会议策划流程

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1、一、会议前准备工作1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一•般由会议承办方制作）、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。2、会前准备工作流程2.1、会议的计划：（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、盂用时间、地点、议程等。（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘

2、书处或筹备委员会。2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。（1）议程表。将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，卬成文字，即议程表，会前发给与会人员。（2）日程表与作息时间表。会期超过一天的会议，还应订出口程表和作息时间表。23.会议成本预算。会议的成本二场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。2.4、准备会议资料。（1）开幕词、工作报告、发言稿等（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、FI程表、作

3、息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、千辆调度表等。2.5、发送会议通知及接受回执。（1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可川发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附冋执。冋执的通知应计算邮途的来冋吋间，受邀请

4、者考虑和准备吋间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。2.6、会场和置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：（1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。⑵主席台席位。第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入炖。⑶会场设施。会场的所有设沌必须在开会前准备齐全，如扩咅、录音、放咅、唱片，录像、摄彫、投影仪、放映机、灯光照明

5、、风扇或空调、记录纸、文具、茶貝，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。2.7、其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。二、会议期间工作1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程2.1、在机场、码头、车站

6、等处，派专人、专车分批分吋段按要求接站。2.2、做好來客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.3、会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。2.4、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。2.5、专人负责会场的协调事务工作（包插投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）

7、。2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。2.7、协调会议期间的交通工具的安排。2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。三、会议后续工作1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪耍、新闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程2.1、在与会和未与会的人屮间传阅会议记录。会议记录应准确。会议小所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和吋间。2.

8、2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。2.5、欢送代表工作。2.6、会议费用的结算工作。四、人员职责1＞会务负责人1）联络协调一对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；—对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；—协调会务工作人员的活动。2）制定会议方案并实施—负责