小额贷款公司贷款公司贷款业务档案管理规定模版

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1、XXXXX小额贷款有限公司贷款业务档案管理规定第一条目的为规范贷款业务相关资料的收集、审核、移交存档与调阅调用，明确涉及业务档案的相关流程和人员职责，制定本规定。第二条贷款业务资料的收集与分类贷款业务资料主要是在贷前调查、贷款评审、贷后管理及处置不良贷款过程中从客户处收集、内部制作或决议、双方或多方签署、诉讼与法院判决等形成的资料及法律文件，必须收集、制作、决议及签署的业务资料需遵循《贷款业务操作指引》、《贷后管理制度》、《不良贷款管理办法》、《贷款审查委员会议事规则》等规章制度的要求。贷款业务资料分为纸质与电子两大类，录音、照相（或摄像）形成的电子资料也是业务档案的重要内容。纸质资料分为“

2、内部资料”、“客户资料”、“担保方资料”、“法律文件资料”、“其他资料”、“不良贷款处置资料”六类。其中“法律文件资料”类主要指放款和正常回款形成的合同、借据等资料，不良贷款处置内部决议、公司或律师催收函、诉讼材料与法律判决书、抵押资产权属变更材料等应对处置不良贷款过程中形成的资料归入"不良贷款处置资料”类。内部制作的重要资料，如《贷前调查报告》、《信用评级表》应在完整打分后（可缩小字体）打印，以纸质和电子形式同时归档。第三条业务资料完整性的审核风险主管负责审核待归档业务资料是否完整。纸质业务资料移交归档前，由客户经理制作《移交清单》,移交清单统一使用《贷款业务操作指引》的附件“贷款项目资料

3、清单”。"贷款项目资料清单"未一一列明、但制度规定须收集的资料，如行业资质证书、名牌及自有品牌证明、公安法院信息查询结果、客户工资明细表及工资进账单、客户学历证明等的纸质复印件，由客戶经理自行在“贷款项目资料清单”上添加，或以电子资料的形式移交。电子资料的移交归档由客户经理自行制作书面移交清单。对于应收集而未收集的业务资料，客户经理与风险主管共同制作“欠缺资料清单”，说明所欠缺的资料及未收集原因，报总经理审批，总经理批示要求必须补齐的资料可在收集齐备后单独移交。移交清单应留有空白，以便补充档案资料后在清单上补充内容。第四条业务资料移交归档的时限根据《贷后管理制度》的相关规定，除贷后管理资料、

4、不良贷款处置资料外的其他业务资料的移交归档需在放款后七个工作日内完成。贷后管理形成的业务资料，如《贷款检查表》及所附贷后检查报告、新增的借款人及有关部门提供的资料，《贷款到期通知书》，《贷款展期（逾期）审批表》，《贷款（提前收回）申请表》，《风险预警报告》，《还款凭据》等需在制作完成后（如需审批，在审批后）两个工作日内移交归档。处置不良贷款形成的资料，在内部决议或外部取得后两个工作日内移交归档。第五条业务资料移交归档的交接手续风险主管审查业务资料完整性后，应在规定时间内会同客户经理或风险总监一起向档案管理员移交贷款业务资料。档案管理员在接收资料时除了核对《移交清单》与所交资料是否相符外，还需

5、实质性审查所有"法律文件资料”，注意观察签字盖章是否齐备、内容是否有涂改等，发现异常情况应立即向总经理报告。存档前，档案管理员需将所有“法律文件资料”的一份原件另处分开存放保管。纸质资料以资料过手、电子资料以资料拷贝给档案管理员移动硬盘为办理了移交。移交存档时，客户经理作为移交人（处置不良贷款形成的资料，风险总监作为移交人）、风险主管作为监交人、档案管理员作为接交人在移交清单上签字确认所移交的资料内容。经总经理审批的''欠缺资料清单”需在资料移交时一并交档案管理员保管，档案管理员负责跟踪检查需补齐资料的及时归档情况。第六条老客户二次贷款业务资料的关联使用与移交手续在老客户二次贷款的情况下，规

6、定须收集的'‘客户资料”、“担保方资料”按照可否关联使用该客户已有档案，分以下三类情形办理：第一类：客户经理认为必要、已收集的资料。第二类：编制或出具日期明确、内容指向过往事项，如成立时的验资报告、前期会计报表、前期纳税申报表、前期银行对账单等所载明的内容不可能变更的资料，可以关联使用已有档案，无需重复收集（但制度有时效规定的除外，即虽然该资料内容不可能变更，但时效过久、已无价值），由客户经理在《移交清单》上注明“见XX号档案”。第三类：除上述第一、二类外，客户经理经调查后判定资料所示内容无更新、可以关联使用已有档案的，也无需重复收集，由客户经理在《移交清单》上注明“确认无变更，见XX号档案

7、”，表明已尽贷前调查之责。第七条业务档案的分盒存放与编号管理档案管理员对纸质档案实行一户一盒存放，一户多次贷款的应按每笔贷款业务分盒存放。盒外要注明客户名称，按盒编号管理。档案盒内文件应按《移交清单》所列顺序依次放置并在文件左上角注明索引号。电子档案分客户或每笔贷款业务建立文件夹，电子文件夹的编号应和档案盒的编号一致，同时，每个电子文件的编号和电子资料书面交接清单上的索引号一致、名称应简单表明该文件内容。第八