秘书工作艺术浅谈

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1、秘书工作艺术浅谈扌商要：十一世纪是一个竞争激烈的信息社会，现代企业要生存和发展，需要各类专业的优秀人才，而具有良好素质和丰富经验的企业秘书作为一种复合型层次人才，将在现代企业的动作中发挥辅助与参与决策的作用。秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文，办会，办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。要做一名好秘书，不仅要找准自己的位置，具备广博的知识，还需要掌握一定的工作方法和工作艺术。秘书工作艺术就是运用熟练的工作技巧和工作方法，使秘书工作发挥最大

2、功效。近年来对秘书职务的研究越来越多，对其工作的艺术性研究文章亦很多，但研究者对其艺术性多只从秘书的基本职能方面出面，研究得不够深入、全面和细致。本文从秘书工作的基本职能出发，涉及和论述了其语言艺术，举止艺术，与领导的相处艺术，事务处理艺术和时间管理艺术等几个方面对秘书工作艺术进行研究分析。关键词：秘书；工作艺术；基本职能；语言艺术；举止艺术；时间管理艺术一、引言秘书工作是单位行政管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。要做好秘书工作，不仅需要秘帖工作人员端止思想，立足本职

3、，准确定位，还需要其掌握丰富的科学文化知识，熟练掌握并运用各项秘书技能与技巧。更重要的是要懂得一系列工作方法和工作艺术。秘书工作的艺术，贯穿整个秘书T作，涵盖秘书工作的各个方面。人致可从以下儿个方面进行分析：二、秘书基本职能及其方法规律（一）办理事务秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的.政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打，会议服务，信访工作，文书处理等•政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证.两者是

4、相辅相成的.秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程小都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活，繁朵中求规范的原则.（二）协调关系现代的管理活动处处离不开协调•任何纽织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同Id标.秘书的协调是指秘书人员在白己的职权范围内，白觉地调整各类组织，各项工作，各个人员Z间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程.与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性，广泛性，间接性等特征，

5、在协调关系的过程中要遵循政策指导，客观公正，平等协商，注重整体，灵活适度等原则.（三）辅助决策在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节.因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和精力等方面给了决策主体全而的补偿，以提高决策的科学性和吋效性.秘书人员辅助领导进行决策一般耍经过:协助领导确定冃标，协助领导设计方案，协助领导评优选优，协助领导实施反馈等四个阶段.（四）综合服务秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含

6、公务，如果领导需要，有吋也包括办理一些私事•所以，秘书一定要有牢固的服务意识，〃全心全意地为领导及其集团服务〃•当然，在服务的过程中耍注意方式方法，还耍善于运用资源.三、秘书的语言艺术秘书在联系上下、沟通左右、协调内外的枢纽部门——秘书部门工作，必然要与各种人打交道，必须讲究交际的语言艺术，才能广结人缘，促进社交成功。恰当地使用有声语言和无声语言，讲求有声语言的情感性、预设性和对象性，注重无声语言动态的表情语利静态的服饰语的运川，方能收到上佳的表达效果，树立个人与组织良好的公关形彖。语言是人类所

7、特冇的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基木工具。在秘书工作屮，秘书与领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程小，始终都离不开双方的语言交流，而对秘书人员而言，其木人的语言运用、表达能力，既体现出自己的水平，乂直接与自己的上级和工作单位的精神文明状态总接相关，所以秘书人员在其岗位服务吋，必须自觉有关的服务语言规范。“良言一句三冬暖，恶语伤人六刀寒。”交际双方融合还是神离，成功还是不欢而散，在很人程度上决定于秘书的交际语言艺术。现代文秘工作人员在语言艺术方面应该遵循五个基本原则，即标准规范、诃简意

8、达、诚恳热情、场合语境、灵活多变。（一）标准规范。包括词汇的规范化和语法的规范化。（二）词简意达。即语言简明达意，讲求效率。（三）诚恳热情。文秘人员更应采用诚恳热情的态度，所谓“诚于中而形于外”。（川）场合语境。所谓场合语境，是指说话要话随境迁，适合语境。当双方进行谈话时,说者与听者理解彼此的语言都要受到特泄场合的影响和制约。说者无论是话题的选样，还是语言形式的采用等，都要根据特定的语境来确定从话题来讲。（五）灵活多变。在特定的语境中，使语言处于优化状态。语境是千变力•化的，尽管能做到力求适应，