文秘职位入行攻略

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1、文秘职位入行攻略文秘职位入行攻略2007年11月23日11:30来源：《中国大学生就业》陶海山缱绻什么是文秘文秘顾名思义就是文员与秘书的统称，是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。文秘的工作内容和要求工作内容1、负责人事处文秘、公章管理；2、开

2、具各种信函（包括行政介绍信、证明等）和干部（工人）调动通知；3、负责各种文件和通知的收发和督办工作；4、负责本部门的信访接待和日常事务工作；5、负责人事档案和文书档案的管理工作；6、协助做好人事统计报表的统计工作；7、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作；8、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作；9、完成处领导交办的其他工作；专业知识要求一般机构或公司在雇用文秘时，大都希望文秘能受过专业训练。这种训练可来自机构公司自己办理及学校或民间文秘专业训练中心提供等。训练课程包括人事管理、礼仪、公共关系、文秘实务、电

3、脑、打字、英语会话及商用英文等。这些专业知识的训练很重要，因为现在有许多机构的文秘，并未受过专业的训练，因此担任文秘工作，往往不了解自己该做什么工作，如果主管亦不能发挥指导的责任，则往往要花费许多的时间和精力，自己工作中去摸索这方面的知识。可见如果文秘人员，在就职前，先接受文秘专业知识课程的训练，必能对其担任的工作有所助益。 实务技能要求实务方面的技能为处理文秘业务所需要的技术与能力。一般而言，实务方面的技能包括速记、电脑操作、打字技术、档案管理、电话礼仪、应对能力、语言能力，及其他事务的操作等。早期的文秘实务中

4、，打字技术占相当重要的角色。近年来，由于科技的发展与运用，电脑技术广被需求，所以打字技术与电脑技术同为不可或缺的实务技能。目前各机构已推行行政电脑化、组织电脑化、人事电脑化、会计预算电脑化、生产管理电脑化等等。尤其是企业界，要求文秘必须接受电脑训练，以便能应付电脑化的一切文秘业务。行业知识要求各行各业的文秘，都应通晓其专业业务的知识。国贸文秘必须能熟悉国际贸易实务与流程。法律文秘必须擅长法律知识。财务文秘必须精通会计、税务、财政及商事法等。由此可知，在每一行业中，都有其专门的业务知识。文秘在决定从事那一行业前，可

5、先修习相关的课程，或阅读相关的书籍以增加专门业务知识，才能符合实务业务的需要。经验要求专门知识与技能，虽然非常重要，但理论需要配合实务。实务上经验尤其珍贵。对于文秘业务。是否能顺利进行，尤其需依赖经验。例如，文书之处理，光凭理论尚嫌不够，因必须考虑到各种文件之性质，文件之内容，及文件之时效性，然后决定处理之优先顺序。这些判断需要以经验作为依据。有经验的文秘，不必主管交待，就能以其经验，正确的判断力，冷静而审慎的处理事务，以其积极、主动、随机应变的能力，圆滑的推动其工作，若加上其纯熟的技能，就是一位非常优秀而受欢迎

6、的文秘了。人际关系的技巧要求人际关系的技巧，即是公共关系的能力。文秘的人际关系可分为对内与对外。对内的人际关系对象为上司、同事及属下等。对外则需面对顾客及业务相关的单位。文秘必须能运用灵巧的人际关系技巧，才能替上司主管建立起良好的人际关系网络，使其具有良好的形象。对于同事，文秘要建立融洽相处的人际关系，业务才能顺利推展；对于属下者，也需要好的人际关系，才能使上下人脉和谐，必能在对外处理业务时，和气待人，考虑周到，圆满达成任务。怎样做一个成功的文秘文秘的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶

7、壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半……要做好文秘工作，不仅要得到领导的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以文秘必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。一个称职的文秘，在承受抱怨的同时，应想方设法改进自己的工作，加强与对方的沟通。作为文秘，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。文秘应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图，思维

8、方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准确地向领导汇报。部门与部门之间，领导与部门之间，如果文秘能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里，文秘比较了解领导，所以经常希望能得到文秘的"关照"，了解领导的真正想法和意图。事实上，每个人由于处在