的利益，建议弱势一方尽量创造机会争取合同起草权。合同审核是法务部针对已有的合同文本及相关资料，对其进行检查和分析，站在己方立场，就合同中存在的法律问题

5、及其他问题，提出修改、增删、调整等意见的专业活动。合同审核的工作基础跟合同起草的工作基础是一致的，都是对商业交易用合同形式进行固定。但绝大多数合同事项都是己经发生且重复发生的商业交易，合同参考文本也随处可见。所以，对于法务部来说，大部分的时间是用在合同审核上，而非合同起草。合同审核的流程在不同的企业是不同的。从企业运行过程来看，一般可包括如下几个环节：①经办人起草合同；②经办部门负责人审核合同；③执行部门审核合同；④财务•部门审核合同；⑤法务部审核合同；⑥公司领导审核等。各部门分别从本专业角度出

6、具明确、具体的意见，再由法务部门从合同整体角度把关，提出综合性意见和建议，而不仅仅是局限于法律专业意见。最后，由公司决策人决定是否采纳各部门和法务部门的意见和建议。在一个完整的合同审核流程中，各部门的各自审核部分的分工与协作特别重要。合同是记载交易的书面载体，本身是完整的。如果非要有所区分的话，可分为商务条款、技术条款和法律条款等三类。但事实上，观察实际合同中这三类条款，其实并没有严格的界限。这有时会导致各部门与法务部的"扯皮"现象。业务部门会认为合同所有条款都是法律条款，都应由法务部门审核；法

7、务部门认为合同当中的技术问题、财务问题最好由相关部门岀具意见。比较有效的做法是，坚持专业分工的原则，由技术、商务人员负责技术、商务条款的基础审核，由法务人员负责法律条款的审核；最后由法务总监或法务部合同负责人从企业整体风险控制的角度对合同进行复核。复核时，同时注意合同的合法性、严谨性和适用性。复核完毕，交由公司最高主管领导进行决策。合同可从形式和实质两方面进行审核。形式审核，是指依据企业的管理流程，对合同资料、文木表述、逻辑结构等方面进行审核，该项审核一般不涉及法律专业问题。形式审核的依据是公司

8、事先公布的规章制度与管理流程，如合同管理办法、合同审批流程、采购管理办法等。形式审核的要点包括审核报送合同资料的完整性、背景内容介绍、合同文本的来源、合同文本的结构、合同行文格式的规范性、合同用语和文字是否有明显的错误等。如果合同从形式上就不符合公司规定，也不符合基木的合同规范，法务部门可将该合同退回承办部门要求重新报送。实质审核，是指依据法律规定和企业制度，对合同内容的合法性、合规性、合商业交易n的性等方面进行审核并提出修改意见或进行风险提示。实质审核的n的是保证合同合法、合规、合商业目的，并