恒成化工公司档案管理制度

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1、档案管理制度（试行）为了做好公司的档案管理工作，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在生产、科研、管理等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施细则》，按照集屮统一管理的基本原则，结合公司实际情况特制定本制度。一、管理内容公司档案是指在牛产、科研、基建、安全保卫、会计审计、设备、管理活动等工作中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、声像资料等不同形式和载体的资料。公司档案按实际可分经营档案、科技档案、文书档案、人事档案、会计档案、声像档案等，人事档案由办公室统一进行管理。二、管理方法公司档案工作在办公室主任

2、的领导下，由办公室档案员负责收集、整理、装订、保管、检查、指导、鉴定、统计，提供利用，业务上受公司主要领导的监督和指导。三、管理要求1、各处室需配备兼职档案员，定期按要求收集、整理齐类归档资料，按时向档案室移交，并办理移交手续。2、向档案室移交报送的档案，要求字迹工整、图样清晰、文件签署完备、书写形式规范、书写材料合格、纸质优良无损、纸张规格统一、案卷格式符合标准。3、档案组卷要做到案卷分类科学、文件排列有序、卷内编目清晰完整、标题拟写简明准确、折叠整齐、案卷装订美观牢固。4、经营档案、科技档案、文书档案、人事档案、会议档案、声像档案的

3、具体归档内容，根据档案管理部门要求执行。5、各种设备、仪器的操作规范、使用说明书、保修卡应在设备、仪器使用后立即归办公室保管。四、档案保密制度1、归档资料按其内容、性质等分为一般档案和密级档案，密级档案按密级重要程度分为三级，绝密档案、机密档案、秘密档案。2、凡归档的资料，原则上不得向外单位提供，必要时须按档案的密级经各级领导批准。3、不得将档案内容向不属传达范围的人员(亲戚、同事、朋友、亲属等)泄密，更不得将档案私自带出或外借。4、档案库房、档案存放箱柜应有防盗措施。5、每年定期全面检查档案保密安全工作，发现问题及时汇报。6、档案人员

4、必须自觉遵守执行保密制度。五、档案查阅、借阅、复印制度1、查阅、借阅、复印档案，均要履行相应的登记批准手续。2、查阅档案权限如下：(1)绝密档案：公司董事长、总经理有权查阅。(2)机密绝密：副总经理以上人员有权查阅。(3)秘密档案：处室负责人以上人员有权查阅。若有员工需查阅越级档案，需上一级主管许可后，报分管领导或董事长批准,方可查阅。3、原则上密级档案只限在档案室查阅，不得借阅，更不得复印。必须带岀档案室借阅、复印的，按档案密级需经各级领导批准。一般档案由办公室主任批准，秘密和机密档案由分管领导批准，绝密档案由董事长批准。4、借阅吋间

5、，一般档案最长不超过7天，密级档案最长不超过3天，如确因工作需要须延长借阅时间，应办理续借手续。5、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。6、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并由本公司相关处室负责人陪同，经办公室主任批准后方可借阅。密级档案需经分管领导或董事长批准。7、借卷人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，应办理相关复印登记手续，一般档案需经办公室批准，密级档案需经分管领导或董事长批准。六、档案鉴定和销毁制度1、档案的鉴定和销毁工作应在分管领导指导下，由档案室会同相关处室和专

6、业人员共同进行。2、鉴定工作分为初步鉴定和期满鉴定，初步鉴定与整理立卷工作同步进行，期满鉴定在保管期限（永久、长期、短期）已满后进行。3、鉴定工作必须逐条、逐卷审查卷内文件材料，根据各类档案确定保管密级、期限。4、档案经鉴定后，对确无保存价值的或保管期满的档案，经分管领导批准后销毁，销毁清册上注明“已销毁”和销毁日期，监销人要在销毁清册上签名，销毁清册存档备查。七、档案统计制度1、档案室对档案资料的接收、移交、销毁等工作都必须及时登记，做到“家底”清楚、账目与实物相符。2、每年对档案的接收、移交、保管、利用、销毁等情况统计一次，及时向分

7、管领导报送“档案基本情况统计表”。3、根据实际情况，对档案进行科学的分类、排列、编号，做好档案的统计工作。八、检查与考核1、办公室负责对各处室兼职档案人员的文件材料收集、整理、归档工作进行检查和监督。2、公司对热爱档案事业、积极努力工作、刻苦钻研业务、有创新精神、成绩显著的档案工作人员按有关规定给予表彰和奖励。对玩忽职守、不遵守纪律、泄露机密而造成损失的，应视其情节轻重给予处分，直至追究法律责任。