归档管理办法

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1、浙江中马机械有限公司文件资料归档管理办法ZM/QD4.2.3-2A1目的加强档案的综合管理，为本公司的经营管理决策提供依据，确保公司各类档案的完整、准确、系统、安全与得到有效的利用，从而更好地为公司提高经济效益。2适用范围适用于公司各类产品、科技、基建、设备、仪器仪表、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、声像、电子媒体、党政工团以及人事档案的管理。3职责3.1综合档案室是负责公司各类档案的集中统一管理归口部门。3.2各相关部门负责本部门的档案管理。4文件材料的形成和归档4.1文件材料的形成、积累、整理和归档要遵循计划、生产、技术、经

2、营等项工作和文书处理程序。4.2公司经营管理活动中形成的科技文件材料，包括胶片、照片、录音、录像和计算机磁卡等，由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。4.3公司文件材料归档的基本要求：①归档的文件材料必须准确地反映公司生产、科技、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。②归档的文件材料必须完整。③归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。浙江中马机械有限公司2001-09-01批准2001-10-01实施9ZM/QD4.2.3-2A4.4本公司文件材料的归档范围主要有以下几个方面：4.4.1产品生

3、产方面：有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件资料。4.4.2经营销售方面：有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。4.4.3设备仪器方面：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。4.4.4技术管理方面：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材

4、料。4.4.5计划统计方面：有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。4.4.6物资供应方面：有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。4.4.7劳动工资方面：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。4.4.8财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。4.4.9教育培训方面：有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。4.4.10党、政、工、团工作方面：有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件资料，企业行政工作、共青团工作和工会

5、工作中的各种文件材料等。4.4.11科学技术研究方面和工程建设方面：按有关规定执行。4.4.12其他方面。A版0次修改9ZM/QD4.2.3-2A4.5归档时间4.5.1产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成案卷，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。4.5.2各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料按照案卷，由各职能部门负责人审定后，向综合档案室归档。4.6归档份数:各类文件材料一般一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。4.7公司

6、文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。4.8公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须由档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。4.9公司产品创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，综合档案室不签署意见不得申报成果。4.10公司新购设备仪器和引进项目的文件材料到货时，设备管理部门及有关专业部门必须会同综合档案室检查验收文件材料，并及时归

7、档。4.11公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件资料要按照归档范围的规定，及时向综合档案室归档。4.12公司综合档案室要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。5档案管理5.1公司建立健全各项档案管理制度，列入考评范围，并实施奖惩办法。5.2档案分类A版0次修改9ZM/QD4.2.3-2A5.2.1根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号办法。5.2.2分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。5.2.3企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生

8、产、科研、基建、设备等类中统一编号。5.2.4常用的分类有：⑴按产品型号分类；⑵按设备型号分类；⑶按科研课题分类；⑷按工程项目分类；⑸按专业性质分类；⑹按组织机构分类；⑺按时间分类；5.3档案编目与编制检索