入住管理流程与工作细化

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1、入住管理流程与工作细化（一）入住管理工作流程工作目标知识准备关键点控制细化执行流程图1．规范业主入住管理工作2．确保业主顺利入住3．避免产生入住纠纷4．提高业主/客户对入住管理工作的满意度1．掌握国家相关物业管理法律法规2．了解相关收费的依据1．入住准备客户服务部相关人员做好业主入住前的各项准备工作，包括资料准备、手续办理地点布置、设计手续办理流程等7．签署相关文件6．钥匙发放5．查楼验房4．收取相关费用3．查验相关证件2．发放入住通知1．入住准备8．发放相关资料2．发放入住通知客户服务部向业务/住户发放入住通知书，通知书的内容包括入住时间、地点等内容《入住通知书》3

2、．查验相关证件客户服务部查验业主/住户的入住通知、身份证、购房合同等《购房合同》4．收取相关费用客户服务部收取相关费用包括水电押金、装修保证金、管理费、垃圾清运费等5．查楼验房客户服务部相关人员带领业主/住户进行楼房验收，并经验收结果填入相关表格《业主入住验房表》6．钥匙发放验房通过后，客户服务部向业主/住户发放房间钥匙《钥匙领用表》7．签署相关文件客户服务部代表物业公司同业主/住户签署相关文件《业主公约》8．发放相关资料客户服务部向业主/住户发放相关资料包括《住户手册》、《住户指南》等1．《住户手册》2．《住户指南》（二）入住管理控制程序程序名称入住管理控制程序受控

3、状态编号一、目的规范业主入住管理工作，确保业主顺利入住。二、适用范围适用于业主入住的管理工作。三、职责1．客户服务部经理负责业主/住户入住全面管理工作。2．客户服务主管负责协助经理安排业主/住户入住工作。3．客户服务专员负责具体办理入住手续。4．财务部负责核收各项入住费用。四、办理入住的前提条件1．小区（大厦）已经通过接管验收，达到入住条件。2．接管验收标准如下。（1）房屋无重大质量问题。（2）工程遗留问题基本得到解决。（3）工程资料已经齐备。（4）业主档案资料已经移交完毕，产权确认工作已经结束。（5）达到入住的条件，具体条件包括一下几点。①小区实现通路、通水、通电、

4、通气、通信、通邮、排水、排污等基本使用功能，可以满足日常生活所需；②配套设施基本齐备，建成并能够使用；③客户服务部有固定的办公场所并开始办公。3．物业管理公司已经同委托方签订《物业管理委托合同》。五、入住准备工作1．入住资料准备（1）根据小区的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》。（2）《入住通知书》的内容要求写明物业公司办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等。（3）印刷以下各类入住表格：①《〈业主证〉领用登记表》；②《住宅使用说明书》；③《住宅质量保证书》；④《

5、钥匙领用登记表》；⑤开发商提供的《入住验房表》；⑥《业主家庭情况登记表》；⑦《入住登记表》。2．设计办理入住手续流程图。3．入住时的环境布置：涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。（1）区内环境①入口处挂欢迎横幅，插彩旗，营造热烈的气氛；②插指路牌，由入口处到客户服务部沿途插指路牌，指路牌标明“×××客户服务部”字样；③入口处标明客户服务部办公地址和办公时间。（2）客户服务部办公环境①挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以隆重、喜庆的感觉；②张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，各窗口标识清楚，一目了然；③

6、管理人员着装整洁，精神饱满；④办公室内资料摆放整齐有序。六、发出入住通知1．客户服务部依据议定的入住时间，会同发展商联合向业主发出入住通知，内容包括：（1）《关于办理入住手续的通知》；（2）《致广大业主的慰问信》。2．业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到客户服务部办理入住手续。如果在规定截止期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，客户服务专员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，客户服务部应将情况向客户服务部经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件：（1）《关于办理入住手续的通

7、知》；（2）《购房合同》原件和复印件各一份；（3）业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，小一寸彩照每人两张；（4）单位购房的尚须带齐营业执照副本及复印件各一份；（5）委托他人办理的，须带业主委托书。七、入住手续办理1．验证客户服务专员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：（1）《购房合同》原件；（2）业主的身份证原件；（3）单位购房的还须检查其单位营业执照副本；（4）委托他人办理的，还须检查业主的委托书。2．检查无误后，客户服务专员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业