论机关声像档案的收集与对策

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1、论声像档案收集的现状与对策梁妙玲（广州市海珠区人民检察院）摘要：在现代科技日趋发展的大环境下，快速、实时、高效地利用档案资料成了大众的共同要求，声像档案因具直观、生动等特点更优于传统的纸质档案，而其开发利用价值在当今社会屮越来越引起人们的关注和重视。因此，及时做好声像档案的收集、保管工作，全面、丰富、生动、有效地反映本单位的活动实践，确保声像档案的安全性、完整性十分必要。对目前声像档案在收集中存在的问题应引起重视，并探查原因，研究解决的方法。关键词：声像档案收集对策声像档案是国家机构、社会组织及个人在社

2、会实践活动中直接形成的，是用专门器械和专门载体材料载录的音像材料，它是专门档案的一种，是档案的组成部分。通常是指录音带、录像带、照片、光盘、唱片、影片等载体档案。声像档案具直观、生动等特点更优于传统的纸质档案。在现代科技日趋发展的大环境下，快速、实时、高效地利用档案资料成了大众的共同要求，声像档案的开发利用价值在当今社会中越来越引起人们的关注和重视。因此，及时做好声像档案的收集、保管工作，全面、丰富、生动、有效地反映机关、单位的活动实践，确保声像档案的安全性、完整性十分必要。1、声像档案收集的现状声像档

3、案在单位档案管理中占有特殊的地位，近年来，不少单位的档案部门了解和重视对声像档案的收集管理，但从总体上讲，档案室容易忽视声像档案收集的问题还是存在，主要表现在以下两个方面：1.1收集到的声像档案数量比较少。相对于文书档案来说，声像档案收集量非常少。许多单位文书档案已达上千卷（盒），但照片档案才寥寥几册，录像档案就十几盒，有的单位甚至没有声像档案。1.2收集到的声像档案不齐全、不完整。有些单位机关档案室虽保存有照片，却未按要求整理；有的单位机关档案室虽然对声像档案进行了整理，但大多不符合声像档案整理要求，

4、如有的照片无底片，有的缺少照片的基本信息（时间、地点、事由等要素）；有些单位的录音录像、光盘档案盒上没有标注讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期等必要信息。2.声像档案收集存在问题的原因声像档案在收集上存在的种种问题，主要有以下几方面原因：2.1档案形成部门对声像档案的归档意识不强。《照片档案管理规范》规定："对属于收集与归档范围的照片，应按照规定向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有”。但实际上，机关、单位其他部门只注重文书档案的移交，而对声像档案的关注程度不高，缺乏

5、归档意识。为了方便自已随时利用，有些部门将本该移交的声像档案保留在自已部门或个人手屮,而不及时移交。尤其是随着数码相机的出现，拍摄者大多将所拍摄的数码照片保存于自已所用的电脑中，而没有及时地将其中应作为档案保存的照片向档案室归档备份，甚至随意地删除，也许删除的正是应当归档的照片，这就极有可能造成不可挽回的损失。2.2档案人员与声像档案形成部门缺乏沟通指导。在举行重大活动中，有关部门在没有及时通知档案部门到现场去做收集工作，这样，档案人员就不能参与到声像档案的的形成过程，也不能叮嘱声像档案的的形成人员及时

6、填写相关的信息。近年来，随着机构改革的深入开展，机关档案人员偏少，有些档案人员身兼数职，而无力进行档案的全面收集工作，只重视文书档案，而忽视声像档案。2.3没有及时制定、完善声像档案收集办法。许多机关制度上还不健全，片面强调文书档案的收集归档，并未根据相关规定，建立起本机关声像档案具体的收集制度。有的机、单位虽较早就按照有关要求制定了声像档案收集办法，但不能与时俱进，及时修订、补充本单位档案工作制度。随着数码照片的出现，原有的适宜于传统照片的收集方法也不再适宜于数码照片，机关、单位档案室应对其进行修改和

7、补充，进一步完善声像档案收集办法，以适应档案管理发展的要求，特别是在重大活动中，机关人员使用私人数码相机拍摄的现象比比皆是，他们所形成的一些影像记录可以作为单位档案的补充，这些记录该如何收集，许多单位也未作出规定。3、加强声像档案收集工作的对策建议《海珠区声像档案收集和管理工作意见》中规定：“声像档案是一种专门档案，应由各单位统一管理，当前首先要做好收集工作”。声像形成资料的收集是声像档案建立的关键环节，也是整理工作的基础。针对以上存在问题，要做好机关声像档案收集工作，笔者认为，可从以下几方面考虑：3.

8、1实行层级管理，加大声像档案收集的意识。俗语说“一图胜千言”，一幅好的照片能给人留下不易蘑灭的印象。美国档案学家詹姆斯.B罗兹也认为：“档案如果作为教育和文化资源得到有效开发，能在发展民族心理的过程中，在促进人们了解自身及其外部世界的联系方面，发挥无法估量的作用”。声像档案是历史的凭证，是历史的记录，是真实生动的写照，是直观形象的再现。同样的内容用文字记述也难达到良好的效果。在宣传效应上,声像档案可以作为独立的宣传手段，形象生动，信息量大，