财务软件应用实务 第3章 总账管理

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1、第三章总账系统3.1总账系统功能概述3.2总账系统的初始设置3.3日常处理13.1总账系统功能概述23.1.1总账系统功能结构及操作流程一、总账系统功能结构1.系统初始化2.凭证管理3.账簿管理4.辅助管理5.出纳管理6.月末处理二、总账系统操作流程总账系统的操作流程如图3-1所示。33.1.1总账系统功能结构及操作流程图3-1总账系统操作流程43.1.2总账系统与其他系统间数据传递关系总账系统是会计电算化信息系统的核心系统.一方面，各专项业务核算子系统生成的记账凭证均需传递到总账系统中进行进一步处理；另一方面，各专项业务核算子系统也可从总账系统中提取相关数据。总账系统与其他专

2、项业务核算系统间的数据传递关系如图3-2所示。53.1.2总账系统与其他系统间数据传递关系图3-2总账系统与其他子系统的数据传递关系63.2总账系统的初始设置73.2.1系统选项设置在会计软件的各子系统中一般均设有系统选项设置功能，其作用有两个：一是定义本子系统与其他子系统的功能应用模式和数据传递内容；二是定义本子系统内重要的应用参数，其作用将会具体体现在该子系统的各项操作中，从而有效实现软件的控制功能。83.2.1系统选项设置系统选项的设置可以在两个环节进行：1.在每一子系统启用时，会要求对必要的系统选项进行设置，如第一次使用总账系统，会出现启用提示界面，如图3-3所示。其中

3、“客户往来款项”和“供应商往来款项”选项设置决定了用户采用的往来款项核算模式。其他选项为总账系统内的应用控制参数，包括：（1）启用月份。（2）凭证控制。①凭证审核控制到操作员。②出纳凭证必须经由出纳签字。（3）凭证编号方式。（4）外币核算。93.2.1系统选项设置图3-3总账系统启用选项设置103.2.1系统选项设置2.在启用子系统后，通过在总账系统菜单“设置”下拉项中，选择“选项”，进入总账选项设置窗口，如图3-4所示。用户可以根据需要对系统选项进行设置和调整，包括：（1）凭证。①制单控制。A.制单序时控制。B.资金及往来赤字控制。C.可以使用其他系统受控科目。D.允许修改他

4、人填制的凭证。E.支票控制。F.制单权限控制到科目。②凭证控制。113.2.1系统选项设置图3-4总账选项设置123.2.1系统选项设置（2）账簿。①打印位数宽度。②明细账（日记账、多栏账）打印输出方式。③正式账每页打印行数。④凭证打印行数。⑤凭证、账簿套打。⑥明细账查询权限控制到科目。133.2.1系统选项设置（3）会计日历。①总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。②已录入汇率后不能修改总账启用日期。③总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。④总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。⑤第二年进入系统，不

5、能修改总账的启用日期。（4）其他。143.2.2会计科目设置1．整理会计科目（1）会计科目编码设计与整理编码主要包括会计科目、客户、供应商、部门、职员等，在运用会计信息系统进行账务处理之前，必须确定系统中各类编码的编码方案，并按规定的方法对会计科目等进行编码整理。在设置会计科目结构时应注意两点：一是合理的各级编码长度；二是考虑会计软件的功能设计对会计科目设置的影响，充分发挥系统的辅助核算功能。153.2.2会计科目设置（2）辅助核算辅助核算:该科目之下按照辅助核算项目进行明细核算。辅助核算的优势：①辅助核算项目的内容一般均可按辅助核算项目归类放置，可以对核算项目在不同会计科目下

6、的明细资料汇总反映，一目了然，便于管理和控制。②核算项目的编码灵活方便，可采用独立的编码方法，不受会计科目编码结构和长度的限制，编码中可以使用汉字、字符、数字等，便于记忆和使用。③采用明细科目核算时，每个会计科目下只能按一个细分标准下设明细科目，但在一个会计科目下允许同时设置多种辅助核算。163.2.2会计科目设置会计软件一般可提供以下五种辅助核算功能：部门、个人往来、客户往来、供应商往来和项目辅助核算。按以下步骤设置项目辅助核算：A.在会计科目中选择设置项目辅助核算。B.定义项目大类。C.指定核算科目。D.定义项目。173.2.2会计科目设置2．会计科目设置在总账系统菜单“设

7、置”中，选择“会计科目”选项，进入会计科目列表窗口，该处列出已设置的所有会计科目，在此，可以单击相应按钮对会计科目进行增加、删除、修改的工作。单击“增加”按钮，进入新增会计科目窗口，如图3-5。183.2.2会计科目设置图3-5会计科目设置193.2.2会计科目设置在设置会计科目时，需要特别注意该科目是否进行：（1）辅助核算。设定该科目在总账中的明细核算方式，企业根据实际需要选择。（2）外币核算。设定该科目核算是否进行外币核算，以及核算的外币名称。（3）受控系统。设定总账系统与专项业务核算子