企业档桉管理

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1、企业档案管理一、档案的概念和作川＜档案的含义＜档案的作用二、档案工作的内容和原则＜档案工作的基木内容＜档案工作的基木原则三、立卷和归档＜立卷的作用＜立卷的范围和方法＜归档的作用＜归档的范围、时间和要求四、档案管理工作＜档案的收集＜档案的整理＜档案的鉴定＜档案的提供利用＜档案的保管一、档案的概念和作用档案工作是秘书部门的重要工作内容么一。档案是机关、团体、金事业单位在工作中直接产生和现实使用的文件材料，是经过收集整理，集小保存起来的历史产物。它不仅真实地记录了机关活动的而貌，而口对今后的工作也具有巨大的借鉴作用。所以，做好档案管理工作,是秘书部门的一项重要任务。＜档案的含义档案是机关、组

2、织和个人在社会活动屮形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图彖、声音及其他各种方式和载体的文件材料。这里有3层意思：（1）档案是山机关工作中形成的各种文件材料转化來的，而不是专门编写和制造的。如深圳行政学院举办的深圳市秘书人员岗位培训班所发布的招生通知；1990年11M7口《深圳特区报》刊登的《我市文秘人员岗位培训班开学》的消息；为了加强学员之I'可的联系而印发的学员名册；为了纽织好教学而制订的《课程表》以及编发的教材；为了总结经验、进-步提高教学质量而召开的座谈会和总结会所形成的会议记录、经验总结之类的材料等等。把以上这些文件材料保存起來，就形成了深圳行政学院秘书人员岗位培训班

3、的档案，它们是该学院档案的一部分。（2）档案的形式是多种多样的。我们经常见到的档案是用文字书写的材料。其实，从古到今，档案的形式都是多种多样的。特别是随着社会的发展和科学技术的进步，机关工作中使用的各种文件材料的载体和制成方法的变化，构成档案物质形式的多种多样。从档案中信息的记录和表达方式看，不仅有文字的，还有图象的，声咅的等等；从档案的载体材料看，有甲骨的,金石的，竹木的,绢帛的,纸张的,胶片的,磁带的,等等;从信息记录在载体上的方法看，乂有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录象等多种。由此可见，档案的范围，既包括传统的常规的机关文件（公文），也包括相当于文件性质的各种材料，如帐册

4、、图样、地图、彩片、照片、录音带、传票、凭证以及各种手稿等，述有用计算机阅读的文件。目前有的国家止研究"无纸办公室"，随着社会的向前发展，档案的形式还会不断丰富。（3）不是所令的文件都成为档案。文件转化为档案是有条件的：！文件必须办理完毕而成为历史记录时才能转化为档案，正在起草、印制、办理过程屮的文件材料不是档案；“对口后工作仍有杳考价值的文件材料才需要转化为档案；#按一定规律集中保存起來的文件材料才可能最终成为档案。一句话，办理完的，口后还有査考作川的文件材料，按一定规律保存起來才可能成为档案。文件成为档案还可叫文件，只是它的作用、意义不同了，有了新的意义。即档案是历史文件，是有查考

5、价值的文件，是组合、保存起來的文件。文件什么时候成为档案，各个国家、各个单位情况不同。我国机关是归档后就成为档案。在欧、美国家，文件到了档案馆后才成为档案，在机关仍然叫文件。美国、南斯拉夫等国就是如此。档案的种类从内容来划分，可分为文书档案、科技档案和各种专门档案。＜档案的作用（1）档案可作为机关工作杳考的依据。档案是过去机关工作活动的记录，可为机关领导和工作人员总结经验、制定计划、处理问题、复查案件等提供有力的凭证和参考资料，有利于克服官僚主义、提高机关工作质量和工作效率。（2）档案可为经济建设提供依据和参考资料。档案中记载着工农业和各种生产活动的情况,会给正确的经济决策和科学的预测

6、提供仃力的依据和必要的参考资料，以提高现代化生产管理和技术管理的水平。（3）档案可成为政治斗争的镌刻工具。档案中记载着国内外敌人不同时期和各个方而的活动情况，镌刻着我国人民进行革命斗争的历史事实。这是党和国家进行对敌斗争的锐利武器。（4）档案可为科学研究捉供必要的资料。科学研究是一项探索未知的活动。它包括两个基本的内容：一个是事实探掘能说明真理的被人们忽视的事实；一个是规律从无数事实中总结出规律。无论是前者还是后者，都需要借助于档案资料。周恩來同志1956年在《关丁•知识分子问题的报告》中说过：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学研究准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的

7、是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”这里，周总理是把提供档案资料作为科学研究的一个必要条件。从本质上来概括档案的作用，无非是两点：一是情报作用（也称情报价值），档案存储了有关自然界和人类社会的人塑信息；二是凭证作川（也称凭证价值），档案是人们在实际活动中形成的原始记录，具有各种真实的历史标记，如图章、签字、照片、录音等档案本身就是—•种证据。档案的作用还可以说出很多，总之，“它是一•种特殊的财富。美国人说它是“无价之