【精品】归档管理办法

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1、浙江中马机械有限公司文件资料归档管理办法ZM/QD4.2.3-2A1目的加强档案的综合管理，为本公司的经营管理决策提供依据，确保公司各类档案的完整、准确、系统、安全与得到有效的利用，从而更好地为公司提高经济效益。2适用范围适用于公司各类产品、科技、基建、设备、仪器仪表、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、声像、电子媒体、党政工团以及人事档案的管理。3职责3.1综合档案室是负责公司各类档案的集中统一管理归口部门。3.2各相关部门负责本部门的档案管理。4文件材料的形成和归档4.1文件材料的形成、积累、整理

2、和归档要遵循计划、生产、技术、经营等项工作和文书处理程序。4.2公司经营管理活动中形成的科技文件材料，包括胶片、照片、录音、录像和计算机磁卡等，市产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。4.3公司文件材料归档的基本要求：①归档的文件材料必须准确地反映公司生产、科技、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。①归档的文件材料必须完整。②归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。4.4本公司文件材料的归档范围主要有以下儿个方面：4.4.1产品生产方面：有产品设计、工艺、工装的

3、图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件资料。3.4.2经营销售方面：有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。4.4.3设备仪器方面：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。4.4.4技术管理方面：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、坏保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材

4、料。4.4.5计划统计方面：有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。4.4.6物资供应方面：有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。4.4.7劳动工资方面：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。4.4.8财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。4.4.9教育培训方面：有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。4.4.10党、政、工、团工作方面：有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件资料

5、，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。4.4.11科学技术研究方面和工程建设方面：按有关规定执行。4.4.12其他方面。4.5归档时间4.5.1产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成案卷，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。4.5.2各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料按照案卷，由各职能部门负责人审定后，向综合档案室归档。4.6归档份数:各类文件材料一般一式一份，比较重耍的和利用频繁的文件材料要适当

6、增加归档份数。4.7公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。4.8公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须由档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。4.9公司产品创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，综合档案室不签署意见不得中报成果。4.10公司新购设备仪器和引进项目的文件材料到货时，设备管理部门及

7、有关专业部门必须会同综合档案室检查验收文件材料，并及时归档。4.11公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件资料要按照归档范围的规定，及吋向综合档案室归档。4.12公司综合档案室要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。5档案管理5.1公司建立健全各项档案管理制度，列入考评范围，并实施奖惩办法。5.2档案分类5.2.1根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号办法。5.2.2分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。5.2.3企

8、业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。5.2.4常用的分类有：（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类；5.3档案编目与编制检索工具5.3.1要编制档案总冃录、档案分类冃录、底图冃录和保管部门冃录。5.3.2耍根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家有