租户档案管理作业规范

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1、苏州金浦九号设计小镇租户档案管理作业规范本作业规程控制范围适用于项目现场档案管理工作本作业规程执行人客服主管主管，各条线负责人本作业规程监控人物业经理序号作业要求操作频次质量记录名称与编号1客服主管负责对项目档案、合同协议进行保管并建立台帐，做到及时更新，台帐分类存放，做好监管存档工作。2客户档案管理：1)租户档案类别及范围：租户基本信息、租户入伙资料（租户租赁合同复印件、租户身份证复印件或营业执照复印件）、经租户签署后的《物业管理服务协议》、租户装修资料包含《装修申请审批表》等相关装修图纸及装修施工人员资料、客户往来资料、客户投诉与报修资料（该类资料可以另行归档，

2、在此建立索引）、租户重大事件及突发事件资料、客户委托的其他事项资料等。2)根据档案夹的规格，准备设置相应的档案标贴纸,贴在档案盒上并标注各租户档案名称，并排列在档案柜中。3)客户档案应永久保存，一户一档、保留原件、及时更新。客户信息登记表《档案目录》第3页共3页文件档案管理：1)公司下发的体系相关文件、职能部门文件、项目管理文件、项目过程监控质量记录等由客服统一管理。2）工程、消防档案由工程主管负责归档管理，包括各类设备设施的原始资料，项目建立设备台帐，按台帐要求详细记录设备的生产厂家，各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录等信息，要求每次在维修、维保结束后，三

3、个工作日内将维保情况登录到设备台帐中。3）消防安全管理相关档案由安全员统一管理，建立安全台帐，并及时更新。4）服务外包档案由各部门主管负责归档管理，建立外包台帐，具体要求执行《外包管理作业规程》。5）人事行政财务相关档案由人事行政财务条线负责归档管理；合同协议管理：1）客服主管负责对项目合同协议进行汇总登记，根据所签署合同协议类别，建立合同协议档案并编制合同，清单内必须注明该合同的签订单位名称、有效期限，合同类别及编号等信息。2）项目签署的合同、协议正本由公司财务部保管，项目留存复印件，客服主管《合同协议汇总一览表》第3页共3页必须及时更新合同，严禁将过了有效期的合

4、同存放在文档内，当合同有效期限将至时，必须提前告知相关部门，以便合同续签（根据合同的期限一般提前二个月提醒相关部门及租户合同到期情况，询问是否要续签）。1）合同协议范围包括以下几类：①与客户签署的租赁合同②项目外包管理的合同（电梯维护保养外包、消防维保外包、擦窗机维保外包、绿化租摆外包、绿化养护外包、垃圾清运外包、空调及水理处理维保外包、水箱清洗等。2）各类合同协议需严格保密，任何人不得私自复印合同协议，有权查阅合同人员需对合同内容负保密责任，如有泄密行为，追究当事人责任，合同查阅，必须物业经理同意。第3页共3页