【精品】物业公司档案管理实施办法

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1、光大物业公司档案管理实施办法（试行）第一章总则第一条为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。第二条本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。第三条根据业务档案特点，管理范围暂吋不包括会计档案、人事档案,其管理工作暂由相关部门负责。第二章档案体制及职责第四条组织机构及岗位设置1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；

2、各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。第五条档案室主要职责1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设。3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收

3、集、积累、整理和归档工作。4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。5、负责公司档案的编研工作。6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。第三章归档第六条本办法中的归档是指文书部门或业务部门将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理交本公司档案室保存的过程。第七条归档范围1、公司文件材料的归档范围、保管期限和归档责任部门(见附件一)2、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片及底片、实物等载体形式。3、对于规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有

4、或拒绝移交。4、日常工作中，各部门兼职档案资料员应按照归档范围要求做好本部门形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遗失。第八条归档时间(-)各类文件材料归档时间要求：1、管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。2、外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。3、员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。4、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，移交公司会计档案室保管。5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。6、光盘、照片及底

5、片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。7、下列文件材料应随吋归档：（1）变更、修改、补充的相关文件材料；（2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（3）其他临时重要活动屮形成的文件材料。（二）各部门形成的文件材料具体归档时间（见附件一）（三）各部门必须严格按照归档时间进行归档，不得推迟和延误。否则，将追究有关人员的责任。（四）如确因工作需要不能按时归档的部门，应主动向公司档案室报备，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。第九条归档文件质量要求1、整理归档的文件材

6、料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。2、归档的文件材料应为原件。如确实无法保存原件的，可以保存复卬件，但必须说明原因并注明其原件存放处，必要时须加盖印章。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。文件材料归档后不得更改。3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。5、归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。6、归档

7、的文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式二份或以上。7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。8、声像类、实物类档案画而要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。第十条归档手续1、各部门兼职档案人员先检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交（接收）登记表（见附件二），打印一式两份随文件材料一起向档案室移交。2、档案室接收档案时，应根据档案移交登

8、记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。第四章档案分类第十一条档案分类及其内容根据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，将公司档案分成以下七大类：1、文书档案：主要包括公司文件、往来函件、上级来文、经营管理等管理性文件材料。2、设备仪器档案：主要包括办公设备、机械设备等跟设备有关的文件材料。3、合同档案：主要包括行政、后勤、工程、租赁等