档案管理流程说明

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1、档案管理流程说明编号流程步骤角色流程步骤描述时限01各部门存档资料的收集、整理各部门档案管理员1.各部门档案员根据公司档案管理规定明确本部门归档资料类别，做好档案文件资料的形成、积累、整理、编著目录、装订、立卷，形成部门的《存档文件登记表》，定吋向企管部移交档案2•凡需发行的各种文件需按照公司《文件和记录控制程序》发一份文件的电子文档给企管部存档。3.需存档的合同必须按照《公司合同管理制度》进行编号后才能移交。30天02部门经理审核各部门经理1・各部门经理必须对本部门存档资料进行审核,审核存档资料有无漏

2、存或者是重复存档。2.从档案的来源、时间、名称、内容。可靠程度、归类等方而鉴别档案价值。3.按照档案重要程度和国家法律法规确定各类档案的管理年限。签署存档意见。7大03档案管理员审核档案管理员1.档案管理员审核各部门存档资料信息是否完整，是否按照公司《档案管理规定》进行了分类、分时整理与装订、编著目录。2.收集各部门存档资料的电子版和纸质版的双重版本，方便档案管理员通过文件目录随时监察各部门档案管理情况。7天04资料的分类整理、存档、保管档案管理员1•档案管理员对各个部门的存档资料按照部门、类别进行专门

3、归档。建立电子档和纸质档《存档文件登记表》双重档案口录，方便档案的查找。3.対于提出了文件、资料等各类归档资料具体保管要求的客户，按照客户要求对各类存档资料30天编号流程步骤角色流程步骤描述时限进行分类存档管理。4.定期对已归档档案进行检杳報理，做到账物相符。对破损、褪色、污染档案及时采取修补、复制等措施，以保持存档资料的完整性。发现异常情况及时向上级汇报。5.定期检查档案室的防火、防盗、防晒、防尘，防潮、防鼠、防虫、防有害气体、防失密等“九防”措施是否安全。消除文控室有可能存在的任何安全隐患。05档案

4、利川各部门主管、各部门经理、档案管理员1•借阅或复制木部门存档档案，需填写《档案借阅/复制申请氓》，经本部门主管批准，山档案管理员填写《档案借阅/复制背记表》后方可借阅或复制。2•借阅或复制非木部门存档档案，需填写《档案借阅/复制申请单》，经档案所属部门经理同意和档案管理部门经理批准，由档案管理员填写《档案借阅/复制登记表》后方可借阅或复制。3.借阅或复制档案的员工，不得泄密、涂改、污损、转借复卬和携带档案外出。如遇特殊情况需要转借或携带档案外出及复制吋,应办理外带档案材料手续,经企管部经理批准后方可携

5、带外出。4.借阅人要对档案妥善保管，不得遗失、少页，并如期归还。借阅时间一般不得超过10天。如有特殊情形需延长借阅期限时，应按照借阅程序重新办理。5.对未及时上交或无故不交公司应存档资料、未按照正规流程办理档案借阅/复制、泄需公司秘密等违反《档案管理规定》的人员，按照《档案管理规定》进行处罚。1天一io天06各部门提出档案销毁申请部门主管各部门档案管理员依据部门的《存档文件登记表》，報理出需销毁的档案清单，填写《文件资料销毁申请表》、《文件资料销毁清单》，并列岀销毁原因。1天一10天07档案管理员审核档

6、案管理员档案管理员依据公司档案室建立的《存档文件登记表》，按照公司《文件发放、存档、保密、新增、修订、补发、废止管理制度》、《档案管理规定》、《记录表单保存期限管理规定》等制度的规定，进行审核，提出存毁意见。1天一7天08公司档案材料鉴定小组审核各部门经理公司档案材料鉴定小组按照公司《文件发放、存档、保密、新增、修订、补发、废止管理制度》和《档案管理规定》、《记录表单保存期限管理规定》等制度的规定，对各部门提出的需销毁的档案进行复审，提出存毁意见。1天一7天编号流程步骤角色流程步骤描述时限09总经理审核

7、总经理总经理按照公司《文件发放、存档、保密、新增、修订、补发、废止管理制度》和《档案管理规定》、《记录表单保存期限管理规定》等制度的规定，对公司档案材料鉴定小组复审的档案存毁意见进行审批。1天一7天10档案销毁文控管理员、监销人1.由档案管理员在指定时间、指定地点对审批后的《文件资料销毁清单》上的档案进行销毁，山屮请销毁部门指定两名监销人进行现场监销。2.监销人在销毁完毕以后，才能在《文件资料销毁清单》上签字，交由档案管理员存档。1天