公司行文规范

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1、河北喜德来家具实业有限公司公文处理规范一、目的和适用范围为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。二、公文处理职责1．公司办公室为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档；2．公司办公室主任负责外部来文拟办意见的签署；3．相关部门负责公文的起草；4．相关部门主管领导负责公司内部对内对外行文的审核；5．总经理负责公司内部对内对外行文的签批。三、公文分类1．决定——适用于对重

2、要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；2．决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；3．通告（或公告）——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；4．通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项；5．通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；-8-6．报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议；7．请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；8．批复——适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、

3、报告、请示文件上批复；9．函——适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）；10．规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；11．会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。四、公文级别和签批1.根据公司实际情况，公司内部公文分为以下三级：一级公文包括：决定、决议、规定；二级公文包括：通告、通报、批复、会议纪要；三级公文包括：通知、请示、函及其他。2.一级公文必须经总经理（或董事会成员）签批，二、三级公文根据情况可由部门主管签批或不签批。3.需签批文件

4、只在原稿上签批存档，印制文件时不再标注签批字样。五、公文格式1．公文适用范围（1）公文分为红头文件和普通公文；（2）一级公文使用“大红头纸”，即75号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司文件”；-8-（3）二级公文使用“小红头”纸，即70号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司”（**）；（4）三级公文，不使用“红头”纸；（5）红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文；（6）红头文件对内行文可以以公司办公室或董事会名义行文。2．发文字号（1）使用“大红头”时发文字号用4号仿宋体“喜字[****]*号”，红线上居中

5、排布；（2）使用“小红头”时，发文字号用4号仿宋体“喜**字[****]*号”，红线下第一行右上角顶格排布。3．公文密级和保密期限（1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。（2）文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔开。4．公文标题（1）使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。（2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。5．主送机关-8-标题下空一行

6、，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。6．正文每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。7．附件在正文下空一行，空两格用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚号。8．成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。9．印章要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，两个印章均

7、压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。10．主题词“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制；词目用三号仿宋；词目之间空一字，主题词一般不超过四个。11．抄报、抄送、抄发机关-8-标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶

8、属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。12．印发机关和印发日期用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。13．公文用纸和结构层次（