第二讲文书立卷share

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1、第二讲文书立卷7/23/20211一、主要内容介绍文书立卷的方法文书立卷的步骤文书立卷的操作技巧文书立卷的要求文书立卷技能要点文书立卷工作流程图文书立卷的原则7/23/20212二、文书立卷概述文书立卷是整理与保存文件的一种方法。是由文书人员将上一年度已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件，按照其形成的规律和内在的联系组合成案卷，使之系统化，以备日后查考利用的工作。我国实行的是文书部门立卷制度，即由承办和处理文书的部门进行立卷工作。具体说，就是由文书部门和各业务部门的专、兼职文书人员负责立卷工作。7/23/20213立卷的准备归档文件收集立卷的组

2、织四、文书立卷工作程序流程图：归档文件价值的鉴定卷内文件的排列归档文件的组卷归档文件整理与分类页号或件号的编制卷内文件目录的填制卷内备考表的填制案卷的装订文件的技术处理封皮的编制案卷题名的拟制案卷7/23/20214一、文书立卷的准备1.了解并熟知立卷原则2.明确立卷的质量要求3.掌握立卷方法4.编制档案分类方案和立卷类目准备什么？怎么准备？7/23/20215（一）文书立卷的原则遵循文件形成的特点和规律，保存文件之间的有机历史联系，反映机关工作的历史面貌，区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。7/23/20216文件的特征从所给的文件中找出文

3、件的六大特证7/23/202171.根据文件本身的特征组卷（1）问题特征将反映同一事件、人物、事物、问题或工作性质的文件组合在一起立卷。时间特征是指文件内容针对的时间或文件形成的时间。（2）时间特征将属于同一时间（同一年度、同一时期、同一季度、同一学年、同一月份等）的文件组合在一起集中立卷。（3）文种特征将文种相同的文件组合在一起立卷。（4）作者特征将同一作者的文件组合在一起立卷通讯者特征是作者特征的特殊形式。（5）通讯者特征两个以上机关就某一或几个问题进行联系形成的来往文书。将两个以上机关进行联系所形成的来往文件组合在一起立卷。（6）地区特征地

4、区是指文件内容所涉及的地区，而非制文机关的所在地。按地区特征立卷，就是将内容所涉及同一地区的文件组合在一起立卷。7/23/202182.结合并灵活运用“六个特征”组卷即要求我们在一个案卷中至少要运用到三个以上特征来组卷。《XX市档案馆2000年档案利用效果统计表》作者特征时间特征问题特征文种特征《XXXX大学2000－2004届毕业生就业流向一览表》《国家、省、市教育部门2004年关于招生工作、助学贷款、学校各项收费等的意见、通知等》作者特征时间特征问题特征文种特征《XXXX大学2004年学籍管理、教学管理考务管理等的决定、规定、通知等》7/23

5、/202193.适当照顾文件材料的保存价值组卷一般情况下，应将不同保存价值的档案分别组卷。即组好的卷应分别形成永久卷、长期卷和短期卷。在实际工作中，常常会出现照顾保管期限与保持文件的密切联系或文件的熟练之间发生矛盾。正确的做法：首先判定保管期限不要孤立地只从一份文件来看其保存价值，应从有密切联系的一组文件来考虑。即当一组文件之间有一定的联系，但因保存价值悬殊，又有相当数量，分别立卷并不妨碍对主要文件的查考利用时，可适当分别立卷；如果文件之间的联系紧密，分别立卷不便于利用时，这些文件的保管期限就应当统一看待。其次，允许永久卷中有个别长期保存价值的文

6、件，且这些文件与永久卷中的其他文件有密切联系，不易分开来立卷；允许长期卷中有个别短期保存价值的文件，且这些文件与长期卷中的其他文件有密切联系，不易分开来立卷。但是反之则不行，即短期卷中不能有长期保存价值的文件，长期卷中不能有永久保存价值的文件。7/23/202110（二）文书立卷质量要求1.立好的案卷应能反映本机关工作活动的规律和特点，应能反映本机关工作活动的历史面貌。2.立好的案卷应能保持文件之间的历史联系。3.立好卷的文件材料应齐全、完整。即包括种类、份数，以及每份文件的页数都应齐全完整，不能手头有多少就整理多少不能出现缺页、错页等现象。4.

7、相同年度的文件不得分开，不同年度的文件不得混淆；跨年度文件：请示与批复放在批复年，规划、计划、预算放在第一年，总结、决算放在最后一年，会议文件放在开幕年，案件材料放在结案年；专门年度文件（如教学、征兵等）按专门度立卷。5.带密文件与非密文件应分别立卷，不得将带密文件放入非密文件卷中。6.不同保管期限的文件原则上应分别立卷。7.不同载体的文件应分别立卷。为了便于保存，不同载体的文件不能放在一起立卷，应分别立卷。但是为了保持有的不同载体的文件之间内在联系、历史联系，应分别在不同载体的《文件卷内目录》的备注栏中标注互见信息。如在照片卷中的《卷内文件目录

8、》的备注栏中标注“文件见文书卷XX卷XX页”，在文书卷中的《卷内文件目录》的备注栏中标注“照片见照片XX卷XX页”。8.密不可分的文件不