编码指导说明书

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1、静态数据编码指导说明系统实施工具之ABC公司实施文档静态数据编码指导说明文档作者：创建日期：2021-09-20确认日期：2021-09-20当前版本：1.0拷贝数量：1审批签字:客户方项目经理：实施方项目经理：静态数据编码指导说明文档控制修改记录日期作者版本参考版本备注静态数据编码指导说明目录第一节物料编码的意义1第二节物料编码的原则2一、简单性2二、分类展开性2三、完整性3四、单一性3五、一贯性3六、伸缩性3七、组织性4八、适应电脑管理4九、充足性4十、易记性4第三节物料编码的方法4一、阿拉伯数字法4二、英文字母法6三、暗示法7四、混合法8第四节物料编码举例

2、8例一：某公司冰箱材料分类与编码8例二：某机械加工厂的物料编码原则9例三：某柴油机生产厂的物料编码原则10第五节金蝶K3系统物料编码的处理特点11一、灵活地解决物料编码的修改问题11二、物料分类更加灵活、细致12三、使用技巧12-11-静态数据编码指导说明编码方案指导说明书说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于K3系统的客户编码、供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他需要编码的任何项目等。第一节物料编码的意义物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。

3、在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而藉以物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：Ø增强物料资料的正确性物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。Ø提高物料管理的工作效率物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高

4、。Ø利于电脑的管理物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。Ø降低物料库存、降低成本物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。Ø防止物料舞弊事件之发生物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。Ø便于物料之领用库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。-11-静态数据编码指导说明第二节物料编码的原则物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：l简

5、单性l分类展开性l完整性l单一性l一贯性l可伸缩性l组织性l适应电脑管理l充足性l易记性一、简单性编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。二、分类展开性物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用

6、英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。需要分类的项目第一种分类方法第二类分法第三类分法111100101212020231303034141104515221056162206722123078223308923441091024421011254311-11-静态数据编码指导说明1226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三

7、、完整性在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。四、单一性物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有

8、数项物料，一般地，只要物