学校档案制度

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1、档案接收制度一、接收时间及程序1．在研究课题结束后次年7月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段的管理文件，到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组的材料进行分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上）整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每年的11月、12月不接受科研课题归档工作，其它档案照常接收。2．机关各部门每年六月底前将预立卷的文件材料移交综合档案室。3．基建项目在竣工验收后六个月内归档。4．大型仪器设备在验收后归档。5．会计档案每年十月底以前归档（保存两年后）。6．刊物档案

2、每年年底前立卷归档。7．声像档案每年六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。8．去世五年后的人事档案每年六月底前归档。9．研究生毕业论文在答辩后归档。10．公开发表的论文每年三月二十日前归档。11．专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料。二、立卷人认真填写移交目录，立卷人与接收人应在移交目录上鉴字，各保存一份（移交目录表由综合档案室提供）。目   录　1、档案管理制度2、档案库房管理制度3、档案归档制度4、档案保管制度5、档案收集制度6、档案整理制度7、档案立卷制度8、档案借阅制度9、档案保密制度10、档案统计制度11、档案销毁制度12、会计档案管理制度13、科研档案管

3、理制度14、设备档案管理制度15、基建档案管理制度16、声像档案管理制度17、信用档案管理制度18、电子档案管理制度19、档案室“四参加”工作制度　　档案管理制度　一、为加强学校档案管理，根据《档案法》和科技事业单位档案目标管理的要求，结合本校实际，制定本制度。二、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括文件、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。三、加强安全保密工作，维护档案的安全，防止发生失、泄密事件。四、负责档密的日常借阅、信息咨询

4、和技术服务，编制必要的案卷目录、检索工具，为准确、及时地提供利用创造条件。五、归档范围：执行《山东省济南卫生学校档案分类编号实施办法》及《档案分类主表、保管期限表》。六、归档的基本要求：1．凡归档的文件材料，必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料，组成标准的保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目负责人或有关领导审核后，办理归档手续，移交档案室。2．归档的文件材料，必须用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必须用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。七、归档时间：1．各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档的文件

5、材料，年底整理好，于第二年三月份移交综合档案室，由档室负责立卷归档。2．科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校的归档范围，向档案室移交全部科研文件材料。3．基建办公室，在完成一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围，向档案室移交全部竣工文件材料。4．会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保存一年后，再向档案室移交。5．设备档案在设备、仪器的开箱时，由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账，填写人库清单，文件材料的原本由档案室接收存档，复制一份交使用部门。　档案库房管理制度　一、为加强档案库房的科学管理，最大限度地延长档

6、案的寿命，有效地为学校的各项工作提供信息，根据本校实际制定本制度。二、严格遵守党和国家关于档案安全、保密等有关规定。三、档案柜排列整齐、规范，档案柜与墙壁保持一定距离(不小于10cm)，便于通风、降温、去湿。四、库藏档案必须按形成规律和分类科学排架，便于查找利用。五、定期对库房进行清理核对，做到账物相符。六、库房内每年更换一次防虫药品、防止虫、霉损坏档案。七、档案入库时要进行除尘处理，档案在任何情况下应避免阳光直射，如有外窗时必须备有窗帘作为遮阳措施。八、经常保持库内整洁通风，做好温、湿度记录，库温保持在14-２４℃，变化幅度不超过±2℃。相对湿度控制在45-60%，变化幅度不超过

7、±5%。九、库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作，确保档案安全。十、档案管理人员离开库房时，必须关闭电源锁好门窗，节假日前要封存库房档案。十一、档案库房是保管各种档案的重地，非档案工作人员不得进入库房。　档案归档制度　一、凡记录反映本校职工活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。二、各科室兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排