资源描述：
《档案工作-档案利用工作教程》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。
1、档案工作〉档案利用工作［高级］一、熟悉档案利用工作的方式和途径（一）学习目标熟悉档案利用工作的主要方式和途径（二）档案利用与相应知识企事业单位开展档案利用的方式和途径有很多，这里择其要者，做些介绍。1•开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅阅览室是机关、企业事业单位专门为利用者设置的阅览档案材料的场所。设置阅览室是由档案的特点决定的。档案材料往往只有一份，有的还有一定机密性。因而，就档案部门的普遍情况而言，它一般不宜像图书一样外借。借阅者在阅览室利用档案则有许多优点：首先，便于保护档案材料的物质安全，不仅可避免档案的丢失
2、,而且能减少档案的辗转、磨损，从而使其延长”寿命”。其次，便于及时周转，提高档案利用率。再者，有利于维护党、国家和一个机构内部机密的安全。阅览室是联系档案的保管者和利用者的纽带，是档案工作发挥作用的主渠道，是社会各界了解和认识档案事业的窗口，它的水平反映着管理者的思想水平、业务水平，因而，做好阅览室工作十分重要。一般应注意这样几点：（1）阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。阅览室要求明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便。一般应有服务台、阅览桌和存物处等设施。阅览桌以无抽屉为宜，以便于管理人员必要的监护。为方便利用,
3、还应准备历史、地理、政治、经济、文化和语言等方面的工具书以及与所藏档案密切相关的参考材料。⑵为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。其内容包括：阅览室接待对象、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、档案索取和归还手续,以及利用者应爱护档案的若干具体规定等。⑶利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。工作人员既要主动热情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得业务（如熟悉室藏和各种检索工具等）,善于对外接待，同时还要有认真负责的精神，注意提醒利用者遵守有关规定,在借出和收回档案时,仔细检查材料状况，维
4、护档案的完整与安全。对于科技档案的利用工作，为简化手续，方便科技人员迅速地大量查阅，在某些企业、事业单位,可以有条件地实行内部开架阅览。开架阅览的基本做法是：第一，可供阅览的是科技档案副本；第二，开架的科技档案是非密的或密级较低的；第三，提供专门的开架阅览场所；第四，编写开架部分科技档案的检索工具，注明存放位置，并在每个阅览架上编制”科技档案检索图表”,以不使利用者盲目寻找；第五,有资格进入幵架阅览室的是本单位内部的有关人员,在其间能自由阅览。2•档案外借这里的档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅
5、览、使用。档案馆档案一般不借出馆外使用，在个别情况下，为照顾某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件作证等特殊需要，才可以将档案暂时借出馆外。在机关和企业内部,尤其是企业,档案携出档案室使用，包括到科研、生产一线现场提供,则相对多些。但特别珍贵和易损的档案，是禁止借出的。对档案外借使用，须建立严格的制度。经一定的审批手续，档案材料方能外借;借出期限不易过长；数量也应有所限制；借用单位和个人要负责档案的安全，不能将档案转借和私自摘录、复制、翻印、更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料，并保证按期交回。多年来，企业的科技档案
6、人员在组织档案外借工作中，本着既方便服务，又严于管理的思想，摸索出许多行之有效的工作方法和制度,如借阅者身份审查手续、借阅登记手续、借阅清点手续和借阅证制度、催还续借制度、调离认可制度等。3制发档案复制本根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式。在企业、科研部门的科技档案利用服务中，这项工作通常又被称为复制供应。它包括内供复制和外供复制。外供复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径。档案复制本分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的某些部分，复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。这种服务方式有较多
7、的优点，既可以提高档案利用率，缓和供需矛盾,又便于保护档案原件。这种服务方式也有一定缺点。第一,利用者查阅档案，总想看到原件,尤其用作凭证时,—般的档案复制本往往不令人满意。对此,—方面，要努力提高复制技术水平,尽可能使复制件十分近似于原件；另一方面，应在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章，以示负责。第二,由于现代复印技术的快速发展,尤其静电复印机的广泛应用，就可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情发生，不利于档案保密和维护技术产权等方面的权益。为此，必须对档案复制
8、本制发范围和批准权限严格管理。单位秘书在有关事务中要切实负起责任。4出具档案证明档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。在社会生活中,有些机关、企事业单位或个人，为处理和解决问题往往需要档案部门提供证明材料。例如,公安、司法、检察部门在审理案件过程中
