公司物资采购管理规定

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1、*****〔2015〕10号关于下达物资采购管理规定的通知各车间、部室：物资采购管理制度已经公司有关部门和公司领导研究通过，现将该规定下发给有关部室，请各部门严格按照该规定执行。物资采购管理规定为了适应经济新形势，贯彻《中华人民共和国招标投标法》，规范采购行为，堵塞管理漏洞，完善物资采购管理制度，特制定本规定。1总则1.1本规定适用于原材料、辅助材料及其它单次采购金额在5000元以上的常规性物资采购工作。1.2本规定适用于合格供方评价、采购的审批、执行、验收、入库及索赔。2合格供方的评审2.1合格供方由评审小组确定，评审小组成员由以下人员组成：技术/质量负责人、生产负责人、采购负责人

2、、财务负责人、企管负责人，公司纪检员。2.2对合格供方的选择，依据以下标准确定：a）公司具有一定的经济实力和质量保证能力，能满足规定的质量要求；b）能提供符合要求的数量；c）能按合同规定的时间交付；d）价格合理公道，能够满足我公司付款条件；e）能提供优良的服务。2.3合格供方的确定和增减评审每年至少进行一次，由采购部门召集评审小组成员。评审时采购部门应提供详细的待评审供方相关资料。2.4供方的评审一般采用书面形式进行，必需时可以增加现场评审。2.5合格供方由评审小组签字确认后，采购部门书面通知供方，建立合格供方清单。采购部门建立合格供方档案，对合格供方的供货情况进行跟踪，记录供方的质

3、量及履约情况归档，作为下次供方评审的依据。对于不能满足我公司需要的供方可提请评审小组予以变更。2.6根据采购工作需要，需要增加合格供方的，由采购部门准备拟评审供方资料，提请供方评审小组增加合格供方评审。3采购计划的编制和审批3.1每月下旬由采购部门根据下月生产计划安排，结合库存成品及材料情况，编制出主要原辅材料采购计划，经部长审核签字后报主管领导审批。3.2采购计划批准后填写《物资采购通知单》一式两份，财务部和采购员各一份，财务部负责采购资金筹措，采购员负责按期采购。1.3临时急需的生产材料按以上程序随时增加采购。4采购执行2.1原辅材料的采购采用招标或议标方式进行，每年应至少进行一

4、次。4.1.1采购招标程序如下：4.1.1.1采购部门提前两周书面通知拟投标单位，将采购物资的规格、技术要求、采购数量及招标的时间告知对方。投标单位以书面形式介绍自己的技术标准，质量保证体系、服务措施以及价格情况，密封后寄回我公司。4.1.1.2投标时间结束后召开评标会议，评标人员为上述2.1条人员。4.1.1.3评标工作组拆阅标书，根据货比三家，同样的产品比质量、同样的质量比价格、同样的价格比服务的原则进行议标，从中评出中标的供方。4.1.1.4标书由评标工作组全体成员签字生效，采购部门通知中标单位。4.1.2采购议标按以下程序执行：4.1.2.1采购部门向供方发送电子文档标书，供

5、方在规定的时间内传真回我公司，并将电子文档发送至指定邮箱。4.1.2.2采购部门收集完投标传真文件后，召集评标小组人员进行议标。4.1.2.3评标小组签字确认中标供方，采购部门通知供方。4.2中标供方所报的价格为年度采购基准价，日常采购应参照执行。当市场波动较大，价格波动幅度超过5%时，应重新组织供方进行报价，供方报价单以传真形式传回我公司，采购员汇总情况后报评标小组成员确定新的采购价格。对于价格波动较频繁的化工类材料，采购部门组织供方每季度进行一次报价，并将相关报价资料保存至供方档案。4.3日常应优先安排从中标的供方采购物资，如需从其它合格供方中采购，应按中标供方标准（价格、服务、

6、质量等）执行。如无法按中标供方标准执行，由采购部门提出书面的情况说明和采购意见，由评标小组确定采购方案。4.4由于受货源量、付款方式及交货日期等因素影响而不能到中标单位或定点供货单位采购时，由采购部门填写《紧急采购申报单》申明理由，一式三份报评标小组成员及公司领导批准后方可进行应急采购。《紧急采购申报单》报送财务资产部、企管部备查。4.5采购员按确定的价格在合格供方中选择供方，按规定签订购货合同，合同经公司授权的人员审批后执行。4.6评标小组所做出的每项决定，均应以书面形式呈现，评标小组成员签字后由采购部门存档，保存期不低于5年。5质量检验、验收入库5.1原辅材料进厂，采购员填写《材

7、料到货通知单》送仓库保管和质检部门。经仓库保管员核实数量吨位后卸车入库存放。5.2质检部门接到通知单后，按规定进行取样、检验。1.3检验完毕，质检部门在《材料到货通知单》中签署质量检验结果（一式三份），送仓储保管和采购部门。对于合格物资，仓储保管给予办理正式入库手续，对于检验不合格物资，不予办理入库手续，由采购部门负责退货。6争议的处理与索赔6.1当供方供应的产品出现检验不合格或在使用中出现质量问题时，由采购部门与供方进行沟通，确认不合格情况。根据质量/技