物业公司档案管理分类表

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1、8.档案类目分类8.1档案一级类目表一级类目编号备注行政管理类1人力资源管理类2财务管理类3品质管理类4物业前期介入类5物业承接验收类6业主入伙管理类7顾客关系管理类8工程管理类9公共秩序管理类10环境管理类118.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称1行政管理1-1组织机构1公司章程、验资报告、注册资料长期1行政管理2股东会文件、董事会文件、监事会文件长期3机构变革记录、公司大事记长期1-2证照管理1证照原件长期2证照申办资料长期3证照使用记录3年

2、4证照变更记录长期5证照年检记录长期1-3印鉴管理1印鉴制作、变更、废止记录长期2印鉴使用记录3年1-4行文管理1内发文件、外发文件、行文审批记录长期2外来文件及归档记录长期3请示、报告、函件长期4介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期1-5合同管理1标准合同范本长期2各类合同、协议原件及评审记录长期3各类合同、协议的执行记录长期1-6会议管理1各类会议记录、纪要和会议签到记录长期2会议决议处理记录长期1-7采购管理1物资需求计划和采购计划3年2采购比价记录3年3物资验收记录3年4供方评价记录和合格供方名录3年1-8库房管理1物

3、资出入库记录3年2库存物资台帐3年3库存物资盘点记录3年4库存物资月报表3年1-9物资管理1固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期2办公设备、设施和工机具维修保养记录1年3物资盘点、调拨、转让、报损记录长期1-10宿舍管理1住宿人员情况及分布情况长期2宿舍检查记录1年1-11法律事务1法律纠纷记录长期2律师函件长期3讼诉材料、公证材料长期1-12新闻媒体1新闻发布记录长期2专题新闻报道长期1-13书刊档案1书刊目录长期2订阅及购买记录3年3书刊借阅记录3年1-14档案管理1档案目录清单长期2档案借阅记录3年3档案接收及移交记录长

4、期4档案销毁记录长期1-15内刊管理1内刊原件长期2内刊稿件记录3年3内刊发放记录3年4内刊投稿奖励记录3年1-16水电管理1办公水电使用记录1年2宿舍水电使用记录1年1-17通讯管理1办公电话申办记录长期2办公电话分布记录1年3办公电话费额管理3年4移动电话费额管理3年5通讯录，包括各公司通讯录1年1-18参观接待1参观接待材料1年2来访领导题词签名册长期3来访者赠送礼品登记长期1-19外协单位管理1外协单位名录长期1-20企业文化1企业文化活动记录长期1-21声像档案1照片档案长期2光盘档案长期3硬盘档案长期4录音带档案长期5

5、录像带档案长期1-22实物档案1证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等长期8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称22人力资源管理人力资源2-1人力资源规划1人力资源配备计划5年管理2工作分析和职位说明书5年2-2招聘管理1招聘申请3年2招聘计划3年3招聘启示3年4人才库3年2-3教育培训1培训需求调查3年2员工培训计划3年3内部培训记录3年4外送培训记录3年5培训讲议集长期6培训考核试题集长期7培训评估记录3年8内部讲师选拔、评审和管理记录3年2-4考

6、勤管理1员工排班记录3年2员工出勤记录3年3员工加班记录3年4员工换班记录3年5员工休假记录3年6员工考勤月报表长期2-5绩效考核1绩效考核方案3年2绩效考核原始记录长期3绩效考核结果及应用记录长期4员工奖惩记录长期5优秀员工评比资料长期2-6薪资管理1工资表长期2工资调整记录长期3工资发放记录长期4个人所得税报表长期5工资卡办理及领用记录3年6行业薪资调查情况3年2-7福利管理1员工保险开户记录长期2员工养老保险办理记录长期3员工医疗保险办理记录长期4员工失业保险办理记录长期5员工工伤保险办理记录长期6员工生育保险办理记录长期7

7、员工住房公积金办理记录长期8员工商业保险办理记录长期9员工福利费发放记录长期10员工福利用品发放记录长期11员工体检记录长期2-8员工管理1员工花名册长期2员工月报表长期3员工个人档案长期4员工导动记录长期5劳动合同签订记录长期6员工满意度测评记录5年8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称3财务管理3-1会计凭证1原始凭证长期2记账凭证长期3汇总凭证长期3-2会计账薄1总帐长期2明细账长期3银行日记账长期4现金日记账长期5固定资产账长期6物业服务费

8、长期7其它辅助账薄长期3-3会计报表1月、季度会计报表长期2年度会计报表永久3其它会计报表长期3-4预算管理1年度收支预算长期2月度资金计划长期3预算执行情况长期4年度收支决算长期3-5其它会计档案1会计移交清册长期2会计档案销毁清册长期3会计档案