采购业务内部控制制度存在的问题及对策

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1、采购业务内部控制制度存在的问题及对策【摘要】采购业务是企业经营活动的重要坏节，建立完善的采购业务内部控制制度可以保证采购付款业务循环有效运行，防止舞弊和欺诈事项的发生。随着市场竞争的日益激烈，我国企业釆购业务内部控制失败的事例时有发生，文章主要采用理论分析的方法对采购业务内部控制制度常见的问题进行深入分析，并提出完善采购业务内部控制制度的建议。【关键词】采购业务内部控制对策采购业务是企业最容易滋生舞弊和欺诈行为的经营活动z—,它与生产和销售计划密切相关，业务发生频繁、运行环节较多、工作量大，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。

2、采购成本的高低直接影响企业盈利的多少，采购控制的成败直接影响企业经营的成败。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计侍息，使企业在采购、付款环节获得最大的经济效益。一、采购业务内部控制现状1、利用虚假采购合同套取资金采购合同签订中的风险往往存在于未经授权对外签署合同，合同主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，导致企业合法权益受到侵害。有些企业采购合同签订环节监管不严，企业内部的合同经办人员为了谋求一己私利

3、与合同对方企业的当事人相互串通，签订虚假的经济合同，套取企业采购资金，损害企业经济利益。比如，企业的采购人员和对方当事人串通在合同屮抬高米购价格，交易成功后，给予氷购人员一定的回扣。2、采购价格不合理采购价格直接决定材料的采购成本，最终直接影响企业的产品成本，进而影响企业的利润。很多企业的采购经办人员在签订合同时，没有经过详细的市场调研，或者没冇通过招投标的方式选择供应商，导致所购原材料或者所购资产等物资的价格高于市场平均价格。有时，合同经办人员在签订合同时，对合同条款的表述不够规范，或者对采购价款组成部分的包装费、运输费等缺乏明确约定等导致合同双

4、方在费用分担上产生不必要的纠纷。3、合同行为不当卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一些不正当手段，如对采购人员行贿套取企业采购标底，给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品，以此损害公司的经济利益。4、验收环节控制失效采购入库的验收环节是企业的重要风险控制点，验收入库必须由独立于请购、采购和财务部门的人员来担任。现实中很多企业的经营失败都是验收环节控制失效导致的。比如，2008年被新华网曝光的三鹿奶粉事件，通过对三鹿集团原材料采购环节的分析可以看出三鹿集团在奶源的采购与验收方面是存在严重问题的。据报道，三鹿集团向奶农收取散奶的价

5、格一般比蒙牛、伊利便宜o・1甚至0.2元，而口化验程序简单，从來不存在因不合格奶粉被退回的情况。这说明三鹿集团的采购验收环节的质量控制形同虚设。二、采购业务内部控制问题的原因分析1、缺乏严格的合同审核程序采购业务内部控制的主要环节是请购、采购、验收、审核和交付购货款。在采购环节，企业往往注重订购数量的审核、供应商的筛选、订单发出时间的确定，但是忽视了采购经办人员和供应商签订合同这一环节。这个环节控制不严，往往容易出现利用虚假合同套取资金的现象。企业采购经办人员往往利用这个漏洞和合同对方当事人串通签订虚假合同套取企业资金。缺乏严格的合同审核程序，即使

6、采购经办人员无意签订虚假合同,但是合同条款可能存在表述不规范、权利义务划分不明确的情况，这样容易使合同双方在供货时间、标的物规格、费用分担等敏感坏节出现不必要的纠纷导致企业釆购失败，其至引起原材料短缺给企业造成严重经济损失。2、原材料采购控制点的设立存在漏洞一般认为在材料采购环节设立五个控制点，即巾请、计划、合同、验收、入库，但是在市场坏境如此复杂的条件下，企业的竞争日益增大，各种经济成分并存以及价格机制作用日益增强的环境下，采购业务应该引入市场调研和招投标这一控制点。企业在釆购环节，对供应商的筛选不够严格，往往选择熟人推荐，或者以往曾经有过交情的

7、供应商，有的企业即使没有熟悉的供应商，往往偏好于选择人气人，或者规模大的企业作为供应商，这样容易导致虚高价格。在采购价格方面，所谓“货比三家”，所谓网络、电话、信函多方位询问比较这些定价方式都成了空话，采购经办人员没冇经过详细深入的市场调研，仅仅凭借自己的经验，或者仅仅通过某一种方式片面的了解而盲目定价，这些现象都会造成采购价格不合理，进而影响企业的釆购成本。3、人事管理制度失效采购业务的内部控制是否有效，个人的道德观、价值观和职业胜任能力以及一定的诚信水准都会影响采购业务控制执行的冇效性。现在很多企业注重生产和利润而忽视了企业文化建设，没有开设企

8、业文化价值观和员工道徳价值导向等相应的课程，对于违规违法的行为也没有制定相应的处罚措施，对于先进员工也没有明确的奖励条款，