建档管理编号管理

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1、编号（1）档号的编制。由全宗号一年度号一类别号一保管期限一件号组成。在编制档号时，注意五点：①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②年度号是指归档文件形成的年度。③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案屮的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年“10”代表10年。⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年

2、度、同i保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，人家一定要牢牢记住。档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”衣示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室

3、）10年保管期限的第1件。（2）、页数的编制：页数指毎件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，川铅笔编写。（3）归档章的编制归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一川碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）规格：16*45mm15mm15mm8mm8mm15mm归档章填写式样如匚0132009001W0130“013”为全宗号；“2009”为年

4、度号；“001”为室编件号,不同保管期限的文件,不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号；30为保管期限；填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编，待进馆时，山国家档案馆编制。其他编写方法与档号的编写一样。（4）袋号章的编制袋号章山档案部门监制，印在斜口袋上，项目包括档号、页数。统-•用碳素墨水或中性笔填写。袋号章规范式样档号页数共页袋号章填写式样如下:档号013-2007-W01-Y-001页数共10页“档号栏”填写每件文件的文件级档号，全宗号、年度号、机构或问题代号、保管期限代号、件号等项目必须齐全完整，档号的编写方法与前边的一致。“

5、页数栏”填写每件文件的总页数，空白页不计页数，即见字为一页，收文含收文处理签、止式文件；发文含正式文件、发文签、定稿。6、编目即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。归档文件tl录的项档号（编在H录的左上角）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封而，便于区分、查找。归档文件H录编制式样如下：归档文件目录档号：013-2009-W01-Y件责任者文号题名日页备注号期数“档号”：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不编件号。“件号”：盒内文件的排列顺序号（小流水号）。“责任者”：文件的

6、署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。“文号”：文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写。如咸安政办发（2008）8号。“题名”：即文件标题，没有标题或标题不规范的，应向拟标题，用方括号“[]”区別。如任免文件屮有本单位干部的，一定要川方括号“[]”单独标识。如标题只是“通知”或“批复”的，耍口拟标题，外加方括号“[]”。“口期”：即文件的形成时间，川8位阿拉伯数字标注年、月、口，屮间不川任何分隔号,如19990810c“页数”：即文件的总页数，与袋号章的页数对应“备注”：填写木盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。7

7、、装盒（1）盒内材料：按归档文件1=1录一归档文件一备考表顺序存放。（2）装盒步骤第一步：在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。在室编起止件号屮区分。第二步：填写档案盒封而，只填写单位名称。第三步：填写档案盒脊背各栏目。“全宗号”：填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写；“年度”：填写盒内文件形成的年度，川阿拉伯数字填写；“保管期限”：填写盒内文件的保管期限，川汉字或数字（永久、30、10）表示；“机构（或问题）”：填写分类方案屮相应机构（或问题）名称或代号；“起止件号”：起止件号分为室编栏和馆

8、编栏。机关档案室只填写室编栏，馆编栏山档案馆填写。用阿拉伯数字填写木盒内归档文件的起止号，屮间川“一”连接。