规范档案管理实施制度

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1、关于规范公司档案管理工作的实施方案为规范我公司档案管理，避免档案遗失，提升档案管理水平，现结合我公司实际，对规范公司档案管理工作提出如下实施方案。一'规范档案管理的重要意义企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，广泛渗透于企业活动的各个环节。企业在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，离不开真实完整的档案信息。当前，随着公司的不断发展壮大，公司档案的门类越来越多、数量越来越大，但是公司档案管理工作滞后于公司的快速发展，很多重要文件资料来之不易，如果因为保管不善造成丢失或损坏，后果非常严重，因此，建立规范的企业档案管理体系意义

2、重大。二、具体措施（一）建立公司档案管理制度。建立和完善档案建设的各类制度及簿册，明确归档内容、种类及归档范围，明确管理机构和主要职责，规范建立各类档案的借阅、管理和登记工作。（二）做好资料收集工作。各类档案的收集、归档工作由董事长办公室牵头，其它部门负责配合。即：行政综合类由董事长办公室负责；组织人事类由人资源部负责；会计统计类由财务部负责；生产技术类由车间部门负责；基建、规划、土地资料由相关经办部门负责。（三）加强硬件设施。设置档案室一间；安排培训专职或兼职档案室管理人员1名；配备档案柜若干，配备计算机一台，照像机一部，小型

3、录像机一台，专业扫描仪一台，彩色打印机一台及档案管理软件、灭火器等。（四）做好各类档案归档入库工作。在做好资料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案、机器设备工程管理档案等各大类进行收集、归类、整理入库。（五）搞好档案软件录入工作。将历年文书档案目录逐一录入电脑，以便于查阅。同时把历年声像资料刻录成光盘保存。三、工作要求档案管理是企业发展中必不可缺少的一项重要工作，各部门要引起足够的重视，大力支持，密切配合，把本部门的归档立卷的工作分类做好，需要上交档案室的经董事长签字后进行移交，以确保各类档案资料的完整保存，为企业的快

4、速发展服务。二O—八年四月七日档案管理办法为了加强档案资料的科学管理，逐步实现档案工作规范化，确保档案的完整和安全，更好地为公司各项工作服务，根据档案工作特点和要求，结合企业实际，制定本管理办法。一'档案管理的主要内容及归档范围'归档种类（一）主要内容1、凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。2、档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。3、负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。（二）归档范

5、围凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。（三）归档种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包

6、括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同文书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、环评、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9、人力资源资料。包括企业及下属各部门的人力资源任命、人力资源调整

7、、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、声像制品资料。包括各级领导视察、企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12、技术性资料。包括各类设备、产品的工程图纸、说明书、及生产方面技术文档、竣工资料等。13、生产管理类。包括各种生产计划、统计报表、生产管理、统计分析活动及质量管理方面的制度、认证等各种文件材

8、料。14、其它需归档的资料。二、归档文件的整理原则及质量要求（一）归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求。（三）己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退