物业管理公司档案资料管理规定

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1、档案资料管理规定（修订稿）第一章总则第一条为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。第二条本规定所称档案资料，是指公司各管理处，部门在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。凡是公司各管理处、部门在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印

2、模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。财务档案资料管理可参照本规定。第三条在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责公司档案资料的收集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的收集、整理和保管。第四条各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。第

3、五条各单位档案资料管理人员因工作或其他原因产生变动，应提前做好档案资料的移交和保管工作，确保本单位档案资料的完整性。原档案管理人员不得以任何借口删除计算机内的电子资料档案，否则将追究其法律责任。第二章档案分类和编号规则第六条档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。㈠、职能部门1、各部门档案分类:单位档案归档范围使用年限党群工作部党务资料1.上级党委对公司党委工作的指示、决定、通知和重要电话记录；2.党员奖惩、处分、表彰，以及撤销决定和转移组织关系介绍信存根；3.公司领导深入基层调查研究形成的重要文件材料、简报、照片、

4、录音、录相等；4.推荐入党团员的有关规定及推荐材料；5.其它有关重要的文件材料。15〜50年（含永久）工会资料1.工会年度工作计划与总结；2.关于工会工作的请示、报告及批复；3.关于工会财务经费开支及管理等有关规定、标准；4.对职工奖励、先进个人、先进集体等的评选规定及办法；5.上级关于工会工作的指示、决定、通知、规定；6.有关劳动保护、职工福利方面的相关规章制度；7.女工、计划生育工作重要文件及需存档的资料；8.其它有保存价值的文件材料。15〜50年（含永久）文化1.公司组织、参加的各类大型文化活动的有关文字、图片、声像资料等；2.公司参选社会

5、各类活动所获奖牌、奖杯、奖状、荣誉证书等及其他有关文字资料等；3.其他有关重要的文件材料。15〜50年（含永久）办公室行政资料1.上级对我口J工作的指示、决定和重要通知；2.上级主管部门召开的需贯彻执行的重要会议文件和材料；3.公司发送的各类重要文件材料；4.办公会议记录、纪要、讨论决定的文件和定稿、公司年度总结及全司性专题报告；5.公司历史沿革、大事记及印信启用文件；6.下级单位报送年度工作汁划的总结、重要工作请示、报告及批复；7.秘书工作、档案工作和行政工作等工作中形成的重要文件及材料；8.公司房产租赁合同、买卖合同及其他行政工作中形成各类合

6、同、各类资质原件；9.公司各类大型会议、专题会议等所拍摄的图片、声像等资料；10.以公司名义对外签订的各类函件等；11.各类接待的有关文字、图片、声像等材料；12.其它有关重要的文件资料。15〜50年（含永久）13.物资采购；14.一般性函件。5年人力资源部1、正式员工的人事档案管理；2、工资发放相关资料管理；3、社保缴交资料管理；4、人事文件、资料管理；5、干部考核相关资料管理；6、人力资源制度管理；15〜50年（含永久）1、月考勤资料管理;2、临聘员工的临吋档案管理；3、员工人事变动资料管理；4、公司一级培训资料管理；5、劳动合同管理；2-5

7、年办公经管理1.成立分支机构的申请及各种报批文件和附件；2.公司企业管理及日常工作中形成的各类重要文件材料；3.对外签订的各类物业管理合同、协议及其有关的经公司盖章或领导签字的材料等；4.其他相关的重要文件材料；5.以公司名义対外签定的各类合同；6.各类招投标资料（含工程）及相关的重要文件；15〜50年（含永久）7.各类供应商资料；&部门文件；9.部门会议记录等。5年品质管理部1.重大投诉记录、处理情况；2.日常工作中形成的各类重要的文件材料等；15〜50年（含永久）3.IS09000质量评审工作中形成的各类文件；4.每季度绩效考核结果和年度满意

8、度调查资料；5.品质检查工作中形成的有关文字、图表、图片等材料；5〜10年6.各类招投标资料；7.公司参加物业管理项目的投标书；&其他相